请大家规范电子邮件用法养成好的邮件习惯

Posted 2020-10-01 coder ROY

hi，all：

 

    看到一篇好的文章，分享给大家，请大家认真阅读思考，里面提到的问题，有则改之，无则加勉，养成好的使用邮件习惯，因为很多客户是通过你的邮件了解你，了解公司。以下：

 

    你有没有收到过这样的电子邮件？发件人叫“还好只是近黄昏”，邮件的标题是：“你好！”你觉得，这一定是漏网的垃圾邮件，但还是打开看了一眼，发现居然是供应商的方案和报价。你找了半天，没有方案，也没有报价啊？回信问。他说：啊！忘了添加附件了。我再发一遍。

    你会怎么看待这位供应商？

    如果是我，能不合作，就不要合作了。太不靠谱。

    概念：邮件礼仪

    作为管理者，我建议你做一个测试。找到5名与客户打交道最多的员工，然后随机抽取每位员工10封来往的邮件，看一下标题，问候，分段，用词，署名，字体，颜色。估计你会一身冷汗，我们就是这么一步一步把客户逼走的！

    1999年，我以工程师的身份加入了微软。当时，微软雇佣了十几位语言专家，校对每一封邮件。他们非常吹毛求疵，邮件的标题怎么起，怎么问候，第一句怎么开始，什么时候用阿拉伯数字1,2,3，什么时候用单词one，two，three，如何署名，单词和语法不但不能有错误，更要信达雅。被语言专家折磨足够时间，最终毕业的工程师，才能直接给客户发邮件。

    有一次，我问语言专家团队负责人Michelle，有必要这么严格吗？她说，你想象一下，有很多人，这辈子你都不会当面见到，你给他印象的唯一方式，就是邮件。

她的这句话对我醍醐灌顶。我想这就是中国人常说的“见字如面”吧。在互联网时代：见邮件如面。

    运用：如何写一封好的邮件

    那么，一封好的邮件，到底应该长什么样呢？我们与人见面的基本礼仪，不是貌美如花，而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净，是基础。然后才是你的风格。怎么做？

    第一，正式的显示名和总结性的标题。

    邮件接收者首先看到的是两样东西：你的显示名，和邮件标题。

    所以，邮件礼仪的第一步，就是用真名。比如“刘润”，或者“润米咨询-刘润”。个性化、诗意化，尤其是二次元的名字，比如“还好只是近黄昏”，“一只特立独行的猪”可以用在你的QQ签名上，不要用在商务邮件里。

    然后是标题。用不到20个字，总结这封邮件的核心内容。“你好”，“来自xx公司”，“报价”，都不是一个好标题。“请审阅：X公司关于Y项目的方案和报价”，才是一个好标题。

    第二，简单大方的格式。

    一封好的邮件，一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版，更不要用背景图、甚至背景音乐。

    真正高手的邮件，所有的字都是一个颜色，一样大小，一种字体，并只用三种方式来排版：分段、缩进，和加粗。

    分段负责阅读逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版，基本都可以用这三个方式实现。

    第三，逻辑清晰的正文。

    外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”，你可以说“尊敬的张总”；外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场，你可以说“见信好”。

    问候之后，邮件正文一定要分段，每段只讲一件事情。

    邮件的标题，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个字讲清楚的事，不用101个字。

    结尾的部分，总结邮件内容，强调需要他跟进的事情：恳请您拨冗回复修改意见，非常感激。然后，“祝：商祺”；亲密一些的“祝：春安”；再亲密一些的“祝：家人都好”。署名：“刘润，润米咨询”。

    第四，良好的回信习惯。

    收到邮件尽快回复，代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式，代表你的职业化程度。比如，善用抄送、密送；回复、全部回复这些功能。

    起草邮件，要决定抄送哪些人。一个不多，一个不少，是功力。回复邮件呢？添加、删除、移动抄送者，更是功力。

    默认，你应该“全部回复”，而不是仅仅“回复”发件人本人，因为他抄送这些人，就是希望他们持续关注你们的对话。

    如果你觉得没必要这么多人关注，可以把一些人从抄送，移到密送，然后在正文中注明“为了不打扰大家，我把谁谁谁移到了密送”。这样，他们知道自己从下一封信开始，就会离开讨论。

    如果邮件来来回回，甚至讨论的主题都发生变动，可以修改主题，或者重起一封新邮件，而不是文不对题的盖楼。    

    然后，按下“发送”键之前，再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

    小结：认识邮件礼仪

    你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通，“见字如面”。你不一定要打扮得花枝招展，但必须要把自己收拾得干干净净。

    怎么做？第一，起正式的显示名，和总结性的标题；第二，用简单大方的格式；第三，写逻辑清晰的正文；第四，养成良好的回信习惯。