许多软件问题都源于收集、记录、协商和修改产品需求过程中的方式不当，包括信息收集方式不正规，没有明确提出想要的功能，假设是未经过沟通的错误假设，需求的定义不够充分，以及未经仔细考虑进行需求变更等。在软件开发中遇到的问题时，人们常常轻率地将其忽略。软件项目中40%~60%的缺陷都是由需求分析阶段的过失所致。如果处理得当，各方利益的相互作用就能使产品获得成功，同时使客户感到满意，并使开发人员充满成就感；否则就会导致误解、挫折和矛盾，从而降低产品的质量的商业价值。由于需求是软件开发和项目管理活动的基础，所以涉众必须遵循有效的需求过程。
但是开发和管理需求绝非易事，没有任何捷径与魔法。由于很多组织被一些同样的问题所困扰，所以我们可以寻找共同的解决方法，以用于不同的情况。
软件行业存在这样一个问题，用于描述需求工作的术语没有统一的定义。对同一项需求，不同的人会有不同的描述，称其为用户需求，软件需求，功能需求，系统需求，技术需求，业务需求或产品需求。客户对需求的定义，在开发人员看来可能只是高级别的产品概念；而开发人员的需求概念对用户来说也许就是详细的用户界面设计。定义多样性导致了令人迷惑或沮丧的沟通问题。需求必须被记录成文档。
软件需求包括3个不同的层次————业务需求，用户需求和功能需求。除此之外，每个系统还有各种非功能需求。
需求开发可进一步细分为获取，分析，规格说明和确认，这些子学科涵盖了为软件和软件相关产品收集，评估和记录相关的所有活动。