中小企业OA办公管理软件实施的思考误区

Posted 2020-10-01

       协同软件如今受到越来越多的企业管理层的重视，成为企业节省办公成本和提升管理的得力助手。然而，市场上各种OA办公管理软件也如雨后春笋般冒出，OA产品的良莠不齐和严重同质化让很多用户无所适从。由于自身信息化方面的经验缺乏，对企业OA办公管理软件定位的错误，导致了后续OA办公管理软件选型和实施的系列问题。

       实际上，企业OA用户应该从自身的需要出发，是否满足自身的需求成为OA办公管理软件定位、选型和实施的核心。但OA办公系统的应用是一个长期的过程，是一个逐步完善和提升的过程，企业对OA办公的需求也不是一层不变的。一些企业在OA办公管理软件定位上出现了以下几大误区，实际上是偏离了自身办公的需要。

一、只单纯的关注OA办公管理软件产品

        这样用户典型的特点是：在OA选型时没有自己的一个核心需求，在OA办公管理软件选型期间反反复复的对比功能和价格，没有考虑到OA办公管理软件后续的深入和长久的使用，当然对OA办公管理软件的技术是完全不关心，认为所有的OA办公管理软件都差不多。

        在对OA办公管理软件的应用和推广上，也是围绕软件的功能进行的，妄图将系统中的每一个功能都使用到。这种推广模式没有结合自身的需要和重点，在实际操作中也必然遇到各种助力，花费的代价比较高效果却比较差。实践经验表明，软件厂商OA产品中的功能有30%使用的比较深入就已经非常不错了（产品功能与定制开发的功能不同，个性化定制开发的功能基本上都是OA用户需要的），在实施和推广中，最好是由点到面、由浅入深逐步的展开。

二、OA办公管理软件定位受同行影响

        一些企业实施OA办公管理软件是受同行的影响而产生了上OA办公管理软件的冲动，同行的使用效果比较好如果自己也购买一套OA产品肯定也能够实现类似的效果，实际上这种误区在其他行业乃至日常生活中都存在。要知道实施OA是一个系统、复杂和长期的过程，不仅仅是购买一套产品那么简单，同行之间的业务模式、管理模式和企业的具体情况存在差异，需要企业OA用户对自身有明确的定位，需要有一定的信息化经验，需要正确的选择OA产品和提供服务的软件厂商，需要做好OA的实施计划和实施推广，需要考虑后续系统的维护和服务等等。

       OA的应用也不是立竿见影的，一般都是由简到繁、由浅入深的一个长期过程，甚至涉及到结合自身需求的定制开发，而整个过程需要OA用户和软件厂商的紧密配合。

三、OA办公管理软件定位依赖于软件厂商

        不管OA厂商如何自捧，总之一定要记住的一个原则就是：没有最好的产品，只有更适合自己的产品。所以用户不能一味依赖软件商的技术和经验，建议用户确定好自己的核心需求，然后选择一些OA办公管理软件通过实际办公流程进行试用，只有融入了自身实际需求之后，依然表现良好的OA办公管理软件才是真的好。

四、OA办公只满足少数部门的需求

        这类OA办公管理软件定位的误区和“大而全”的误区刚好相反，之所有产生这样的误区，是因为使用OA的需求是由个别部门首先提出来的，而企业上OA也只解决这一问题，如：实现文件资料的管理。但了解OA的人都知道，OA办公系统是一个“全员信息化”的大事，通过OA办公系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替。如果只是应用于少数部门的话，OA的协同、协作和沟通就无从谈起，提升办公效率和企业的管理水也就成了空谈。

        以上的误区一般在缺乏信息化经验的企业用户中普遍存在，是对管理软件的认识和OA办公管理软件定位存在根本性的误区。不管是产品化的OA还是定制化的OA，都应该是围绕着解决企业各类需求为目标和定位的，产品化OA满足的是企业通用的办公需求，定制化OA可以深入满足企业不同的需求。

       从众多的实践经验来看，可以深入满足企业需求的OA办公管理软件应该具有良好的技术架构和技术优势，功能强大、安全性和稳定性高，可定制、可扩展、可集成、跨平台，特别是针对客户个性化需求的处理方面更是领先于市场。企业用户在进行OA办公管理软件定位和选型时需重点关注这一点。OA办公管理软件只有契合企业实际应用，才能提升企业管理水平并给企业创造巨大的价值，这一点是企业用户在对OA办公管理软件定位时重点考虑的核心。