11招教你做好 ERP 系统维护

Posted 2020-09-14 春笋拔节

 

ERP 维护的具体工作内容主要包括以下几个方面：

• 例行和突发事件的处理
• 以管理和技术的手段，维护和发展 ERP 运行环境，如平衡技术先进性/实用风险、目标/成本而进行的IT基础结构(服务器、网络、PC 机)的周期更替及日常维护
• 对应用系统已发现的错误用改正性维护解决，以适应性维护使系统经受住应用环境及流程少量改变，通过完善性维护扩大系统应用的用户与功能，提升系统总体目标
• 对系统用户不论岗位变换或新人/临时替代人员作定期或专门培训
• 控制变更，记入标准文档及培训教程
• 不断积累问题的现象与对策，加速问题的定位与解决
• 作好日常备份及系统安全
• 提高运行环境性能和效率等多样性工作

1.相信 ERP 系统

对已常用的流程偶然出错时，不要先去想系统有问题，要注意观察操作或数据有无不寻常处。如果是系统缺陷但可通过固定操作避免，要固定操作流程并注意反复培训。当总经理说“我只看系统作成的报表”，就意味着 ERP 系统真正被用于管理和控制企业运作，系统的投资回报才容易被认同，维护的价值也充分得到体现。当然，相信 ERP 系统的前提，是这个系统本身是值得信赖的，在前期选型时，要充分评估，最好选用大公司的产品，比如用友，葡萄城软件，金蝶，等等。

2.关注 ERP 流程

某流程由多个业务动作组成时，每步动作的异常都可能导致一个流程不完整。本次业务要怎样向前推进完成或者向后倒回重来，要形成对策，做到有备无患。

3.勤于积累 ERP 项目经验

不论是主动发现或被动遇上问题，事后都要记录解决过程、方法，以便经验共享并延续。注意及时更新有关文档，我们不仅要记录业务要求的操作过程，也要记录绕过一些系统固有缺陷的途经。执行层用户应当像法规条例那样去执行，不论理解与否都不可简化或异化，即“死步骤,莫发挥”。

4.异常数据测试与比较

新出现的异常要判别其复现性(必然性)。可考虑构造测试环境，在正常机器上完全仿照原操作，并将异常与正常的数据作比较，寻找维护操作的方向，并找出用来验证修改正确性的方法。

5.系统数据可逆修改

即使找到维护操作的方向，也不可贸然修改，搞不好出现连带负作用，使问题性质变复杂或由局部向更大范围扩散。判断问题涉及的数据及影响范围，以及理解全部流程，都非常重要，否则会引起系统数据混乱和不一致而无法复原。修改数据要留好余地，如最好能有可逆性的修改，改不好也能退回，不会添乱。

6.难以查明原因暂时绕过

这是紧急情况或一时找不出解决头绪时常常采用的方法。如从一个模块向另一模块传数据，有原因不明的丢失，虽是偶发但难以查明原因并解决。这就要有一个检查机制发现这类异常，然后在相应后续模块上补上有关信息。这对今后发现真正的原因并彻底解决问题有帮助。

7.ERP 系统例行检查与操作

这是减少问题紧急程度的有效方法。利用标准功能和一些自开发的实用小程序，主动去应用系统数据中检查。把正常情况下要到今后某一时刻(如月末)才反映出问题的数据(如成本更新、接口异常)提前找出来处理掉。这种不断检查、测试、发现和解决问题的纯洁化过程，是系统更稳定和完善的基石。原则是莫因“善小而不为”，必须及时维护。

8.ERP 系统异常多渠道检查

有时问题异常，百思莫解，结果可能是空间不够、索引要整理、设置不妥或错误改动、某个临时文件已被误删，甚至原样重输入一遍等看似不直接相关的原因。所以多渠道检查有时也有效。

9.ERP 用户科学预防

要让用户养成有问题立刻报告的习惯，不可随意处理而丢失现场，事后因忘记当时情况而更难查。对于多步骤形成的结果，如有异常，要争取利用平衡关系式，在最后一道采用守球门的方法再计算并检验数据，预防有误差或错误传播。如销售额可由订单经提货发货逐步算出，也可直接算出答案与逐步算出所得结果比较。

10.仔细判断客户需求不草率承诺

判断客户需求的重要性和紧急程度很重要。客户有时在不经意时可能会指出系统的一个需大力改进的地方，也可能会在正式场合提出一个类似于“我要一敲键就出工资”的无理要求。维护人员不能因声音大小决定取舍，要仔细听，但不能草率承诺。尤其业务未变但流程却因换人随之而变换，这种事常发生，但其结果往往是疲于奔命。对此，要先考虑合理性，再考虑可能性。

11.留住 ERP 骨干人才

实施和维护的不同阶段，人员数量要求不同，维护人员水平和要求也会不断提高。由于外部影响又很大，所以人员流动是难免的。但 IT 组织架构中骨干用户、维护工程师都是系统环境中的重要组成部分， ERP 系统成功因素中最重要的部份就落实在他们身上。无能力做不了，有能力留不住，这些矛盾对企业 ERP 系统都会造成震荡和损失。系统维护人员少到一个极限量后，很容易集体出走，使系统轰然倒地不可收拾。所以企业领导需要有“人才第一”的意识，而维护人员一定要有“数据第一/系统第一”的素质。

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