邓_Excal

Posted 2020-09-27 林间有风

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快速输入固定文字

有一些固定的词组，输入 1 个、2 个，貌似没什么，但是输入 100 个、1000 个 工作量蹭蹭蹭地上去了。

比如，输入性别：男 / 女

如果，输入 1 自动变成男，输入 0 自动变成女，是不是轻松很多？

 

怎么实现？只要简单 3 步：

? 选中性别列

? 【Ctrl + 1】打开单元格格式窗口，

? 点击自定义，输入： [=1]"男";[=0]"女"；

注：除汉字外，标点符号为英文状态符号。

 

 

 

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杜绝输错数据

手机号码 11 个数，一个都不能少，一个都不能多；

省份、部门等分类信息有统一规定的名字，一个都不能错；

否则，BOSS 找你时，就出大事了！加班修改改到手软！

那......能不能从源头解决问题呢？录入数据时杜绝出错。

有！数据验证，下面是 2 个最最典型的用法，立马收藏！

? 限制文本长度

打开【数据验证窗口】，在【允许】选择【文本长度】，输入对应的号码长度，点击【确定】。

 

当不小心输入错误文本长度，Excel 自动会提醒输入错误，禁止输入。

? 制作下拉列表

打开【数据验证窗口】，在【允许】选择【序列】，选择准备好的辅助列，点击【确定】。

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脱离鼠标连续输入

输好数据，花费 1 秒，用鼠标点击下一单元格，再进行输入。

假设有 100 个单元格，手在鼠标和键盘间来回切换显得非常麻烦。

表界老司机表示根本不需要鼠标，用两个快捷键立马提速：【Tab 】和【Enter】。

【Tab 】负责向右移动，【Enter】负责向下移动。

 

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批量填充内容

选定区域，【Ctrl + Enter】，1 秒填充一片区域，如果填错了，直接按【F2】修改，再一次【Ctrl + Enter】填充。

 

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单元格格式

很多职场小伙伴在录入数据时，饱受单元格格式问题的折磨，特别是身份证，银行卡号，学号等长数值型文本。

当输入长数字文本，如果没有文字，Excel 则判断为数值，超过 12 位数数值默认以科学计数法显示，而且后面的位数会变成「0」。

了解原因，我们对症下药，需要数值以文本显示，那就设置单元格格式为「文本格式」。