我的时间管理道与术

Posted 2021-02-28 ls1519

目标与计划

所谓达成目标，就是获得预期的结果，达到目的。有了目标，就可以倒推每个实施步骤，最终自然的形成计划。换而言之，计划就是设定目标，思考实施步骤，进而分配可以执行的具体任务，克服行动中遇到的各种问题，从而实现目标的管理技能。

根据目的、目标不同制定不同的计划，例如

1. 对目标来说，通常制定“年度、季度、月、周的工作和学习计划”。
2. 对某项任务来说，通常制定“项目实施计划”。
3. 对于要解决的问题来说，通常制定过程管理中的“改进计划”。

目标的SMART原则

• Specific 具体的：越具体清晰越好，但描述要尽可能简单；
• Measurable 可衡量的：建议设置验收机制并做好奖罚；
• Attainable 可以达到的：目标是否现实可行；
• Relevant 有关联性的：关注层各目标是相辅相成的；
• Time-bound 有截止时间的：建议合理估算好时间花费更容易在特定期限内达成。

5W1H计划法

• Why 何因：做这件事的企图和目的
• What 何事：类似于Specific，对这个事情有着具体清晰的认识
• Where 何地：地利也，熟悉完成事情所属的环境，可能情况，相应资源的利用和投入
• Who 何人：都需要哪些人参与，人是最重要的资源，学会委派别人，团队协作
• When 何时：天时也，注意估算好时间
• How 何法：如何做，关注步骤，直面困难，验收机制等

计划管理要点

养成估算时间的好习惯

不要低估完成任务所需的时间。我们要从现在开始养成做任何事情之前先判断其熟悉程度（或陌生程度），再根据判断估算完成任务所需要的时间的习惯。一般情况下，“反正比一般人想的长多了”倒是个屡试不爽的假设。

关注步骤，直面困难

大多数人都知道自己想要什么和为什么要，但却始终没有弄明白怎么做才能得到。应该更多的关注目标怎么实现，关注步骤。（5W1H）花费比别人多的时间去落实每一个步骤，在确认无误后，再去有效的分配任务，并拆解任务，而且越具体越好，直至每个小任务都可以由一个人独立完成，甚至“番茄工作包25+5”。同时对每个任务特别是关键任务进行充分的“预演”，考虑应对各种接踵而至“意外”的对策。

有些人看起来在很努力，却总拿不出成绩。仔细观察会发现，他们效率低下，只是看上去努力而已。根本原因在于：他们“回避困难”。任何任务都包括相对简单和相对困难的部分，我们必须直面困难，先攻克“大石头”任务，才能水到渠成的完成计划，达成目标。

设置验收机制

为项目甚至每一个步骤，以及“大石头”任务设置验收机制，问自己“怎样算是做好？”。设立考核标准和奖罚内容（类似于电子游戏的正、反面回报系统）会非常重要，鼓励我们“加油干活”。

克服拖延，立即行动

迅速开始执行任务，不要拖延。所谓拖延，一般不是拖延着做事，而是拖延着不开始做事。究其原因，拖延是来自于心理的恐惧：一方面只要开始做事，就有做不好，做错的风险；另一方面过分在乎外部的评价，怕做不好而被别人嘲笑。

这时候我们需要告诉自己：第一、只要做事情，就肯定会遇到困难，事情越有价值，困难就越具规模，所以就很有可能出错或做不好；第二、一个人一旦开始认真做事，被嘲笑、被耻笑的几率将远远高于被夸奖、被鼓励的几率。而且一个经常嘲笑别人的人，只能说明他自己也不怎么样（成功的人懂得做事的艰辛和不易）。所以，以后不管遇到什么任务，永远不要再问“何时开始才好”，因为答案只有一个“Right Now！”

效果与效率

没有效果，就没有效率。所谓效率，是在完成任务之后才能够衡量的，所以首先保证先完成任务，否则即使花了很多时间，看上去做了很多事情，但是效率为零。

提升效率的两个方法

提升效率的两个有效方法：原本可以串行的两件事情（一件机械、一件非机械）现在并行；重复性任务做完一次后，马上总结、整理、搞清流程，让其变成“傻瓜式”。

制作清单减少失误

清单从来都是最有效的组织工具之一，制作清单可以避免事件遗漏以减少失误。常见的清单类型有很多种，常见的有各种“任务清单”及“核查清单”等等，在制作自己的清单过程中，大可不必定太多的规矩来过分苛求自己，更不用什么都列清单。

制作清单最好的工具是纸和笔，当然也可以是顺手的软件。清单没必要精美和工整，灵活使用剪头和符号，一切以实用主义至上。另外，清单一定要随手可得。

任务清单的问题与对策不完全清单：

问题？	@对策
简单和复杂的、长短期、不同层次的事情都放在一个任务清单中，感觉非常混乱，甚至有些任务是所属关系。	建立[清单系统][ca5859d7]，不同清单放置不同层次和类型的任务。
任务清单的内容越来越多，压力越来越大，似乎永远也没有办法做完。	为任务清单设立截止时间和任务数量的限制，保证永远先做最重要的事情。
总是有计划外的事情加进来，太多意外如何与制作好的清单结合？	建立新信息产生后的处理流程，设定规则不同清单的进入规则，让新信息顺利进入所对应的清单，彻底解放大脑。

 

ref:

我的时间管理道与术

https://www.mifengtd.cn/articles/time-management-dao-shu-2.html

https://www.mifengtd.cn/articles/time-management-dao-shu-3.html

 

http://www.ruanyifeng.com/blog/2016/05/time-management.html

1."进程切换非常昂贵，避免多任务，保持单进程。"
不要同时做多件事，结果可能都没做好，还拖长了工作时间。

2."研究表明，集中注意力、高效工作，每天最多4小时。"
一个人能够集中注意力的时间，是有限的。一般来说，高效工作只能持续四个小时，其余时间就都是低效工作了。

3."划分任务的优先级，不要把‘急切‘当作‘重要‘。"
你的时间有限，不可能做所有事。最重要的事，应该首先做。（推荐阅读《什么是重要的事情？》）
一个有用的技巧是，将所有任务按照"重要性"和"紧急性"两个维度，分成四个象限。第一象限优先级最高，第四象限最低。

4."起床后，不要查看邮件和微信。"
早晨精力最充沛，消耗在邮件和微信就太可惜了，应该用来做更重要的事。而且，邮件代表对别人优先级高，不等于对你优先级高。你的时间到底属于谁？你自己，还是某个给你写信的人？（推荐阅读《为什么起床后不能收邮件？》）

5."避免开会，因为人类已知的最浪费时间的事情，就是开会。"
越大的公司，越无法避免开会。但至少不要参加与你无关的会。站着开会，也许是一个缩短会议时间的好办法。

6."早晨4点起床，到了中午，你就完成了一天的任务。"
早晨4点起床开始工作，你会发现每天的时间多出了好多。有个日本人写了一本书《四点起床》，就是讲这个观点。

7."你没空时不会做的事情，有空了也不会做。"
世上并没有拖延症，只是不想做而已。如果可能，应该尽早放弃你没有意愿去做的那些事。而那些没有时间也会去做的事，才是你应该全力以赴的人生方向。