Office 365 Excel眼红神技

Posted 2022-01-02

Office 365 Excel 眼红神技
我说话做事喜欢开门见山，因此废话少说，今天带大家体验一把Office 365 Excel的一些神技巧：虽不至于玩出花儿来，但能让你的工作效率提高N倍——不好用你来找我(???)(???)(???)。
一键插入云端工作簿链接
Office 365 Excel已经实现了将工作簿文档云端，方便随时随地、换设备查看编辑；同时也支持一键插入云端的工作簿链接，这样就可以快速打开链接中的工作簿进行查看并可编辑，省了找来找去打开一堆工作簿文件的烦恼啦。一起来看看如何操作吧：

你瞧，一键插入云端工作簿链接就是这么简单易用省心力，你不试一下么？(∩???????????∩)
合并多个区域的文本
就下面长这样的表格，想将每个单元格的内容，都合并到一个单元格。在之前我们可能是使用符号“&”连接或者是PHONETIC函数。但是下面的单元格数据中有数字，因此使用PHONETIC函数将不能得到正确结果。

但如果是Office 365 Excel，就好办多了：
1、使用CONCAT公式函数
CONCAT 函数将多个区域和/或字符串的文本组合起来，但不提供分隔符或 Ignore Empty 参数。我们先来了解一下这个函数：

例如，=CONCAT("明"," ","天"," ","将"," ","有"," ","日"," ","出。 ") ，将返回“明天将有日出”。
我们再来看下面的示例：
工作中我们拿到的数据表几乎都是分散的，很多时候需要将不同的数组列合并到一起，输出新的具有详细信息的完整数组，这样能够帮助我们更快更好 地获取同一个对象的多个信息。D列数据就是将ABC三列数组合并：
1)、D2=CONCAT(A2:C2)
第一步，我们插入函数，建议小伙伴们最好能记住常用的函数，这样不需要费劲巴拉从工具表中寻找；并且函数公式写到一半，Excel会自动识别给出你模糊搜索的函数公式，选择我们需要的“CONCAT）就可以了：

第二步，选择要合并的单元格内容，如下图所示：

注意，直接用鼠标框选单元格，那只会如上图所示选中所有中间途经的单元格；如果需要让D2得到“北京石心怡11”的结果，则必须使用“，”作为分隔符，即D2=(A2,B7,C12)。
第三步，ENTER键得到最终结果，这样我们就把ABC的三列数据连接成一个字符串啦：

2)、D3=(A3&B3&C3)
使用“&”符号连接合并也不失为一种方法，逻辑简单，但是需要小伙伴们很辛苦地，每添加一个单元格，则输入一次“&”符号，着实麻烦。
3)、D4=PHONETIC（A4:C4）

你瞧，使用PHONETIC函数公式来合并，有上图到下图不难看出，它只针对数据组的文本类型统一时适用，否则将不能得到正确结果。
以上视频便是CONCAT函数合并时，与“&”符号连接、PHONTIC函数合并的使用方法与区别；
2、使用TEXTJOIN函数
与CONCAT函数相比，Office 365 Excel 版本还有一个特别棒的函数就是TEXTJOIN函数。CONCAT函数是将多个区域/字符串/数组的文本合并起来，但是不提供分隔符和忽略空值参数；而TEXTJOIN函数在合并的同时允许添加分割符号。现在我们就来看看Excel新出的TEXTJOIN函数有多强大：

例如，=TEXTJOIN (" ",TRUE, "", "太阳", "将", "升", "起"、"明天") 将返回“明天将升起太阳”。

公式=TEXTJOIN(分隔符,TRUE,需要合并的字符串区域或列表)
1）、第一参数分隔符代表我们可以任意设置任何符号来连接数据；
2）、第二参数TRUE代表忽略空值，也就是不存在的值会自动忽略，等同于1；
3）、第三参数代表对应的数据区域。
看看实际操作示例吧：
第一步，书写找出“TEXTJOIN”函数，并选择想要使用的分隔符，这里我用的“-”来连接；

第二步，选择要合并的单元格数据列表区域；“ENTER”确认得到如下图的结果。

可以看到，使用“TEXTJOIN”函数，我们在D2得到了更易读的合并结果。
条件判断函数
IFS函数
如果说TEXTJOIN函数是CONCAT函数的高配版，那么IFS函数就是IF的升级版，功能强大，使用简单。
我们先来说说IF函数吧：
IF函数作为判断语句，可以对值和期待值的进行逻辑比较，它最简单的表达形式就是对单条件判断返回值，这个相信大家都会，但对于多条件判断并返回值呢，下面我们与一个比较常见的例子来说明:
公司季度发奖金，要根据员工的销售指标达成率进行判断，当达成率达到90%时有奖金，否则就没有奖金，这个函数很简单：
=IF(B2>=90,“有奖金”,“无奖金”)
但若是有多个条件呢，也就是让很多人头疼的多区间条件判断,操作可就复杂了。依然以上面的例子来说明：不仅要判断是否有奖金，还要判断不同条件下，奖金的金额：达成率达到90%的，奖金为5W；达成率达到80%而未及90&的，奖金比重为4W；达成率达到70%而未及80%的，奖金为3W；达成率达到60%而未及70%的，奖金为2W；达成率不到60%的，无奖金。函数公式如下：
=IF(B2>=90%,“5W”,IF(B2>=80%,“4W”,IF(B2>=70%,“3W”,IF(B2>=60%,“2W”,“0”))))，
需要注意两点：第一是区间条件判断时需要按照顺序走，第二是有几个“IF”，最右就会有几个右括号。
那么麻烦来了，大家看到上面那一串串的括号是不是觉得很头疼？这还只是条件少的，条件再多几个、十几个更头疼，想当初我就经常因为少了一个括号而找不出问题，尴尬地搞不出正确结果，平白耽误不少功夫。Emmmm……其实多揉几次眼还是能再嵌套几个条件进去的(?ω?)hiahiahia。但不管怎么说，多条件判断你还在用IF函数来实现，实在是太OUT了。现在我们来看看EXCEL 新出的IFS函数有多开挂：
IFS函数语法:IFS=([条件1，值1]，[条件2，值2]，[条件3，值3]，[条件4，值4],[条件5，值5，]......[条件127，值127])。IFS函数判断条件越多，则优势更加明显；虽然IFS 函数允许嵌套最多 127 个不同的条件，不建议在 IF 或 IFS 语句中嵌套过多条件；因为多个条件必须按正确顺序输入，并且可能非常难构建、测试和更新。
所以以上条件输入的函数公式就是：=IFS(B2>=90%,“5W”,B2>=80%,“4W”,B2>=70%,“3W”,B2>=60%,“2W”,TRUE, “0”)
这里需要注意的一点是：若要指定默认结果，请对最后一个逻辑参数输入 TRUE； 如果不满足其他任何条件，则将返回相应值；如果找不到 TRUE 条件，则此函数返回 #N/A! 错误。
插入图标
现在开始EXCEL也能够随心所欲插入图标啦。请看一下示例：

到此你就可以寻找你想用的图标随意使用啦。
插入图标集
而插入图标集和插入图标是完全不同的两波操作，插入图标集仅针对单元格文本为数值时，它是EXCEL“条件格式”下的一种规则，里面汇集了多种图标，如：方向、形状、标记等等，合理的使用能让我们的数据大放光彩。我们依旧用一个示例来讲解如何更好地使用图标集：某班的期末成绩表出来了，老师在分析学生的成绩时希望能够有更好的关注点和针对性，因此他想通过为每个学生的成绩标示图标，这样方便自己更快更全地找到问题所在。他的规则为80-100的分数为优，标为绿色；60-79的分数为良，标为×××；60以下的分数为不合格，标为红色；

如上图，因为图标集仅针对单元格文本为数值时，因此我们先将I列的护具复制到J列，选中J列所有数值，按照图示找到条件格式下的图标集，这里我们选择“形状”图标集：

上图数据中的图标集是初始规则；我们可以由“条件格式-图标集-其他规则”进入更改条件规则，勾选“仅显示图标”，按照规则修改“值”的数字，并且将类型改为“数字”，这么一来我们的图标集就创建好啦：

一键生成漏斗图
漏斗图是我们大多数小伙伴在工作中经常会用到的图表分析方法，尤其是在对于业务流程周期较长、环节较多的工作，通过漏斗图能够对各环节、各阶段的业务数据进行可视化分解，更直观地发现和说明问题,更有力地支持决策；漏斗图好归好，只是制作起来比较费时，但如果你拥有了Office 365 Excel，就可以摆脱这个令人头疼的问题：因为你现在只需要一键就能生成漏斗图啦：

按照图中的红框标示步骤，就可以快速找到漏斗图功能；
但是在没有一键生成漏斗图这个功能之前，都是如何完成漏斗图的创建呢？这里就必须要讲一个很有意思的函数啦，也就是——REPT函数。
可能很多朋友对这个函数比较陌生，也会疑问这个不太常见诶，值得学习么？不急，这个函数的妙处多多，也大有用处，会给你的工作带来意想不到的便利。
我们还是老规矩，先来揭开这个函数的第一层面纱-它，到底是什么？REPT函数的作用是可以按照定义的次数重复显示文本，相当于复制文本。
语法结构为 REPT([text]，[number times])，
text：表示需要重复显示的文本，
number times：表示指定文本重复显示的次数。
我们先看看下面的一个示例：

A15单元格内的内容为“环球影城”，在B15中使用函数=REPT(A15,5),得到结果为“环球影城环球影城环球影城环球影城环球影城”，即将A15的“环球影城”重复5次，显示于B15中。
除此之外，REPT函数还可以与其他函数一起搭配使用实现更强大的功能，我们再看下面的示例：

现需要将D列的电话号码做脱敏处理，将中间四位数字用“”代替，我们可以使用LEFT和RIGHT函数提取左边前三和右边后四位正常显示的数字，再结合REPT用“”代替中间四位数字，公式如下所写：
E15=LEFT(D15,3)&REPT(“”,4)&RIGHT(D15,4)
还可以使用SUBSTITUTE函数配合MID函数来实现：
E15=SUBSTITUTE(D15,MID(B13,4,4),REPT(“”,4)
至此我们可以说揭开这个函数的第二层面纱了。
而我认识的REPT函数，它的有趣绝不止于此，现在我们来揭开它的第三层面纱：使用REPT函数一键生成条形图、漏斗图、柱形图等图表效果。我们还是以一个示例进行说明：
REPT函数生成条形图

以上显示于单元格内的条形图如何制作呢？显然不是通过快捷方式一键插入任何图表得到的。实现这样的图表效果，就得用到我认为EXCEL中最有意思的函数了—REPT函数：
首先根据上面讲到的REPT函数语法结构，我们在C2中输入公式：C2=REPT(“|”,65),能够得到如下图的效果，这是我们制作条形图的最雏形效果：

同样的，C3-C7的函数依样书写，我们就能得到如下图的图表效果:

接下来我们选中C列，将字体改成Playbill,调整字号和字体颜色，“单元格内”的条形图就会呈现最初的图表样式啦。怎么样，是不是很简单，也很酷炫嘞？
REPT函数生成漏斗图
以上我们已然制作好了条形图，那么漏斗图的创建就容易多啦：本质上就将条形图居中显示就会呈现漏斗图的效果啦，嘿嘿偷个懒。好！为了看得更清楚，我给大家换个示例好好讲：

上图的样式就是漏斗图，是我们工作中几位常用的数据分析方法。其实不难看出，漏斗图就是由上面的条形图演化而来的，因此我们直接从上图的条形图模式开始讲起：

瞧，我所写的函数公式为=REPT(“|”,B13/100),这里之所以
B13/100,是因为B列的数据过大，如果填充22000次，我天，不敢
想象漏斗图会有多大，因此所有数据进行等比减小。
在现有的数据基础上得到条形图后，想要获得漏斗图的效果，
我们将C列单元格设置为居中显示即可。
REPT函数生成柱形图
用REPT 函数生成柱形图的远离和步骤与前面基本无二，略微复杂一些的是要在最后一步调整单元格格式。话不多数，上图讲解：

以上柱形图也是在不插入任何迷你图的前提下实现的，同样的，依旧从条形图的样式处开始讲起：
首先准备工作也不可少，我们把条形图中的组别和销量进行复制，复制时进行转置并且把销量和组别交换行位置，最后把数据区放到合适的位置，完成制作柱形图的准备工作。

做出以上条形图后，因为数据条呈现水平状态，因此我们设置单元格格式-对齐-将文本方向选装90度-确定，最后再调整行高就可以看到柱形的对比效果了，这样就做出我们常见的真正的柱形图啦。
以上三类图表是我们分析时常用的图表，其实用REPT函数还能实现很多图表样式，比如蝴蝶图、甘特图、盈亏图等等，今天我先不赘述，小伙伴们有兴趣不妨试一试呗。
怎么样，以上的EXCEL神技有没有让你觉得眼红？用起来吧，你的很多工作将会事半功倍！你不赶紧试一下还等什么？(∩???????????∩)
其实以上讲的种种都是抛砖引玉，EXCEL功能何其多何其妙，很多功能的使用远远比文中所写更强大更有趣，是否能够用的更高更强更快，还需要小伙伴们孜孜以求不懈努力，方能活学活用哦！