早知道项目文档管理能这样做，做项目就不用那么累了！

Posted 2020-12-11 saas

项目文件是项目过程中必不可少的重要元素，而许多企业却被文档管理困扰着。作为项目管理者了解项目进度、存在问题及预期目标的管理依据，若不做好项目文档管理工作，势必造成整个项目管理混乱。如何做好项目文档管理，是企业需要去思考解决的关键性问题。

项目文档管理的常见问题:

1、文件资料存储繁杂，分散难管理

大量的项目文档，要么存储在不同人员的不同电脑里，要么存储在服务器中各个人员“任性”创建的文件夹里，缺乏统一存储和分类，存在丢失、损坏的隐患。

2、信息传达不对称、协同办公不畅通

项目人员众多，办公地点分散，文件存储方式繁多，涉及各个办公人员之间的协作，信息获取较为不便，无法实现协同高效办公，导致项目推进遇阻，影响项目进度。

3、流程审批过程繁琐

使用传统的纸质流程，或者PC端线上审批流程，审批节点冗长而繁复，完成一个流程的审批需花费大量时间，未能及时获得审批信息，导致延误工期，造成损失。

4、文件修改多次，无法辨别正确版本

文件进行校阅、修改后，文件版本混乱，无法区分最新版本，一旦看错文件，可能会给项目带来不可挽回的损失。

5、重要文件被修改，责任追不到人

为什么文件会被不知名的人员修改？为什么被改之后却找不到责任人？缺乏文档权限管理，让文档失去安全保护；而没有文档操作记录，又无法追究到责任人。

作为一个项目的管理者，当遇到上述经历时，有效地项目文档管理就是解决上述问题的最佳方案。项目文档管理在一个项目中具备非常多的价值，包括有：
 
1、知识沉淀

避免员工离职，项目进度受影响；信息的传递，可为后期的项目决策提供借鉴。
 
2、成果验收

项目文档作为项目交付物，是项目验收的依据，形成闭环。特别是研发类项目，最后的交付物一般为设计图纸等文档。
 
3、质量控制

特别是在高端制造行业，对项目质量的要求比较严格，需要通过项目文档控制任务完成。
 
4、知识安全

保护文档隐私，避免信息泄露。比如，在军工行业，对重要的项目文档需要进行加密设置，对权限的设置更加严格。

在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。那么，如何做好项目文档管理工作，使其给项目带来价值？

8MSaaS PM线上项目管理软件内置有电子文档管理系统，支持浏览各种不同类型的文档如 CAD、CAM 等。此电子文档管理系统支持文档的检入与检出管理、版本控制、全文检索与知识管理，再也不用担心项目文档管理混乱。帮助项目管理者有效管理项目文档，轻松解决项目文档管理难的问题。

线上项目管理软件项目文档管理模块价值：

1、统一云端存储文件，保证数据安全

可统一集中存储项目中的CAD图纸、合同、资质等重要文件，同时支持数据的还原与备份，永不丢失数据，充分保证文件的存储安全。

2、通过文档权限来掌控文件安全

权限管理可以让文档安全多一层保护。

文档库功能提供十分细致、灵活的权限控制。项目文档库的负责人能全面掌握谁能访问文档库、授予哪一类访问权限、每个子目录/文档可以对谁开放。

3、超强审批流，实时消息提醒项目信息

支持内预设和创建流程规则，能够实现快速审批流程。

系统内设电子签章，相关工作人员发起审批需求，下一流程相关人员，实时获取消息提醒，及时作出审批动作，使审批流程更加通畅。

公告发布、项目变动、文件更新时，都可设置消息提醒，让项目成员了解文件最新动态，及时获取相关信息，重要工作不再耽误。

4、高效协作编辑，文件版本管理清晰

它的文档库自动保存一个提到到文档库中的文件的所有历史版本。

文件版本管理清晰，永远显示最新版本文件，且显示版本之间的差异化对比结果，全方位展示文件变化过程，规避文件使用中可能出现的版本错误等风险，让项目质量有据可依。

文档库同时也支持协作编辑，能让多个有编辑权限的用户协同编辑同一组文档。

编制项目计划时，定义各个阶段项目交付物的内容和标准，项目文档直接关联项目任务，提交项目文档时，直接复制项目文档标准，省时省力。

5、在线预览各种格式文件，提升工作效率

支持图片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、html等格式的在线阅读，无需下载，提升工作效率。

有了在线阅读功能，你可以让某些用户只能在线阅读文档库中的文档，而不能下载文档，从而保护文档不会被泄露。

6、移动办公，实时同享文件

除了PC端，还支持ios、android移动平台。跨地域跨部门的员工，可随时随地查看系统内所有文件，犹如携带小型文件库在身边，高效协同办公。

项目文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来不少麻烦。因此，想要做好项目文档管理工作,一款优秀的内置文档管理的项目管理软件是一个非常不错的选择。

8MSaaS PM线上项目管理软件支持时间、资源、采购、人力资源、质量、风险、成本管理等领域，使项目过程中的文件高效流转，大幅度降低文档管理成本，有效提高团队效率，是许多世界五百强企业合作的项目管理软件。