明道乐高版：工作“打包”完成，流程不再复杂

Posted 2021-01-09

明道在9月17日发布了一次重大更新，命名为“乐高版”，增加了“应用包”和“自动工作流”功能。这项功能以明道现有功能为基础，由管理员把与日常工作相关的功能和表单等整合到一个自定义的包内，这样相关同事就可以在包里完成自己的相关工作，而无需像之前那样在软件各种功能里来回奔波了。这种打散再重组的形式就像是乐高积木的搭建，该版本因此得名。

从功能组成上看，“应用包”是主要内容，“自动工作流”是从属功能，但二者缺一不可，相辅相成。

应用包

这个自定义的工作包实际上就是灵活度更高的而且更加广义的项目管理，主要提供了三项功能，一是工作表，二是项目管理，三是文件管理。管理员可以根据工作的实际需要添加这些模块（可加可不加，每一种可以有多个），其中工作表这项年轻的测试版（beta）功能被提升到了重要位置，甚至是主力位置。

1、工作表

这里的工作表有两大特性，一是单纯作为统计表使用，用户在表单填写相关内容之后，系统就自动把信息汇总到表格中。

一是作为申请表来使用，这可以触发“自动工作流”，稍后我们会详细讨论这种改进。

2、项目管理

管理员在应用包内设计项目管理的操作并不多，只需要关联已有的项目模板即可。但问题在于如果系统中并没有合适的模板可供关联，系统也不会在应用包创建和修改时提供新模板创建的入口，管理员还需要手动退出应用包编辑后，进入任务模块去创建合适的项目模板，然后再返回应用包关联这个模板，应用包才能使用项目管理。

当然，如果这个应用包并不涉及项目和任务管理的工作，那也就没必要添加项目管理，更没必要非得憋出一个项目模板。

3、文件管理

这个功能就简单多了，就是项目网盘，只需要创建好文件夹，用户就可以上传相关资料，做到工作文件统一集中管理。

自主工作流

这项功能可以说完全颠覆了明道之前的审批流程创建模式，相比于之前复杂难懂的反人类设计，新的工作流可以算是“顺理成章”，管理员在有一定计算机基础的情况下，稍加学习就能上手创建。

全新的自主工作流需要依托已有的工作表创建和触发，因此管理员要想创建审批流程，需要先在应用包内基于工作表的模块创建一个审批单，这个过程和明道之前的审批单创建操作没有区别，如果管理员用过同类产品，也能直接上手，都是大同小异。

创建审批流程时，需要手动关联审批单，如果有分支流程，还要在表中选择触发内容，比如“是否紧急”这种选择。

此外，对于节点的种类，明道也比较有想法，分为审批节点（安排角色或具体人员审批）、填写节点（让该节点人员填写表单内容）、分支节点（根据表单条件区分流程路径）、动作节点（自动完成表单中某些项目的填写）、通知节点（给流程相关人员发送通知）。不过使用之后发现，最常用的还是审批节点，毕竟审批流程主要靠各个节点的人员驱动。

系统生成的流程图

全新的工作流系统让管理员创建流程的过程变得形象直观，可以按照人类思路创建流程，每一个步骤都有很灵活的自由度，基本能够满足大多数审批工作需求。

审批节点编辑

不过美中不足的是，新工作流并没有提供“退回”和“终止”的可调节项，也没有更加完善的审批节点权限设置（例如每个项目的读写、显示权限等）。这可能会影响审批过程的严谨。

结语

明道乐高版应该说创意十足，它让协同办公面向自主定制化更进一步。这次的改版一是增加了用户的功能自主重组能力，让明道的三项主要功能可以自由搭配，让普通员工的工作更加有章可循。二是颠覆明道原有审批流程创建模式，虽然旧模式依然可以使用，但由于新模式更加自然、易用，灵活度更高，原有模式淘汰应该只是时间问题。
不过明道这次改版应该只算是开了一个好头，在使用过程中可以看到不少需要继续完善的方面。相信明道在移除应用包和自主工作流后面的“beta”标记时，这些功能已不再有硬伤。