文件很多很杂乱，如何才能管理好？

Posted 2020-08-17

文档杂乱的现象，问题不大；

但文档到处乱放，问题很大！文档数量一多，零乱感觉就来了

对策如下：

1. 集中存储在一个知识库或一个盘符下

2. 边阅读过程中能根据感觉立即进行整理

一、集中存储在一个知识库或一个盘符下

做法1.只使用Windows资源管理器管理的情况

    a. 规划出一个盘符存储文档文件

    b. 将常用的文件夹建立“文件夹快捷方式”放在桌面上

 

    下图是电脑的磁盘存储规划建议：

    C盘：操作系统

    D盘：安装应用程序

    F盘：放文档数据

    G盘：放重要文件的备份、安装程序等

 

     尽量不要放在桌面上和系统盘，系统重装后有找不来的等风险。

 

 做法2. 使用专门的文档管理软件

    以文档大师这个专业的文件管理软件为例介绍。

如下图，文档大师提供的“收集箱”功能，

     即收集时不用指定在存储哪个文件夹，直接就可以收集。

     好处：

     a. 不用思考，就是简单收集动作，容易养成习惯

     b. 没有用到文件夹，高效收集，且不会有零乱感觉

 

二、边阅读过程中能根据感觉立即进行整理

     这个功能需要专门的软件工具搭配使用，

      这里以“文档大师”为例，介绍如何边阅读边快速整理。

 

    1. 可以随便移动文件到文件夹，不受文件打开的影响

      如下图，文件夹、文件列表和文件内容在同一画面中显示，

      阅读时灵感来了，觉得放在“硬能力\\微信”这个文件夹下，

      较为合理，此时即可立即移动，

而不用关闭文档，影响进一步阅读。

      这是专用工具才有的功能，Windows资源管理器是没有的

 

2.可以随便重名文件夹，不受文件夹文件是否打开的影响

这也是专用工具才有的功能，

Windows资源管理器有文件打开，是不能重命名文件夹的

 

 

  简单来说，可以没有指定文件夹存储，

  加上文件夹可以随时爱怎么整理就整理，

  不受文件是否打开影响，慢慢就不会有杂乱的感觉。

 

   结论：

    在专业的文档管理软件工具的帮助下，

     能根据自己的灵感，不受限制随时整理，就可以真正管理好文档。