文思海辉技术有限公司——流程管理架构平台应用

Posted 2020-08-23 一面开发一面流程

一、项目简介

1、客户介绍

文思海辉技术有限公司的前身分别是文思信息技术有限公司和海辉软件（国际）集团公司，这两家公司都是软件外包服务提供商。之后宣布合并，合并的公司中文名称为“文思海辉技术有限公司”

文思海辉一直致力于为全球客户提供世界领先的商业/IT咨询、解决方案以及外包服务，在金融服务、高科技、电信、旅游交通、能源、生命科学、制造、零售与分销等领域积累了丰富的行业经验，主要客户涵盖众多财富500强企业及大中型中国企业。凭借专业的交付能力，帮助客户在全球市场中赢得成功。目前公司拥有超强的全球运营能力、严格的质量标准和高效的交付流程，将成为全球企业“新时代的合作伙伴”，为全球企业的成功保驾护航。

 

 

2、项目背景及管理挑战

随着企业业务的飞速发展，规模的不断扩大，管理的复杂度也在增加。同时，业务体系的执行力、部门间的协作等方面也面临着更多的挑战，需要通过引入专业化的BPM系统搭建智能高效的管理平台。

²  HR与各系统间无法实现数据整合，需要重复人工录入；员工入离职流程涉及多部门、多环节、审批难度较大；员工调转跨组织、跨部门流程随意性大 、不能智能调转和智能控制，带来一些管理难题；

²  无法实现系统间数据共享及流程集成，无法实现端到端的业务协作；

²  企业需要一个能够实现自助管理平台、操作性好、能多层面整合各业务系统；

²  招投标系统审批过程需要实时智能监控 ，数据统计及综合分析；

 

二、建设目标：

文思海辉BPM系统将H3作为一个基础平台，整合各业务系统，实现对分散的业务流程进行统一、集中管理与监控；贯穿多平台之间业务流提供技术基础，按照统一的标准对各类系统进行业务流程接入与系统集成，建立与其他系统数据的交互，实现流程一体化的集团管控目标。

²  快速实现流程自动化，提高企业整体执行力；

²  实现企业内部跨平台的集成与融合，整合企业应用，提升协作效率；

²  快速响应并适应业务的改变，实现随需应变、动态适应；

²  对企业流程实现实时监控、分析和优化，强化企业业务流程建设，提高信息传递效率，规范业务流程，提高数据质量。

 

三：技术架构

根据文思海辉流程管理架构平台规划，整体逻辑架构图如下：

  

四：应用现状：

1，应用范围

当前文思海辉共上线16支流程模板，主要包括HR应用(入职、离职、调转、员工个人信息修改)、OFM应用(名片、公务用车、办公用品、门禁权限)、Bidding应用(PWS申请、保证金、商务文档、技术文档、合同及Bidding文档借阅)。

 

2，项目内容

 

（一）HR 系统：

以H3 BPM为基础平台，梳理、整合HR核心重点流程，满足了对员工入职、离职、调转的需求，流程主要包括入职流程、离职流程、调转流程。另外还实现入职流程与PSFT系统、RMS系统、PTTS系统、PRS系统集成。

 

1、入职流程：

员工从人才招聘系统（RMS）进入预入职（PRS）系统再到BPM入职流程，人员的基本信息在多个系统间流转，并将需要最终的数据传入职人事（PS）系统。整个入职流程包括员工入职准备、入职报到、入职培训、转正评估、入职结束。

业务价值

²  通过入职流程，实现数据在系统间传递，减少大量重复人工录入信息；

²  确保流入PS系统数据准确有效；

²  系统会在员工入职关键时间点会通知相关部门准备入职材料和生成工号，提高了ESC工作人员的工作效率和员工入职时效性；

实现过程描述

1.提供发起流程接口供PRS系统发起流程；

2.配置业务对象，实现入职人数据从PRS中获取；

3.流程完成后通过接口写入PS系统；

 

2、离职流程：

离职流程需要经过离职审批，内部工作交接，手续办理多个环节，办理部门较多。并且审批人员由于公司各个site有不同审批内容和权限。新的离职流程明确了各个角色人员分工，确保控制点能有效执行，极大地提升了HR在日常工作的效率且规避了风险。

业务价值

²  通过在线离职流程实现，提升了工作效率，规范离职员工的结算，交接工作，以利于工作的延续性；

²  离职手续的完整可以保护员工免于陷入离职纠纷；

²  通过流程动态加载不同site对应的审批内容，使离职流程更加智能高效；

实现过程描述：

1.在Hub中提供了离职流程的发起连接。

2.流程完成后通过接口写入PS

 

3、调转流程：

调转流程分为跨公司实体调转和公司内部调转两种情形，审批流程会因调转形势不同有所区别，员工调转使得职能部门工作量较大，文思海辉需求智能化实现员工调转。

业务价值

²  实现了员工在线调转申请 、审批、办理 ；

²  满足日常公司间及跨公司的人员调转便利，实现了智能控制调转；

²  提高了审批效率，工作量极大减少；

实现过程描述：

1.在DataHub中获取员工当前部门、ccc、直线经理等数据

2.流程完成后数据写入PS

 

（二）OFM系统：

1、名片申请流程：

需根据用户的权限来申请名片或对所申请名片信息进行修改，通过选择所要的名片模板及其数量。信息包括：申请人姓名、职位、部门、座机、手机、传真、邮箱、印制盒数、CCC等

 

2、办公用品流程：

申请人要使用此模块需要先登录。需根据用户的权限来申请一定的办公用品或对所申请的办公用品进行修改，通过选择所要的物品及其数量。所申请的办公用品的数量可以更新。

实现过程描述：

 

3、公务用车流程：

申请人要使用此模块需要先登录。需根据用户的权限来申请用车或对所申请用车信息进行修改。申请信息包括：用车日期、用车时间、返程是否用车、订车联系人用车人姓名、电话、人数、始发地、目的地、CCC等。

 

4、门禁权限流程：

申请人要使用此模块需要先登录。需根据用户的权限来申请门禁权限或对所申请门禁的权限进行修改，通过选择申请对象的类别来选择流程。类别一：新员工。范围：新入职员工、新入职供应商员工、新入职实习生；类别二：特殊门禁。范围：员工/供应商员工申请其他部门门禁权限、借用/借调人员门禁权限变更、员工/供应商员工门禁卡丢失/损坏、其他站点员工到本站点工作、长期访客、员工/访客申请的其他部门的门禁权限到期，需要延期、保安、保洁门禁权限申请。

 

OFM系统业务价值

²  根据工作职能，有效实现事务联动，做到办公统和日常工作方式的统一；

²  促进多部门工作的协同工作能力；

²  规范公司管理  实现办公高效自动化运行；

²  实现可视化操作，降低技术性支持与维护的难度；

 

（三）审批管理平台Bidding系统：

Bidding系统实现投标活动的线上提交投标及报价申请、资质文本及合同/bidding材料借阅申请及审批、投标/报价申请材料的审批、投标结果反馈、投标保证金申请及后续追踪，解决以往线下审批活动中由于人工推动流程执行，可能出现的审批链或审批人错误、文件版本差异或是文件缺失引发的审批过程不合规；最终成果物及审批过程未档案化管理带来的知识库内容不完备以及成果积累有限；投标执行过程以及执行结果的度量数据有限导致后期流程改造及投标分析没有足够的数据支撑。

业务价值：

²  规范化投标及报价相关业务流程，统一执行标准及约束，规避风险；

²  系统化记录活动过程，满足审计要求，流程可回溯，便于后期流程改造；

²  业务执行结果的系统记录，便于投标活动分析；

²  系统定时提醒，确保任务无遗漏；

²  系统查询功能，可以便于业务快速定位与检索；

 

五、客户效益

文思海辉流程管理架构平台实现了内部系统数据共享，消除了企业信息孤岛，推动企业流程化管理，建立流程型组织，并通过数据分析监控企业运营管理，辅助高层领导对企业的运营管理，从而提升管理水平，实现管理全面升级。

1、 整体实现智能管理，减轻职能部门工作量，减低成本，流程达到真正的智能高效；

2、   以专业BPM软件驱动的协同平台，实现全面流程管理，提升了各业务部门执行力，透明化流程执行过程，方便查询流程状态和进行流程监督管理；

3、 集中化档案管理投标过程的交付件并完成版本控制，丰富知识库及成果积累，同时减少版本差异错误以及资源空间的占用；提升投标及报价的执行速度和质量，确保快速响应客户需求；

4、  各部门之间沟通顺畅，更好地协调工作，进而达到优化业务的目的，加强企业在多重流程管理与提升方面的灵活性；