使用office 365管理和调度会议室

Posted 2020-09-14

很多公司都有预订会议室的需求。将有限的会议室资源进行合理的分配，企业需要一个工具来管理会议室的忙闲。

office 365具备会议室管理的功能。

基本环境：具备exchange online的office 365计划

具体方法：

第一，打开office 365管理员中心，选中侧边栏的“会议室”，可以看见已有的会议室列表。

第二，点击图标“+”，新建一个会议室。编辑会议室的属性，最重要的是需要为会议室分配一个唯一的邮箱账户。该邮箱为资源邮箱，免费的，不占用许可证。

第三，会议室创建完毕后，我们在使用outlook客户端或outlook web app即可进行会议室预订，如下图，会议室room列表中可看到刚创建的会议室。

第四，实际应用场景中，部门助理或公司前台需要知晓会议室的使用情况，或者由他们来做会议室集中调配，并在会议室期间做一些服务性的工作。针对这样的场景，我们可以为之前创建的会议室设置预订代理。在预订代理功能项下，勾选“选择可以接受或拒绝预订请求的代理人”。

第五，查看效果。由test4用户安排项目例会，选择了meetingroom902-test这个会议室。

会议室预订代理人将会收到这样一封邮件，可以选择接受或谢绝此次会议请求。如下图所示。

将公司所有的会议室，都通过office 365管理起来，公司成员预订和安排会议室时，既能方便得查看会议室容量，以选择合适的会议室，又可以自主查看会议室空闲时间，避免会议冲突。

以上。

本文出自 “abraham-xu” 博客，请务必保留此出处http://abrahamxu.blog.51cto.com/12773021/1920239