企业管理软件选型九大误区

Posted 2020-08-16 小羽信息

物业服务行业经过30年的高速发展取得了骄人的成绩，其经营规模和从业人数已超过历史悠久的酒店旅游业。然而在高速发展的过程中也面临着信息化建设滞后的问题。特别是进入21世纪信息化时代以来，国家颁布《物业管理条例》和《物权法》以后，客户维权意识的不断增强，以及人力资源成本的持续上升，更为激烈的市场竞争都让企业倍感生存压力。如何在激烈的竞争中求生存、求发展，应用当今世界先进管理思想和技术的结晶——企业资源计划信息管理系统，不失为一条便捷之路！
　　然而，面对市场上五花八门、良莠不齐的企业管理软件，谁能为我所用？笔者认为要想选到真正好的、适用于企业的管理软件，首先得走出选型误区。
　　
　　误区一： 软件选型是信息部门的事
　　企业管理软件选型是企业信息化建设中一项非常重要的工作，直接关系到企业信息化建设的成败。然而很多企业错误地认为“软件属于计算机技术范畴，选型是信息部门的事，只要他们认可就行了”。
　　顾名思义，企业管理软件解决的是企业管理问题，能否满足管理者需求惟有软件使用者才能做出准确的判断。而让一个负责维护计算机、软件、网络正常运行的部门承担选型工作，其结果是“决策者被决策”，出现误选也就不可避免。
　　
　　误区二：企业管理软件就是ERP
　　市场上的企业管理软件按管理对象分为专项业务管理软件和企业资源计划管理软件（简称ERP）两大类。前者是以单项业务为管理对象的软件（诸如收费管理软件、财务管理软件、客户管理软件、办公管理软件、人力资源管理软件、采购库存管理软件等），目前市场上大多自称“ERP”的软件，其实只实现了ERP软件中的某一项或几项功能，各子系统的信息处于孤立状态，产生的信息资源难以得到全面的整合和充分的利用，系统信息集成度和共享度低下。后者则是以企业资源计划为管理对象的系统，提供的是一体化解决方案。
　　
　　误区三：个性化程度越高就越适用
　　“个性化程度越高就越适用”是一些企业用来评判管理软件是否能为我所用的标准。在这个崇尚个性化的时代，似乎无可非议，但对于一套成熟的、适用性强的企业管理软件而言，却是一个伪命题。
　　首先，任何一个行业的管理模式均有规律可寻，共性要远大于个性，否则行业标准也就没有存在的价值。
　　其次，一套科学、严谨、完善的企业资源计划管理信息系统是建立在行业通用标准架构上研发的，管理对象涵盖企业整体资源计划，个性化率是相当低的。
　　再则，企业提出的绝大多数“个性化需求”实质上是共性需求，只是软件研发者自己没有认识到。软件供应商将软件本身存在的缺陷归结为用户的个性化需求，其实质是为了掩盖研发能力不足。因此企业千万不要被“你要什么就能帮你做什么”神话般的口号所迷惑。否则，企业不但要承担昂贵的软件开发维护费，而且更重要的是，错误的个性化需求使用软件实现后，势必加速错误的进程，甚至导致整个管理信息系统的崩溃。
　　
　　误区四：ERP软件不能实现办公自动化
　　办公自动化是指应用计算机及计算机软件技术对企业的工作流进行有效管理，实现公文流转自动化，为管理者查询工作执行情况提供方便。对尚未使用ERP软件的企业而言，办公自动化软件（简称OA系统），对规范员工的办事行为、提高工作效率、降低办公成本确实起到很大的作用。而ERP软件是面向企业核心业务流程设计的，是一个集工作流、物流、资金流、信息流为一体的闭环管理系统，不但能实现对工作流的管理，动态适时反映企业经营管理状况，而且处理公文的效率是OA系统无法比拟的。

　　误区五：能满足最终需求的才是好软件
　　市场上的企业管理软件有两类，一类是数据存取型软件，一类是流程管理型软件。前者基于客户最终需求开发，所以有人将其称之为专业化的Excel。这类软件是由计算机编程人员按照客户提出的需求开发的，虽能满足客户的最终需求，但技术含量低，数据孤岛效应明显，缺乏管理思想和过程控制。目前市场上的企业管理软件绝大多数属于这类软件。后者是由有着行业资深管理经验的人员设计的，是建立在行业通用标准架构上基于企业核心业务流程开发的，不但适用性强、技术含量高、数据高度共享，而且能忠实执行管理者的意愿，向管理者回答“如果……则会怎么样”的问题，带给用户更多的是现代企业的管理思想和行之有效的监督手段。
　　
　　误区六：必须与企业现行的工作习惯相吻合
　　一套建立在行业通用标准架构上的成熟管理软件向用户提供的核心业务流程不可能与企业现行的工作习惯完全相吻合，除非量身定做，否则就谈不上通过信息化建设达到优化业务流程、提高工作效率之目的。比如：采购部门编制的物料采购计划，在人工管理下必须通过仓库和财务部会审、领导批准程序后方可实施，目的是为了防止库存积压。而在管理软件中，仓库和财务部门会审程序是不存在的，因为最佳采购量（净需求量）是由软件提供的，虽与企业现行的工作习惯不相吻合，但工作效率高。
　　
　　误区七：能降低人力成本的软件才是企业需要的
　　物业服务企业的人力成本占经营总成本的60%以上。在收费标准十年不变、人力成本成倍增长的情况下，投资者和企业管理层面临着前所未有的压力。于是他们寄希望于通过使用企业管理软件来降低人力成本。那么，使用企业管理软件就一定能降低人力成本吗？答案是：不一定。例如，某企业在未使用管理软件前有6名财务人员负责旗下30多个项目单位收付款项的审核工作，使用管理软件后减少到2人。同是该单位，在使用管理软件前物业巡查只需保存纸质资料，使用管理软件后按要求必须将物业巡查结果存入系统，这样不但没有减少人员反而增加了1个文员来专门负责处理文案。此外，使用ERP软件的企业通常情况下还需增加计算机专业人员来保持软件的正常运行。所以说，企业管理软件是否能降低人力成本还得因企业因事而论。
　　当然，使用一套品质优良的ERP软件，定能大幅提高员工的工作效率及有效降低企业的经营风险（因管理缺失而承担的经济赔偿）。企业经营风险降低了，即便人力成本有所增加，从长远的角度看还是物有所值的。
　　
　　误区八：B/S架构软件优于C/S架构软件 
　　通俗地讲，凡通过计算机浏览器即可访问的软件为B/S架构，凡需通过安装在计算机桌面上的客户端访问的软件为C/S架构。前者优点是在任何一台能上网的计算机均可访问到软件，不足之处一是容易遭到黑客攻击，二是处理数据所需时间较长，特别是查询多层数据时更为突出，所以该架构大多用于网站或数据存取量不大的企业管理软件。后者的优点恰好弥补了前者的不足，缺点就是未安装客户端的计算机无法访问软件，使用不方便，特别是外出人员，若不携带装有客户端的笔记本就根本无法访问软件。由此可见，两种架构各有优劣。为扬长避短，个别ERP软件处理业务采用C/S架构，查询数据、审批作业及与客户互动则采用B/S架构。这种采用混合式架构的软件才是企业最需要的。
　　
　　误区九：买软件不如自己研发
　　自己组建团队研发软件虽能最大限度地满足企业当前的管理需求，但并非最佳选择。一来投入的研发资金远高于购买软件所需费用；二是由各职能部门提出的需求带有强烈的个人色彩（这一点在物业服务行业显得尤为突出，因为该行业目前尚未建立起统一的管理服务标准），管理技术含量低、随意性大、修改频率高；三则为保证软件正常运行研发团队必须长期存在，企业需为此承担巨额的维护费。

                                                                        ------本文源于《中国物业之窗网》