财务部门：你需要多长时间才能够回答老板的这些问题？

Posted 2020-08-16 小羽信息

企业经营管理中，对管理决策者来说，有许多问题是希望随时都知道的，下面，我们一起来探讨一下，这些常见的问题，我们怎么来快速回答。

首先，我们来回答以下几个问题：注：这几个问题都可以通过传统的资产负债表与损益表得到。

1、公司赚钱了吗？
2、公司为什么赚钱？
3、公司谁在帮我赚钱？
4、公司赚的钱在哪里？
5、公司以后还会不会赚钱？

要回答第一个问题，非常容易，只是查一下损益表就可以了（所用时间：软件制作报表时间：30秒，计算查询时间：5分钟）。那我们再看第二个问题。要回答为什么赚钱，其实综合了许多信息在里面。利润=收入-成本费用。从完整的损益表中也可以基本上将问题回答出来。（所用时间：软件制作报表时间：1分钟，计算查询时间：5分钟）

第三个问题，谁在帮我赚钱，一般的情况我们是通过部门来审视。此时，如果有部门利润表，则可以通过部门利润表来获得相应的数据。在财务软件的报表系统中，要做出部门利润表也不是一件难事，但却是一件琐事。如果组织架构发生变化，则需要重新设置报表公式。（所用时间：制作报表时间：如果一个部门的利润表制作出来需要1分钟，则N个部门的利润表则需要N分钟；计算查询时间：10分钟）

第四个问题：其实回答的是，我的钱在哪里？是在自己口袋里（银行存款或现金）还是在别人口袋里（应收账款）？这个结果在资产负债表中是可以找到答案的（所用时间：软件制作报表时间：1分钟，计算查询时间：5分钟）

第五个问题：其实是针对公司历史期间的赢利情况，分析公司以后的利润走势。因为财务软件没有图表与预测的功能，所以，需要将数据导出到excel中进行处理。（所用时间：制作图表时间：2分钟）

在实务中，前四个问题可以在现有财务软件的报表系统中预设好报表，以后每个月需要的时候，只要重新计算打印出来就可以了。但第5个问题则必须通过excel来处理，所以，每个月都要将新的数据导出，来修正结果。但总的来看，使用传统的财务软件还是没有什么太多的工作量的。唯一的缺憾是这些报表要财务部门每个月都打印出来，交给领导。

那么，为什么我们还会需要财务分析软件呢？下面，我们不妨将上面的问题稍微改变一下：

1、不但想知道当期有没有赚钱，还想知道与上期同比变化如何？与上年同期对比变化如何？
2、发现当期收入增加了，但利润却下降了？为什么呢？是销售成本增加了？还是费用增加了？如果是费用增加了？是哪块费用增加了？为什么会增加？
3、某个部门的利润贡献率一直很高，为什么这个月下降了？
4、应收账款为什么突然升高？谁欠我钱最多？欠了多久了？
5、......

在这个时候？又如何利用原有的财务软件来得到数据呢？首先要肯定的是，这些数据肯定都可以得到，只是，我们一起来想一想，这样的情况下需要多少张报表？需要多少次的计算与查询？领导每想得到一个结果，都要你告诉他的话，你能快速的做到吗？你需要多少时间呢？您有足够的时间做这些事情吗？
    
决策其实是一个很简单的过程：识别问题——找到问题的原因——解决问题。当前面的两个部分都很清楚时，解决问题通常也会变得非常容易。但是，在实务管理中，前两部分却是最难解决的。问题不会自己跳出来告诉你：“我在这！”它需要管理决策者从许多数据中找出来。怎么找？无非就是对比：和以前的时间对比（同比分析/趋势分析），与同类型的数据对比（结构分析），与其他的数据对比（比率分析）。因为传统财务软件的限制，提供给领导的通常是有限的静态的数据，当领导想从另一个角度进行对比时，需要重新提供相应的数据。在这种状况下，许多潜在的问题就掩藏了起来。而找到问题的原因需要更多的数据来支撑，经常情况下，财务数据还不足以说明问题，需要业务的原始数据。于是，无形之中加大了“侦察”的成本，于是乎，又有许多就算发现了的问题，也没有精力去解决。

这让我想起了一则小故事：魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位医术最好呢？”
扁鹊回答说：“大哥最好，二哥次之，我最差。”
文王再问：“那么为什么你最出名呢？”
扁鹊答说：“我大哥治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去，只有我们家里的人才知道。我二哥治病，是治病于病情刚刚发作之时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他只在我们的村子里才小有名气。而我扁鹊治病，是治病于病情严重之时。一般人看见的都是我在经脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术，所以他们以为我的医术最高明，因此名气响遍全国。”

这个小故事告诉我们，企业管理中，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。道理很简单，谁都知道，但做到却很难。这大多数情况下，不是管理本身的问题，而是因为有效管理工具的缺乏。如果本文中讨论的所有问题，当领导需要知道时，你都可以直接通过鼠标简单地点击几下就可以快速的回答，那么，会不会是一件美事呢？