如何使会议变得高效,节省出开发时间,我在这与大家分享下个人经验(包括培训及在网上学习的经验)。
在日常工作中,我们会遇到很多的会议,但总结各类型会议发现,会前、会中、会后几乎都有相同的工作要做,我总结如下:
一、会前要有内容准备
1. 会前要明确本次会议议题,我们日常接触到的会议类型主要有固定的部门例议、临时处理突发事件的会议、布置工作或同步策略的会议、集思广益的会议;
2. 会前要有准备,这个不只是会议主持者,与会者也要有相应准备;例如每天晨会,要准备好昨日工作情况、工作进度、今天工作计划以及遇到的问题等;集思广益的会议也要有明确的议题,讨论范围;
3. 明确会议时间地点,预估会议时间,提前预约会议室,所有人准时就位,节省人员等待耗时;(可考虑迟到者发红包,现在我们都这么玩 ~_~)
二、会中有详细纪要
1. 主持人控制会议时间,会议内容严格围绕主题展开,控制与会人员讨论发散;
2. 有人负责记录会议内容,每条内容明确负责人及完成时间点,并由谁跟进(一般为负责人确认进度);
3. 散会前重新确认会议纪要,也可在会后提出发散内容,只有相关人员或有兴趣人员留下讨论即可;
三、会后有进度跟进
1. 会议负责人邮件/微信同步所有人会议纪要,对应todo内容@相关人员。(会后同步周知我觉得特别蛮需要的~可能会上大家一对没啥问题,散会后就被其他事情打断忘记了)
2. 会议负责人根据相关人员许诺的完成时间点(可能是阶段性完成时间点)跟进完成情况,并及时同步所有人。