Cnskype for business办公软件对公司管理的作用

Posted 2020-07-26

Cnskype for business办公软件把公司的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作! 办公的自动化让工作就变得轻松有趣,更符合人性,更容易发挥人的智慧和积极性。完整的Cnskype for business办公软件将真正与公司的经营挂钩，从效率经济达到更好的服务于管理，从而提升公司的整体市场反应能力。

下面分别从领导办公与决策、公司工作流程的管理、目标管理和项目管理、公司电子协作环境、促进部门信息化、推进公司文化建设、加快知识型公司转型、信息集成、对各级别员工的作用等方面来讲述一下Cnskype for business办公软件对公司管理的作用。

• 领导办公与决策  

依托Cnskype for business顺畅流转的信息传递，公司领导层得以在第一时间批阅各式文件，调阅最新动态数据(业务报表)，监督计划执行、项目进展，并据此下达决策和指令。

• 公司工作流程的管理  

公司的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的公司需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。

利用Cnskype for business系统中内置的工作流引擎，可根据公司内部管理要求，定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块，除公文外，例如向采购、资金申请、网上报销等等供流转使用，降低公司员工花费在找人签批、审核等上面的时间，可以把更多的精力投入到本职工作，领导可以实时察看流转状态进行监督，很方便的发现工作停滞的环节。

• 目标管理和项目管理  

目标管理是现代公司根据公司的战略规划、组织目标运用系统化的管理方式，把各项管理事物展开为：有主次的、可控的、有效和高效的管理活动，激励员工，共同参与，以实现组织和个人目标，努力工作的过程。

通过Cnskype for business系统中计划管理功能模块，个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况，并被检查和考评，工作计划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。

公司常常面临部门之间的合作及公司中分布式项目团队的交流协作问题。项目团队经常要交换各自的想法并且布置下一阶段的任务。分布式的团队中的项目管理常会碰到跨部门和跨地区等种种障碍。

• 公司电子协作环境  

沟通是公司领导与员工日常工作的重要环节， 通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间，员工与领导之间，提高了工作效率，保证了及时决策。

电子邮件、网络电话、在线交谈、视频会议等是Cnskype forbusiness中常用的电子沟通手段。会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等都可以通过Cnskypefor business系统进行交流，不仅省却了找人、等人的时间，而且使沟通更及时更充分。

• 促进部门的信息化  

现代应用软件系统越来越走向专业化，软件厂商开发的多是信息化程度要求高的业务部门的应用软件如财务管理软件、人力资源管理软件、客户管理系统等等并形成体系和市场规模。但对公司的有些部门信息化缺乏相应的专业应用软件来解决繁琐的工作。

• 推进公司文化建设

通过Cnskype for business，每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局，大大增强公司的凝聚力。

另外Cnskype for business为员工积极参与公司的管理开辟了通道，Cnskype for business系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，意见箱为使各员工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能，管理层通过员工的意见和改进建议，了解员工想法及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调动员工关心公司、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。

• 加速知识型公司的转型

Cnskype for business还提供了学习功能和知识共享机制。Cnskype for business的核心是知识的管理，目的帮助公司发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使公司员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。

文件管理把分散在员工手中，或散落在各处的对公司员工工作有帮助的信息资料、方法和理论知识等分类沉淀在系统中。供公司所有员工共享使用，也可设定使用权限。  

• 信息集成 

现代公司中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着公司一些经营管理业务数据，对公司的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，Cnskype for business具备数据接口功能，能把公司原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使公司员工能有效获取处理信息，提高公司整体反应速度。

• 对各级别员工的作用 

对于一般的公司员工而言，就是流程清晰、权责明确的工作处理系统，它可以帮助员工从以往繁琐、劳累的传统人工业务处理模式中解放出来，从以往的纸张办公和人工传达革新为无纸化办公、自动化办公，让工作的效率大为提高，同时还可以便捷地了解工作的进程和完成情况，避免了以往办公模式下可能发生的工作遗漏情况，不仅为个人带来了有益的帮助，也为公司有效避免了损失。同时，无纸化、自动化的办公系统能够让员工感受到工作的压力减轻，效率提升，让员工可以享受到更加良好的办公手段和环境，减轻压力和负担，从而使其更加愉快、高效、准确地开展和完成各项工作。

对于公司的中层管理者而言，就是一套完备的信息管理系统，它能让中层管理者方便快捷地对于下属的各级员工的执行情况一目了然，在日常的办公中可以及时了解具体工作的进度和执行情况，同时还可以在有需要进行信息发布和沟通时在这一平台上快速实现，保证信息的精确传达。通过对办公和业务各个环节的监控与分析，管理人员可以方便地对数据和记录进行分析，进而提炼出对管理有进的信息，把握工作进度，监督执行效果，降低可能存在的问题和风险，提高管理的效率，优化管理效果。

对于公司的高层管理者而言，通过办公系统的实施，可以便捷地获取公司在管理运作过程中的各种详细记录，通过对这些记录和反馈情况的归类与分析，为进行决策和管理改进提供详尽而可靠的依据。集中了日常办公与其它事务管理的详尽信息，这些清晰而完备的信息纪录对于公司而言就是以往管理的完整轨迹，在需要对以前管理的利弊得失进行分析时，就能派上大用场，因而公司的高层管理者就可以获得第一手的决策依据。