码农如何写好一封邮件/1

Posted 2021-11-08 confach

软技能

我们知道，在现在的商业和生活中，邮件其实是一种相对正式的沟通方式，所以我们需要意识到邮件的重要性。这样看来，编写一封专业的邮件是我们程序员需要掌握的一门软技能。

说到软技能，作为码农，大家关注的还是编程，调试等相对专业的技能，我认为这是硬技能，是从事IT行业必须的技能。随着自己越来越资深，软技能的培养是势在必行的，它决定了你在职业发展中上升高度的重要因素之一。

现状

在国内，我并不认为邮件使用的特别普及，尤其是在一些小的公司，觉得写邮件麻烦，甚至交流效率低下。我想说的是邮件有它的重要性，例如topic可描述性，这需要我们在写邮件时思考再思考，还有就是备份，可跟踪性。

国内好多企业都不重视，但是在一些国内外企，大型国企，民营企业，却非常重视，写邮件必须成为一门技能。

 

下面说说写邮件的一些细节。 

邮件地址和全名

有些邮件地址其实是不能很好的标识接收者或者发送者。例如，邮件地址[email protected]，我们是无法分清这个邮件地址到底是谁，所以我们需要指定一个名字给他，例如Bill Chen，现在的邮件系统都支持。

除了能让人快速知道是谁，我们在Microsoft Outlook（或是其他邮件系统）的地址字段（TO，CC或BCC等），只需要输入名字即可，在这里我们输入Bill或者Chen都可以快速把Bill Chen的邮箱地址找到，最后地址可能显示的格式为Bill Chen<[email protected]>. 

问候

简单即可，例如一下几种方式都没有问题：

1. Greetings
2. Hi David
3. David

这些开头，只是为了友好的开头，这样后面的具体内容才可以进行下去。

正式内容

前面一篇文章里，我说过务必注意邮件的格式，会让收件人觉得阅读邮件是一件快乐的事情。

但是有个问题不知大家考虑过没有？如果邮件太长，往往起到的效果并不好，同样会产生压迫感，所以一封长短适中的邮件也很重要。据调查，一封邮件最好不要超过25行，这样才是友好的。所以我们写邮件必须Focus一个Topic，尽量在25行里把Topic描述清楚。

如果你有多个Topic，建议多发几个邮件，每封邮件只包含一个主题。 

一封邮件一个主题

那么为什么一封邮件最好只有一个主题呢？

我先举个例子说说我们常见的情况。假说一封邮件有2个主题，发件人与收件人不停的通过邮件交互，来来回回几十条。如果针对这2个Topic不停的交互，假说哪天我们想回顾某个主题，我们不得不去长长的邮件里先得排除另外一主题，最后才能自己想要的内容。这样是很浪费时间的。

另外一个原因是Focus。邮件也是需要Focus，这是我们为了把事情简单化的哲学理念。