IBOS全方位自动办公系统介绍

Posted 2020-11-10 njpaper

   这是我见到的功能、架构最好的开源自动化办公系统，功能与企业需求吻合度之高，架构之灵活，让我不得不将之介绍一下，让跟多需要学习php开发的朋友来了解她，拥抱她！

   如果您还没有很好的领会PHP开发之道，请来这里看看吧，PHP技术之IBOS二次开发交流群！！！

 

1.1. IBOS系统总体设计方案

协同办公主要包括日常业务办理、信息数据发布与共享、计划管理、项目管理、员工自助服务、教育与培训、员工绩效考核、员工交流沟通、个人办公平台、系统管理以及第三方系统软件集成等功能模块。

IBOS系统栏目主架构包括用户办公操作与平台管理操作两大部分，架构图如下：

    用户办公操作主要包括首页、邮件、个人、协作、信息、公文、工作流、人力资源几个模块，详细架构图如下所示：

 

平台管理操作主要包括首页、微信、全局、用户、界面、模块、管理、服务八大管理模块。

 

1.2. IBOS系统功能设计方案

协同办公系统建设利用先进的系统架构与完备的产品功能，以电子化办公业务流程为目标，实现信息共享、业务办理、交流沟通、自助服务、会议管理等业务的联网处理，初步实现煤业办公自动化。

经过与公司相关业务部门的多次沟通，对业务需求进行了仔细梳理并重新归类，用户办公操作形成了主要首页、个人办公、综合办公、信息中心、工作流、论坛、知识库、人力资源八大模块，以下是这些功能模块的详细描述：

1.2.1.  统一身份认证

系统采用以LDAP为核心的统一用户管理、统一身份认证机制。

系统中的人员编码、组织机构编码采用硅谷动力统一编码，保证人员和组织机构编码的唯一性。

建立统一身份认证的优势：

1)        系统将所有类别的人员都纳入统一身份认证系统进行管理。

2)        各种类别的人员来源，规范了审批流程，责任明确。

3)        每个人员在进行上网、登陆平台等操作时只有一个身份标识，出现问题方便定位。

4)        员工只需记忆一个用户名和密码就可以访问各类网络资源。

统一身份认证LDAP中存储的数据及树结构建设方案如下：

5)        子树1：

（Uid=,Name=,Org=[DirectOrgId=,TmpOrgId=[OrgId1=,OrgId2=…]],Role[RoleId1=,RoleId2=…],…）。

6)        子树2：

（OrgId=,OrgName=, SubOrg=[ OrgId=,OrgName=,SubOrg=[…]…],…）。

7)        子树3：

（RoleId=,RoleName=,…）。

其中，子树1用于认证与角色判断支持；子树2用于存储组织机构信息；子树3负责存储角色信息。

以上LDAP存储方案的优势是可以支持人员隶属多组织（直属组织必须唯一）的业务需求。

统一身份认证方案支持多种认证凭据，如用户名密码、CA证书、UKEY等。

1.2.2.  单点登录与多点登出

1)        单点登录

系统将与其他业务系统在统一身份认证的基础上进行单点登录的集成。单点登录的入口为门户提供的统一身份认证入口，且用户只能通过该入口登录。登录认证成功后的用户，可以访问任意有权限访问的其他相关业务系统，实现多点漫游。

2)        多点统一登出

系统支持在用户浏览的当前任意系统中进行统一登出操作。

1.2.3.  统一授权管理

系统将所有经过统一身份认证和单点登录集成的系统纳入到统一授权管理范围中，并提供统一的授权功能平台。

在技术实现层面上，系统采用两层授权机制。

第一层：授权到业务系统级，即哪些角色具有权限访问哪些系统。

第二层：在各业务系统中，实现在统一用户基础上的授权。

各业务系统的授权支持菜单（URL）级、功能点（按钮）级授权。

1.2.4.  首页

系统首页主要包括了办公首页和个人首页两大部分。

1)        办公首页

办公首页主要展示了用户常用的功能模块内容，方便用户快速进入和接收各模块最新消息。

2)        模块显示：用户可通过在后台开启并安装模块，进入办公首页后在添加小部件中设置需要在首页中显示的模块，亦可恢复默认的模块显示。

3)        常用菜单：支持通过拖拽或者直接点击“关闭”“添加”按钮，对常用菜单进行编辑。

4)        模块移动：可对模块进行关闭操作，或者通过直接对模块进行拖拽来改变其位置。

5)        个人首页

个人首页直接与企业微博衔接，有效加强员工的互动、交流，快速分享新鲜趣事、知识经验。整个界面美观、充满活力，将员工社交兴趣快速转移到企业内部。

6)        常用菜单

用户使用系统时需要运用到其他的附加工具，可直接到应用中心进行添加，为协同办公提供更多便利。

1.2.5. 邮件

通过邮件不仅可以让员工在OA系统内部进行邮件交流，而且还能绑定用户的电子邮箱。使用企业邮箱，可以在任何地方时间收、发信件，解决了时空的限制，真正意义上实现了内外邮件一体化。同时IBOS还提供了一系列特色服务，为办公自动化、商业活动提供了很大便利。

1)        多账号管理：利用多账号管理功能，不仅仅可以管理您的企业邮箱，还可以通过添加POP账号的方式，管理您的所有个人邮箱，真正实现一站式管理所有邮箱。

2)        外发邮件：无须额外登录Internet邮箱即可发送外部邮件，方便与外部客户协作沟通。

3)        后台归档：后台系统将为你保留特定时期的历史邮件，找回历史久远的邮件不再是难事。

4)        档夹分类：支持自定义个人档夹，使用者可以根据关键字把个人档夹分为部门、员工、客户等类，对各种来源的邮件进行分门别类，方便邮件的统一管理。

1.2.6. 日志总结

1)        工作日志

工作日志主要用于记录员工每日工作状况，便于检查工作和安排任务。使用工作日志让你的每项工作有计划、按照计划行事、执行结果要验收，实现日工作的可视化管理。

2)        日志共享：让您的同事看到您的劳动成果，您还能查看到同事共享给您的工作心得。看完别人的经验后，相信自己也会学到不少。

3)        趣味评阅：我们的评阅方式添加了更多有趣的元素，以直观的图章形式让工作氛围更轻松愉悦。

4)        快捷互动：员工可以对领导的评阅作出回复，及时反馈意见。

5)        总结与计划

工作总结主要用于对过往一段时间内工作表现和情况的汇总，以便于个人成长与项目进程的记录。让你对每项工作的 规划更科学、方便。

6)        区间自定义：除了系统定义的周、月、季、年汇报区间外，你还可以根据实际需要自定义为其他间隔天数。

7)        进度可视化：我们用直观易懂的彩色进度条来表现传统形式上的百分比，领导不再对你的工作进度模糊不清。

8)        多对象汇报：提供按部门、岗位查询汇报对象，支持同时添加多个对象进行工作总结汇报，让你无须将工作情况向逐个部门的领导汇报。

1.2.7. 日程安排

你是否也曾经抱怨过自己的时间不够用，如何让有限的时间发挥更大弹性？使用日程安排，让你在内容上的计划更有侧重性，时间管理从此变得简单。

1)        个性化安排：您可以随性地安排特定日期甚至一个周期性时间的日程计划，让安排日程不再成为一种负担。

2)        到时提醒：通过系统消息提醒您即将到时的日程安排，再也不会错过任何重要活动了。

3)        颜色标签：你可以根据不同事件采用不同的背景色标记日程，要回顾或查找某个日程计划就变得很容易。

4)        自由拖动：通过鼠标拖动可方便设置日程时间，亦可拖动改变时间点。

5)        定向推送：下属的日程安排会自动共享至上级，上级也可以随时随地地给下属安排计划。

6)        任务列表：使用任务列表将你心中所想的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。

1.2.8. 待办

工作太多忙不过来，完成一项忘记另一项，此时你需要灵活的待办事项来记录下所有有待完成的功能，让工作变得井井有条

1)        明确分类：进入待办事项，系统会明确显示完成和未完成工作，让工作完成变得一目了然

2)        添加任务简洁明了：直接输入任务内容，点击“Enter”即可快速保存

3)        任务细化：一个大任务可能是由多个小任务聚集起来的，将小任务一个一个攻破之后，才能更近一步去完成整个任务。

4)       任务支持快速编辑和删除，添加好的待办事项，通过系统可快速自动同步到企业日程中去；已完成的任务可勾选该任务进行结束。

1.2.9. 通讯录

通过OA通讯录，可快速查找同事联系方式，及时完成工作协作沟通，提高企业整体协作能力。

1)        新增用户：在人力资源的用户管理中，新增的每个用户都可以快捷同步到通讯录中

2)        通讯录查找：输入姓名/拼音快速查找

3)        排列方式：支持按组织架构和字母进行通讯录排列，方式明确快捷

4)        常用联系人添加：选中需要设置为常用联系人的用户名单，在其姓名后面点亮关注的星星图示

1.2.10.         文件柜

1)        网盘分布：系统支持个人网盘和公司网盘，给个人档存档提供便利方式的同时，还能让员工通过公司网盘分享知识、经验和乐趣

2)        共享权限：在企业网盘中进行档分享时，可以设置档共享和浏览权限，让公司知识分享分门别类的传达到对应部门里

1.2.11.         任务指派

更好的进行工作和任务的指派，可有效提高有关人员的协作能力，同时，加强工作的完善度

1)        方式多样：支持给自己、领导、属下、其他部门等人指派工作和任务

2)        内容丰富：进行任务指派时，支持添加指派人、参与人，设置任务进行时间，详细说明任务内容和添加附件

3)        及时沟通：任务进行时，很多细节需要彼此之间及时沟通，为了保证沟通内容的完整性和完善性，可直接在任务进行页面，双方通过实时沟通框进行任务详情和要求的沟通

4)        任务评价：坚持以人为本，指派人可以根据被指派者任务完成程度进行赞扬、鼓励和批评

1.2.12.         工作主线

项目太多，安排跟进不及时不能完成任务；需要协作的工作，分散在OA的邮件、审批，无法完美的将整个工作关联。使用工作主线，实现同事协作实时沟通，合理分配指派任务，实时跟踪工作进展情况，提高工作整体完成率。

1)        多人协作：工作复杂需要多人协作，组成工作小组实现任务集中安排和分配

2)        实时跟踪：及时跟进工作进展，实时掌握任务完成情况，合理分配工作，提高工作效率

3)        任务进度：通过图表和坐标轴来明确显示各个参与人员任务完成情况和工作进度

4)        工作关联：整个工作进行中，支持关联邮件、档柜和工作流等相关工作辅助功能，将工作集中管理

1.2.13.         会议管理

公司开会非常普遍，小到小组会议，大到外交会议，不同时间不同场地。当然会议各方面的资源有限，在有限的资源下，怎样做好会议申请准备，避免申请时间冲突问题呢？IBOS可有效的管理会议室，及会议资源需求分布情况。

1）会议室设置：实现会议室的分别编号和管理；设置会议室相关配置和上传会议室实体图

2）会议申请：根据时间列表来进行拖拉申请会议室，并且设置会议需到会人员和会议相关信息

3）我的会议：与本人相关的会议室相关情况，如申请的会议室、参与的会议室等情况。可进行会议室申请的催办和撤回

4）审核：会议室申请的权限设置

5）会议纪要：会议的主要流程和大会内容

1.2.14.         信息中心

通常情况下通知、公告等内容都需要将文档打印，然后转达至各工作部门。网络环境下，即使异地办公，都能够快速实现“上传下达、下情上报”。

1)        发布提醒：发布信息可设置消息提醒，利用桌面客户端和浏览器端通知信息接收人，保证快速到达。

2)        定向发布：发布人可以将信息定向发布到不同部门组别，部门的秘密活动也不怕被别人看到。

3)        自定义栏目：可根据提供的栏目模板，自定义新栏目类别，满足不同内容发布需要。

4)        及时反馈：根据信息内容，阅读者可以发表评论，下情上达简单快速。

1.2.15.         公文

对于重要的信息发布如公文，阅读者需要进行签收，以便发布者及时了解接收情况。

1)        公文流转：支持工作拟稿、审核、发布和签收等一些列公文发布和流程流程

2)        套红模板：系统支持使用套红模板，用户可根据公司情况通过html模式自定义公文套红模板

3)        公文审核：支持设置多级审核和设置免审人员

4)        公文签收：及时跟进公文传播和接收情况，最快最有效的提高信息传达率

1.2.16.         工作流

作为企业办公的重要功能，待审批文档由下级主动提交，附带的报表、档均可以附件形式上传，配合平台集成的沟通工具。即使异地办公，同样可以快速完成审批流程，运营效率显著提升。

1)        流程可视化：友好易懂的工作流程图，不同的步骤的办理情况采用不同的颜色作为标识，让你对工作的过程一目了然。

2)        流程分支：我们支持流程的分支与跳转，遇到存在子流程的时候，只需双击步骤就能查看流程图。

3)        状态追踪：如需经多级审批，公文到了哪个部门、哪个环节、谁负责、进展如何，你都可以随时查询。

4)        工作催办：如果遇到了工作流超时的情况，仅需使用“催办提醒”功能，系统即可帮你提示对方继续办理工作。

1.2.17.         人力资源

1)        组织架构

提供了用户内部部门及人员的管理，实现用户的基本信息、工作信息和个人信息的共享与的管理，并提供丰富的检索手段，达到按图索人的目标。可以根据用户的组织机构及人员信息，以组织架构图的方式进行展示，并可根据用户组织机构的不同进行调整，达到以用户的组织架构来展示用户的部门及人员信息。

2)        招聘管理

并不是高素质的人才都是你需要的，每个企业都应该首先搞清楚自己的需求。招聘管理能够将更有效率的协助你确立招聘需求并找到适合的人才。

3)        简历一键导入：只需全文粘贴简历内容后台即可帮你逐项导入，简历录入方便快捷。

4)        流程化管理：招聘是人才管理过程中关键的第一步。从公司的招聘计划，到人才应聘信息你都可以记录在案，做到真正的数据统一。

5)        人事档案

每位员工在公司的成长历程，都是企业评定员工个人发展能力的重要依据，我们希望人事档案功能，能让你的人才管理更方便。

6)        奖惩分明：你的每条奖惩记录都会被记录进来，内容将精确至具体的时间与事件，奖励记录将会是你的人事档案中的一道亮点。

7)        成长记录：培训记录、沟通记录、合同记录、调薪记录等你在公司的人事成长历程都将会记录于此，这将是你工作成就的有力证明。

1.2.18.         企业微博

企业是一个大团体，除了日常工作的协作外，还应加强员工之间的沟通，提高团队团结力量；同时，为了更有效的提起员工使用OA的兴趣，增加用户粘性是不可少的一件事情，通过企业微博与同事之前分享经验、知识、乐事等，可提高员工兴趣。

1)        字数灵活：正常情况下的微博都有字数限制，IBOS OA企业微博在软文数字方面比较灵活，可有喜爱提高员工利用率。

2)        熟悉的操作页面：习惯经常逛微博的用户是觉得在里面可以知道有意义的事情分享或者加强员工的使用兴趣

 

开源系统功能展示：

 

 

1.1. 后台管理系统登录

 管理员可在前台通过信息卡进入后台管理中心，如下图。

 

1.2. 公共功能

进入管理操作页面后，页面首部为本系统公共功能。

1.1.1 主菜单

本平台管理操作系统的主菜单包括首页、微信、全局、用户、界面、模块、管理、服务八大部分。

用户可以通过点击直接进入各模块，进行不同模块下的管理操作。

1.1.2 退出

页面首部的右上方将显示登录用户的用户名，并提供点击“站点首页”打开协同办公系统。同时，点击“退出”即可退出管理系统。

 

1.1.3 管理中心导航

针对用户常用的管理功能，将可在管理中心导航处快速进入。同时，也可为初次接触系统的用户一个更直接的操作导航，导航界面如下。