论信息系统项目采购管理论文

Posted 2020-11-08 enet02

论信息系统项目采购管理论文

 

摘要： 

2014年6月，本人参与了“省图书馆RFID（无线射频识别技术）信息管理系统”的项目建设，担任项目经理一职。系统通过数字化标签读取技术，极大地提高了图书的流通和管理效率，降低了馆员的工作强度，全面提高了图书馆的服务质量和整体形象。该项目做为拟在全省范围内应用推广的数字图书馆建设重点工程之一，受到省市及有关领导的高度重视。做为建设方的项目经理，在项目的采购管理过程中，科学的运用项目采购管理的理论知识，结合自己的实践，在项目的实施过程中，按照项目设计和计划的要求，通过制订合理的采购计划、有效地选择和管理供应商、加强对合同的管理等措施，确保项目采购产品的达到适质、适价、适 时、适量的要求。同时针对在采购管理中出现的进度变更问题，采取了合情合理的沟通技巧，有效地控制了采购的风险，使得项目顺利进展，保证了项目的工期、成本及质量，受到用户方的高度评价。 

正文： 

一、 项目概述 

随着中国的社会经济文化持续发展，人们对科学文化教育事业的投入愈来愈多，图书馆的建设管理也是其中之一。图书馆的职能涵盖图书的采购、编目、典藏、流通、检索等，目前都是依靠传统的手工方式实现，效率低下，工作人员劳动强度大，应用RFID技术，可以将上述所有的业务环节进行信息化管理，提高各环节的服务品质和工作效率，全面提高图书馆的服务质量和社会效益。 

本系统内容主要包括：图书出入库采编管理子系统、图书数字识别分类管理子系统、图书安全管理子系统、图书自助检索借还子系统等。项目主要工作是RFID标签及其读写设备的安装调试、RFID信息管理系统配套软件的规划开发和实施等。 

图书馆的管理流通模式，突出图书馆以人为本的管理模式，强调图书馆的服务功能，读者在馆内拥有最大的自由活动空间，提高图书馆的管理效率，藏阅合一。结合图书馆的实际建设情况，在图书馆各层出入口设置图书流通安全管理子系统，在各阅览室内设置RFID馆员工作站和自助服务区，方便馆员对图书的管理以及读者进行查询和借/还书处理，在图书馆书库集中区域设置RFID图书馆典藏识别分检子系统，馆员可快速查找图书、分类管理，减轻馆员的总工作量，提高图书的流通及管理效率。 

项目启动后，本人被公司任命为该项目的项目经理，全面负责项目的建设工作。 在有关领导的亲切关怀下，以及项目各组干系人的配合与支持下，我与项目组全体成员一起并肩作战，通过近10个月的努力，终于在2015年3月全面通过系统验收，项目总花费成本为98.38万元，比计划提前了15天完成项目建设。 

该项目的成功与项目整体实施过程中对项目采购过程的有效管理也是分不开的。众所周知，采购工作直接影响着项目建设的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。下面我就本项目的采购计划、合同编制、供应商选择、合同管理等方面对采购管理加以探讨。 

二、制定采购计划 

项目采购是一项复杂的工作，在实施具体的采购行为前首先要考虑项目的采购需求。这就需要结合项目的管理计划、项目范围说明书、工作分解结构表等等，决定项目必需采购的产品或服务、采购的数量、采购设备的规格要求以及质量要求、采购的时机、采购验收标准等；在采购中应及时了解当前产品或服务的市场价位、市场供求情况，以便对采购成本作出一个比较准确的估算和预测，以使项目的资金使用率得到提高，优化项目采购管理中的资源调配。在制订采购计划中还要充分考虑采购的风险，根据风险管理计划，对已识别的风险应采取有效的措施进行预防。比如供应商选择的风险、设备不能及时到货的风险、采购的设备质量未能达到验收标准、售后维修风险等。通过对以上各种因素的分析，并参照了公司采购管理制度及操作流程的规定，我编制出详细可行的项目采购计划。 

在采购实施工作中，为规范项目采购管理工作，我们同客户方共同制定了“三审”制，即采购申请审批、询价申报审批和到货验收三个关键点的审查。采购申请审批是在项目选型经过技术论证后开展；询价申报审批是在确认供应商，并通过谈判确认最终采购价格后开展。同时需提交供应商的相关证明文件、售后保证等承诺文件；到货验收是依据采购合同，执行到货验收的审查工作。“三审”制对于保证采购工作合理、规范的开展，发挥了重要作用。 

 三、编制合同 

为了保证采购计划的有效性，按时、高质量的获得外部产品和服务资源，必须制订出项目的招标计划。合同编制过程包括准备招标所需要的文件和确定合同签订的评定标准的过程。招标文件编制的质量将直接关系到招标工作是否能正常进行、授标后是否能顺利履行合同。故我在编制过程中，力求做到内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生岐义，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。 

招标文件订包括以下几个方面： 

技术文件：设备、散材及附件的技术条件和要求； 

商务文件：包括询价函、报价须知及供货一览表、合同基本条件及包装、运输等。 在拟订招标文件过程中，我组织了有关方面的专家及具备类似经验的人员，从项目的实际需求出发，经过反复讨论、审查、修改，最后形成定稿。对于关键件的选用，在广泛了解市场及使用情况的基础上，在招标文件上予以明确设备配套关键的规格型号及供货厂商。这样有利于提高各投标文件的响应性，防止投标文件内容及标价差异过大，从而减少评标的工作量。 

四、供应商的选择 

在收到众多供应商的报价之后，我组织相应人员对供方的供货能力、提供的价格、产品质量和服务质量等进行评估，以选择合格供方，确保采购的产品和服务符合规定要求。在开展此项工作中，我建立了一套供应商评价表， 设置了包括：需求分析、产品价格、技术实力、企业资质、经验质量、管理能力、售后服务等评价内容，并对每一评价内容按照重要程度设置了对应的权重标准。在设置权重时，我认为低价位是供应商选择的一个比较重要的指标，但不一定是主要考虑因素，交货周期及付款方式，甚至和供应商友好合作的关系等都是一些需要综合平衡考虑的因素。依据供应商评价表，我组织了包括公司产品部、营销管理部 等干系人参与对具备合作意向的供应商进行统一打分，并将分数的高低做为选择供应商的一个极其重要的指标。 

在选定相应供应商之后，我安排公司合同管理员，参照公司的合同样本制订了采购合同。合同条款中重点明确设备规格、数据、价格、验收标准、付款方式及交货地点和交货方式等条款。为了确保合同无漏洞，又请了财务、营销管理部、公司法律顾问等相关人员共同审阅并会签。经过相关部门及供应商共同对合同条文的反复商讨及修订，最终形成合同定稿。为了控制相关变更带来的影响和风险，合同中特别明确当任一变更发生时，应及时书面通知对方，双方就变更协商一致，方能执行变更，必要时可就变更事项签订补充协议。 

五、 合同管理 

合同管理过程是确保供应商执行符合合同的需求，我根据合同及采购规划设立了对供应商的检查点，要求供应商按时提交合同进展情况、工程安装调试进度等等，以便及时有效地监督合同执行情况。 

在执行本项目的采购合同中，我针对所采购的应用服务器及WEB服务器的到货及安装要求，设置了几个主要的检查节点，要求供应商报告设备的订货状况、货物的拟发运日期、到货日期、货物的验收报告、现场的安装调试报告等。在合同执行过程中，由于党校领导层决定提前上线教学管理系统，故要求服务器需要提前10天到位。本人得知此信息后及时和供应商及其领导沟通，希望对方能够理解，表示为了建立双方长期的合作关系，希望供应商尽力配合，解决实际的问题，以给我们的高层领导们留下良好的印象，达到双赢的效果。同时本人表示在到货后，将积极按合同要求组织相关的人员进行货物的验收，并联系好客户方对小型机的安装调试给予积极的配合。经过项目组与供应商及客户三方的能力合作，服务器按要求的进度顺利完成了安装和调试。最终项目比预定计划提前了15天完成了验收。 

六、合同收尾 

当全部采购的设备都按照合同条款进行验收核实后，就进入了合同收尾阶段，我同时也向财务部门提出了合同尾款的支付申请。同时对于一些过程文档（包括工作说明书合同、发货单、收货单、验收单等等）进行了归档整理，对采购管理中获得的经验与教训也做了备案记录。 

在合同收尾时，我们对本次采购的供应商就本次采购进行了良好的评价，今后可以根据此衡量继续展开合作，和供应商建立健全一种长期的合作关系能持续发送供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购总成本。 

结束语 

由于实施过程中对项目采购管理得当，促进了项目顺利实现项目的各项目标，确保了项目按即定的成本和预算完成了。我们的项目组赢得了公司与客户的一致好评，同时也和供应商建立了良好的合作关系。在今后的工作中，本人将继续总结经验教训，最大限度地满足项目干系人的需求和希望的目的。