邮件沟通的艺术和技术

Posted 2020-08-27 唐僧吃肉

最近因为工作的原因，我每天都要处理数量可观的邮件和简历。许多优秀的学生简历其实很漂亮，内容充实，过往表现可圈可点，但简历的精彩无法遮掩他/她邮件的丑陋“外表”。如果是一个“外貌”协会的会员来处理这个邮件，最可能执行的操作就是“批量已读”，甚至是“标记为垃圾邮件”。

一封邮件的“外表”都包括些什么呢？什么样的外表会让人眼前一亮，让人有继续阅读的兴趣呢？下面让我从写一封邮件的正常流程来逐步谈谈我的一些体会。

发件人（From）

很多人都会忽略这个细节，特别是对于那些使用Web Mail来发邮件的人来说，可能都没有意识到这个字段。举例来说，很多人使用QQ邮箱来发邮件，QQ邮箱会默认使用你的QQ昵称作为发件人的姓名。于是，有些人就杯具了。从一个老师的角度来说，如果我收到一封简历，发件人写的是 牛13 <[email protected]>，我一定会对发件人“轻看”一分的，不够专业。

收件人（To）

收件人肯定是需要发件人指定的，如果不明确收件人的完整、准确姓名，直接填写对方的邮箱地址最稳妥的。如果非要给收件人邮箱地址扣上个“帽子”，切记不要“张冠李戴”，没有人会喜欢自己的名字被别人乱写吧？

抄送（CC）

如果你的这封邮件需要多个人阅读，但并不是每个人都需要去实际处理这个邮件中所提到的事情，你只是需要“告知”其他收件人：“我和收件人之间有这封邮件通信的凭证，需要你知晓这件事情的存在性”。这就是抄送对象存在的意义。职场里有这样一个不成文的规定，抄送对象的重要性程度决定了这封邮件的重要性程度。试想，你如果在发送邮件时抄送我们敬爱的胡主席一份，那这封邮件的重要性是不是不言自明？

密送（BCC）

密送和抄送的唯一区别就是，密送的邮件地址不会被收件人“察觉”到。使用的概率相比较CC要小很多。

主题（Subject）

首先需要认识到的是主题一定不要留空，“无主题”邮件是随意的表现。上级给下级“无主题”邮件，不会有啥影响。可如果你是有事相求，“无主题”只会让收件人感到被藐视。

再有，主题的精髓是“精准、概要”，引起收件人注意。在这里最忌讳的是使用花里胡哨的主题，例如使用大量特殊符号堆砌，似乎本意也是吸引收件人注意，实则让人生厌。

如果收件人对主题的格式已有要求，务必严格遵守执行。因为，收件人很可能在处理邮件的客户端上使用了邮件过滤规则，自动对邮件进行分类。不符合格式要求的主题的下场就是被收件人“自动”忽略。

正文

我个人对邮件正文书写的最大体会可以总结为12个字：有礼有节、条理清楚、重点突出。

有礼有节：首次给对方发邮件或是正式场合邮件，一定要在邮件的一开始礼貌称呼，“你好/您好/你们好”总有一个适合你，但不要“您们好”，语法错误，读起来更别扭。礼貌招呼完，进入正文后，务求篇幅有节制。收件人级别越高，重要性程度越高的邮件，正文内容的篇幅越要务求简短。只有情书是越长越好的，正式邮件越短越好。当然了，前提一定是把事情交待清楚了。正文写完后，可以酌情使用“祝好！”、“致礼！”等表达感谢、祝愿的措辞，也算是贯彻了礼貌贯穿全文。

条理清楚：要想让邮件内容短小精炼，最好的办法就是采用列表的方法，1、2、3、4、5。。。一件一件，一条一条。每一条有一个短标题的话，表达效果更佳。看邮件，不是看小说。邮件内容不能像小说剧情那样跌宕起伏，峰回路转的。列表式邮件的另一个重要好处，就是方便收件人逐条回复。

重点突出：虽然邮件越短越好，但有时候确实需要多一些篇幅来说事情，那怎么办呢？我的建议是可以使用格式化，粗体、颜色、高亮背景等都是可选的突出重点的形式化方法。这里唯一需要注意的是，突出重点不能变成“水彩画”，适度原则必须严格执行。

签名

在Gmail出现之前，国内的很多免费邮箱都喜欢给你的发出邮件自动的加上一个“邮箱签名”。如果只是纯粹推广邮箱也就罢了，如果是一个“性病治疗”广告呢？这也许就是那时候收费邮箱存在的一个“市场价值”吧。

好了，现在的主流免费邮箱都不会打你的邮件签名的主意了，你的邮件签名终于可以你自己做主了，写些什么呢？我的建议是：姓名、单位、联系方式（手机）是最有意义的签名内容，中英文对照、格式化的签名可以为你的邮件多增加几分“职业感”。

附件

大小、格式、文件命名是附件的三要素。虽然现在主流免费邮箱的附件大小是越来越大，甚至还有个别邮件服务提供商的G级别附件的“噱头”，但在现实的正式邮件沟通场合中，5MB以内的邮件附件大小还是相对安全的传送标准，如果是简历之类的附件则是100KB以内为佳。如果要在Word之中插入图片，务必先对图片进行压缩处理，不要以为在Word中调整一下图片“大小”就ok了。

格式的通用性是附件需要考虑的，在不了解收件人的邮件处理终端配置时，尽可能用大众化的附件格式。例如，能用zip就不用rar，能用pdf就不用doc，能用txt就不用doc，等等。

文件命名也有讲究，可以参考本文中“主题”一节的说明。“新建文档.doc”是会被赤裸裸鄙视的。

自动回复

有些人喜欢设置邮件的自动回复，似乎本意是为了让人感觉到自己的勤奋。但假如你把本应该给你爱人的自动邮件回复设置成了全局自动邮件回复，你的老板因此收到了你的“情意绵绵”邮件回复会是怎样一种思想感情？

如果你非要使用邮件自动回复，我的建议一是使用过滤器，根据邮件规则有针对性的自动回复。建议二则是使用更通用的自动回复，并在邮件标题中标识本邮件是“自动回复”。例如这样的自动回复邮件正文是不会给你添麻烦的：您发来的信件已经收到，看完后我会及时回复。十分感谢！

反面案例

1. 发送超大附件
同学甲把自己的本科成绩单的扫描原件（BMP格式，8MB）试图通过邮件的方式发送到我的邮箱。我很理解这位同学的“坦诚”本意，但从邮件系统的可靠传输角度来看，这样做是很不明智的。至少，我的学校邮箱就对这封“大附件”邮件进行了“延迟”接收（发件日期和实际接收到的日期前后相差了10天！！）操作。

2. 让人莫名其明的邮件个性签名
同学乙用了一个美女头像作为自己的邮件个性签名。在邮件中使用个性签名很平常，但请务必确认你所发出的邮件签名要传递的是什么信息，是否和你的此次邮件通信相关。

3. 不完整邮件
这类邮件大约占到了所有保研咨询邮件的1/3。所谓不完整邮件包括没有在来信附上个人简历、没有在来信留下联系方式、没有说自己是谁（这点最汗。。。）。通常，对这类邮件我只能千篇一律的回复说“请补充完整个人信息/个人简历，blabla。。。”。你咨询保研/考研，怎么能不说明一下自己的基本情况呢？完整的个人基本信息是一个成功的“陶瓷”信的前提。

感兴趣的读者还可以移步我之前在北邮人论坛的这篇文章：[原创心得]保研/考研时联系导师的艺术和技术