Excel删除重复数据及用公式筛选重复项并标记颜色突出显示

Posted 2021-12-01 keystone

当表格记录比较多时，常常会有重复数据，而重复记录往往只希望保存一条，因此需要把多余的删除；在 Excel 中，删除重复数据有两种方法，一种是用“删除重复数据”删除，另一种是用“高级筛选”删除；其中前者删除重复数据后会在表格末尾留下空行，而后者不会。如果只想查看重复数据而不必删除，可以给重复数据标记颜色突出显示，这样会一目了然。另外，还可以用公式统计每条重复数据有几条或筛选出重复数据。以下是Excel删除重复数据及用公式筛选重复项并标记颜色的具体操作方法，操作中所用版本为 Excel 2016。

 

一、Excel给重复项标记颜色

1、选中 A 列，单击“开始”选项卡下的“条件格式”，在弹出的菜单中选择“新建规则”，打开“新建格式规则”窗口，选择“仅对唯一值或重复值设置格式”，单击“格式”，打开“设置单元格格式”窗口，选择填充选项卡，选择一种填充颜色，例如“粉红色”，单击“确定”，返回“新建格式规则”窗口，“全部设置格式”选择“重复”，单击“确定”，则给表格中所有重复项标记颜色，操作过程步骤，如图1所示：

图1

2、给重复数据标记颜色一般选能作为关键字的列，即能标识唯一的列，例如上面操作中选择的“姓名”列，这样所标记的才是两条完全重复的记录。若选择各科成绩列，由于成绩相同的比较多，所以标记的不一定是完全相同的重复记录。

 

 

二、Excel删除重复数据

(一）方法一：用“删除重复项”删除

1、前面已经标记出重复数据，现在把它们删除。选中“姓名”列，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”上面的“删除重复项”，打开“删除重复项警告”窗口，如图2所示：

图2

2、选择“扩展选定区域”，单击“删除重复项”，打开“删除重复项”窗口，这里可以选择要删除的列(根据哪些列判断是重复的，然后删除重复行)，如图3所示：

3

提示：若选择“以当前选定区域排序”，则只会删除选中列的数据，这样会导致表格数据变乱，被删除字段（姓名）后的记录会往上移，导致姓名与成绩错位。

 

3、保持默认的全选所有列，单击“确定”，则重复数据被删除，同时弹出一个提示已删除重复项的提示窗口，单击“确定”，如图4所示：

图4

4、用这种方法删除重复项会在表格的后面留出空行，删除了几条重复项就会留几行空行，当前表格共有3条重复项，所以留出三行空行，如图5所示：

图5

 

（二）方法二：用高级筛选删除

1、单击“数据”选项卡下的“高级”，打开“高级筛选”窗口，框选整个表格（即 A1:J32），勾选“选择不重复的记录”，单击“确定”，则所有重复记录被删除，并且在表格后没有留空行，操作过程步骤，如图6所示：

图6

2、若表格数据比较多不易框选，可直接在“列表区域”输入 学生表!$A$1:$J$32，其中“学生表!”可以省略。

 

 

三、Excel筛选重复数据

1、把公式 =COUNTIF($A$2:$A$32,A2) 复制到 K2 单元格，按回车，则统计出是否有“李子和”的重复记录，结果为 1 表示表格只有一条“李子和”的记录；用鼠标按住单元格填充柄并往下拖，则所经过单元格都用 1 填充，按 Ctrl + S 组合键保存，则统计出相应行的记录数，其中“莫静玲和秦兰玉”统计结果都是 2，说明它们都有两条记录，即有重复数据；操作过程步骤，如图7所示：

2、把公式改为 =IF(COUNTIF($A$2:$A$32,A2)>1,"重复","")，如图8所示：

图8

3、按回车后再往下拖，然后按 Ctrl + S 组合键，则有重复数据的都标示出“重复”二字，如图9所示：

图9

 

4、公式说明

1、=COUNTIF($A$2:$A$32,A2) 意思是统计 A2:A32 有 A2 的个数，即统计 A 列有几个“李子和”；其中 $A$2 表示引用列又引用行。

2、=IF(COUNTIF($A$2:$A$32,A2)>1,"重复","") 意思是如果统计出的数量大于 1，则显示“重复”，否则显示空（即 ""）；因为表格没有重复记录的统计结果为 1，有重复记录的统计结果大于等于 2