信息化与数字化建设对会展产业升级发展具有深远意义

Posted 2020-10-27

现代社会复杂的社会结构、庞大的资源体系以及层出不穷的各类信息，在给生产生活带来丰富内涵的同时，也带来了前所未有的困惑。

如何最佳地组织与利用各类资源，是现代管理的根本目的所在。

要实现这样的目的，必须以系统论的观点，把管理活动作为多因素和参数时变的动态系统；以信息论的观点，把信息作为分析系统内部和外部联系的基础；以控制论的观点，把控制作为实现系统优化的手段。

“系统论+信息论+控制论“的“三合一”就是信息管理、过程控制和整体优化的现代一体化管理模式。

会展中的信息与信息活动

会展中信息资源密集，几乎所有种类的信息都可能在会展中出现。会展运作过程每个阶段的各个环节中，都存在着大量的会展信息交流，呈现出丰富的信息活动现象。

会展中的信息包罗万象，种类繁多，既有语言文字的语义信息，也有声音、颜色或实物荷载的非语义信息；既有科技等科学信息，也有社会信息等非科学信息。会展信息源具有多样性，总体上可以根据信息载体或信息来源渠道进行分类。

而中国会展市场目前竞争激烈，表现为会展城市之间，会展企业之间，会展项目之间、会展人才之间的全方面竞争“白热化”。会展行业信息化有其必要性和意义。科技含量、信息化程度将成为各城市展览馆软件条件中的核心竞争力。信息化能够提升展览城市的外在形象，提高展览企业的管理水平和服务水平，增加展览项目的吸引力。

实施信息化对发展会展行业有着重要的意义

（１）有助于提高会展企业的综合竞争实力

会展业提供会展产品为会展市场增加经济效益，作为企业，降低成本，赢得较高利润是所有会展业企业的发展目标，会展业信息化建设将是提高会展企业的综合竞争实力的有效手段，这是来自行业自身发展最根本的需求。

（２）可降低会展企业总体运营成本

通过实施信息化可规范其经营行为ＥＲＰ、ＣＲＭ、ＳＣＭ、ＥＢ等先进管理信息技术的运用，使信息反馈、收集、处理、统计等自动化程度提高，势必能提高会展企业的管理水平和运营效率。另外会展信息化将促使展览活动操作走向规范化，这是会展信息化发展的客观要求。

（３）有利于增强会展业的综合竞争力

会展信息化可以推动会展经济多元化、个性化发展。会展信息化平台是一个综合的交互信息平台。一方面使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失。另一方面，会展组织企业可以通过该平台更加快捷地获取来自各方的实时信息，动态地调整相关政策，更好地适应瞬息万变的市场，获得市场先机。

（４）将推动会展业尽快缩短与国际先进水平的差距

以网络信息技术为代表的会展信息化使得展览项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行，在世界各地的各个角落，只要你具备上网条件，都可以很方便地获得较为充分的展览信息。展览信息从定向发布走向非定向发布，对展览会的宣传挣脱了地理位置的束缚。通过网络平台可以拓展会展企业的招展网络，尤其是海外招展网络，能增强企业自身的招展、组展能力，提高企业的核心竞争力。会展信息化使得的会展产品参与国际范围内的会展业竞争将成为现实。

（５）有利于增强市场抗风险能力

各类展会的延期或提前结束，观众人数锐减，对展会组织者、场馆经营者造成明显的损失。通过网上实现预展，能极大地提高参展、组展的质量。这种数字化、信息化建设最终将促使会展服务内涵的拓展，促使展览馆等硬件设施的信息化建设加快。因此，大力发展会展信息化事业来降低因突发事件影响是一种非常可行的应对措施。

（６）将推动会展企业快速进入新市场领域

会展信息化能为企业开拓新市场，创造可观的经济利益。

我国目前会展业信息化与数字化实施和应用情况

当前，基于“互联网＋会展”诞生的网络型会展正极大地助力我国会展业经济提速。信息技术（Information Technology）科技的发展重构了商业价值，变革了服务边界，提高了服务效率和质量，从而开创了会展业发展新局面，实现了会展业的升级——线上＋线下“双线会展”模式。“互联网＋”正在促使我国会展业面向平台化、数据化、智能化发展。

目前，会展业数字信息化管理主要是利用会展信息管理软件、网络技术平台、先进的电子科技设备、智能硬件、通信基础设施手段等，通常在以下几个方面实现对展会项目或者展览企业科技化、信息化、网络化、数字化的运营与管理。

（一）项目组织管理信息化

展会组织者通过充分利用会展项目管理软件，运用数字科技技术与网络平台，处理展会活动过程中涉及的各类信息，提高工作效率和监测效果，减少管理过程中的工作量和工作误差。

（二）企业经营服务信息化

展会企业作为服务型企业，客户关系的建立和维护，客户服务的水平、质量与效率至关重要，尤其在当前同质化产品泛滥的情况下，服务质量已成为企业核心的市场竞争力。因此，越来越多的会展企业通过建立企业信息化管理系统或客户关系管理系统（CRM），利用数据分析技术手段对客户做更为精准的细分，用数据来驱动营销，全面实现企业各种管理和服务流程的信息化、数字化和标准化，并对各环节实行效果追踪监测。

（三）展览活动展示信息化

会展业作为一个信息、交流十分集中的服务业，正面临着重大的变革和挑战。互联网在给世界经济体制带来巨大的变革和冲击的同时，也使得会展业在很大程度上与电子商务、网络虚拟经济实现了全面的互动和交互结合发展。在借助互联网开展低成本的市场调查、宣传推广、互联网在线招展、吸引观众等工作的基础上，越来越多的展览企业、展会项目组织者、电子商务企业纷纷举办线上+线下双线结合的“双线会展”活动，借助虚拟的会展平台提供全天候在线的网络服务。会展业数字信息化管理应用主要体现在以下几方面。

1.展会网络营销推广

展会组织者充分利用电子邮件营销（EDM）、呼叫云平台、短信平台、会展信息网站、网络广告、搜索引擎、新媒体等互联网信息化方式开展展会营销推广工作，并利用会展信息管理软件高效完成营销推广过程中的批量处理业务。

（1）电子邮件营销（EDM）。当前，电子邮件营销依然十分重要，是使用最普遍的会展网络营销推广工具之一，其与短信平台、呼叫云平台相互配合，在展会招展和推广吸引观众等环节中发挥着巨大的作用。同时，随着大数据营销理念不断普及，展会组织者在进行电子邮件营销时，一改以往“撒网式”形式，而是通过大数据分析技术或相关平台产品，对将要发送的数据进行细分，依据分析结论有针对性地对邮件营销内容以不同的方式发送，提升转化效果。

（2）会展信息网站。随着我国20多年的互联网普及和发展，会展信息网站已成为当前普遍使用的会展营销推广方式。大型展会活动，特别是展览活动，都在设立自己活动的官方网站，发布各项展会相关信息，为参与者搭建在线沟通平台，提供在线咨询服务，甚至将电子商务功能引入网站平台，实现在线交易。会展信息网站设立后，组织者可通过网站实现网上报名、网上招商、网上预订展位等环节，并且快速构建起展会展商和观众的信息数据库，为开展展会后续工作提供便利，也为展会数据营销的实现打下基础。

（3）网络广告。通过网络广告投放平台，在提供互联网广告位置的其他网站平台上运用文字、图形、声音、视频等众多媒体手段对展会活动进行生动直观的植入宣传。尤其是在当前移动互联网时代，大家获取信息的方式越发碎片化，网络广告成为了最好、最便捷的传播形式。网络广告凭借其覆盖面广、观众基数大、传播范围广阔、不受时间限制、广告效果持久、方式灵活、互动性强、可分类检索、针对性强、制作简捷、费用低、可以准确地统计受众数量等众多优势，被展会组织者所欢迎。在一些大型的流量网站平台投放网络广告（文字、图文、贴片等），不但有助于提升会展的知名度，而且能够成倍地提高网络受众的数量，为观众报名、招商助力。

（4）搜索引擎。当前，越来越多的企业通过搜索引擎来寻找合作伙伴和商机，搜索引擎排名已经成为企业开展产品营销的争夺焦点。同样，展会组织者要塑造一个有长远影响力的展会品牌，吸引更多的新客户，在搜索引擎上占有优质的排名和展现是不可忽视的。如何能够依靠搜索引擎获得更多的优质展现和流量，成为了传统展会服务企业和会展主办者竞相追逐互联网营销专业人才的根本出发点。

（5）新媒体。新媒体涵盖了所有数字化的媒体形式，包括所有数字化的传统媒体、网络媒体、移动端媒体、数字电视、数字报纸杂志等。当前，新媒体以其交互性与即时性、海量性与共享性、个性化与社群化的特点占据了越来越多的品牌传播市场份额，更凭借着传播与更新速度快、成本低、信息承载量大、可长期保存、内容结构丰富、可全球化传播、检索便捷、互动交互性强、可数据监测管理等众多特性，为越来越多的展会组织者、展会企业所接受，以互联网媒体新闻和微信公众号表现尤为突出。

2. 现场管理与服务

展会现场管理与服务的数字信息化主要依靠各种会展管理软件配以相关硬件设备来实现。

目前，国外对会展软件的开发已经比较成熟，近几年，尤其是2014年以后，我国的一些软件开发公司也已经研发出相关的软件产品并投入市场使用。

展会现场信息化管理与服务紧密围绕展览现场的业务流程展开，包括展前准备、展中管理、展后服务的全程，主要涉及展位预定与展位管理、展前预制与批量处理服务、展览设施设备管理、智能安防、网络服务、数字化签到（射频识别RFID、二维码识别签到、面部识别签到等）、展会现场智能定位（LBS技术）、交通线路导览、现场观众导览、参展商和观众行为数据采集与可视化分析（智能WI-FI布设、蓝牙、智能硬件等）、现场互动、后续服务管理和二次营销等。

3. 初具雏形的虚拟展览

虚拟展览也可称为网上展览，是利用图、文、声、像等丰富的多媒体表现形式全面展现展览项目内容、展览要求、参展方式以及其他相关的新型网络展览方式。伴随着近两年AR/VR技术、云计算技术、AI人工智能技术的发展，虚拟展览成为了现实展览在互联网上的再现，更是现实展览在网络上的无限延伸。虚拟展览真正地实现了不受内容、形式、规模、距离和参展人员限制的“永不落幕”的展览会。

目前国内已经出现在线虚拟展览的例子，通过AR/VR技术，结合拍摄技术和数据建模，在线还原线下展会。例如，2017年8月16日至18日在上海世博展馆举办的首届国际科创园区（上海）博览会，利用VR+视频拍摄技术，在线“真实”还原了线下当时展会情况，并实现了97.5万人次的在线访问量；2017年10月18日至20日在苏州国际博览中心举办的2017蓝鲸·国际标签展&国际软包装展，通过虚拟展览的形式在线实现了40.8万人次的访问量。以上数据均由展会该项技术服务方提供。

虽然目前我国已出现虚拟展会，但尚表现为少数个例，未成规模，且为新创立展览会。受主办者和观众的观念意识及技术成本等原因限制，目前市场上还没有较为普及的成熟平台产品，不过虚拟展览的发展态势已初具雏形。利用互联网信息技术实现展商和观众的数据库搭建与管理，并依靠数据分析技术有针对性地提供服务，方便参展商和观众实时掌握动态化展会信息，实现参展商对布展、展会进行中的展位动向的全过程监控，实时提供参观者数量数据，主办者科学监测展区参观人数、交通、安保状况，打造特色化参展、观展方案，我国会展业正在向智慧会展形态迈进。

作为现代服务业的重要组成部分，中国会展业的运行状态和发展趋势不但与国家经济转型密切相关，更对国家经济的创新驱动转型有着重要意义，而信息化与数字化建设将是推动我国会展业深远变革发展的必由之路。

作者：袁帅，会展业信息化、数字化领域专家。新社汇平台联合创始人，永洪数据科学研究院MVP。认证数据分析师、网络营销师、SEM搜索引擎营销师、SEO工程师、中国电子商务职业经理人。畅销书《互联网销售宝典》联合出品人。