提高工作效率的小技巧

Posted 2020-11-20 linengier

你是否曾有过这种感觉：当你回顾自己度过的一周时感到消沉，因为你未能完成自身所期望的那么多工作。当你在打造一个成功的职业生涯或你自己的事业时，时间或许是你最宝贵的财富，如何支配你的时间直接决定了你的收入。你无法购买你自有之外的时间，而时钟却永不停息地滴答作响。 
几年前，我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法，在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念，并且你不必为之付出比现在更多的努力。

使用一个详细的日程表 
更好管理时间的首要任务是找出你现在支配时间的方式。使用一个日程表是完成此步骤最有效的方法。仅需尝试一天，你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞察。该测量的举动通常足以把你的无意识习惯提升到意识层面，如此你才有机会仔细检视并改变它们。 
此处是使用日程表的方法。当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来，可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法，或是一整天都用。一天结束时，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽：记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候，可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50——100个日程记录。 
你可能会惊讶地发现，你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去，及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点，而下午3点半左右就开始懈怠了。

分析你的结果 
我第一次使用日程表时，我一周在办公室花费了约60个小时，却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍，我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了？我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失——过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等等。

计算你的个人效率比 
当我察觉自己在办公室里耗了60个小时，却只完成了15个小时的实质性工作时，我开始自问一些有趣的问题。我的收入和成就感仅仅来自那15个小时，而不是我在办公室耗费的所有时间。因此我决定开始记录我的每日效率比，也即我在实质性工作上耗费的时间除以我在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25％的时间时这确实令我感觉糟透了。我同时认识到，仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。 
效率比＝实际工作时间/总的“工作时间”

用减少总时间推动效率提升 
假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情，你失败的机率很大。事实上，试图更努力只会降低动力并让你的效率比更低。
因此我很不情愿地决定尝试相反的方法。第二天我只允许自己在办公室待上5个小时，而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈，有趣的事情发生了，我肯定你能想象得到。
我的大脑把工作时间当成了稀罕物，因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90％。我在一周接下来的几天里继续这个实验，于是这周在办公室度过的30个小时当中，我完成了25小时的工作，效率比超过80％。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。假如你的日程表显示你的效率比十分低下，那就试着在一天中严格限制你的工作总时间，看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫，你突然间就会变得极有效率，因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时，你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时，很容易就变得效率低下。

保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间 
在几周的时间里，我能在保持自己的效率超过80％的同时逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年，一般每周约有40小时用来干实质性工作，同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间，我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使事业成效提升了三倍，并且仍有大量时间来追求个人爱好。 
使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过，日程表必须定期使用，才能产生这些优势。我每3——6个月用一次日程表，多年来它让我有了巨大的改变，总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表，我的生产率就会逐渐下降——因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。当你感到自己的生产率比想达到的要低时，就利用日程表来提升你的意识和测量你的效率比，而后优化你的效率，直至生产率恢复如初。 
记录日程是一种高效且无需什么努力就能做到的方法，而它的长期回报是惊人的
6个习惯让你立刻远离拖延
? 一个星期的时间来写项目总结书，六天半用来浪费，半天用来构思加书写。
? 你明明每天都记得要回复邮件的，你明明记得今天是一个朋友的生日，你明明记得你所承诺过的每一件事，只是，最后你都无动于衷。
? 如果工作迫在眉睫却无从下手，在感到焦躁厌烦之外，你唯一想做的，就是能推多久推多久。
大多数关于工作效率的问题基本上可以归咎于拖拉的毛病，但是很少人能够对这种毛病实际的做一些努力。
　　拖拉并不会只是影响你的个人生活，同样会影响到你的事业，因为一旦有机会，这个毛病也会你在工作中表现出来。错过机遇，加班加点，压力，折磨，抱怨，内疚就是最终一连串的后果。
　　
我相信大多数的人曾经在生活中不止一次的告诉自己：我明天再做它，我还有时间，或者是明天以后的某个时间。 OK，没错，但我要用一个谚语说明一下：为什么是明天，今天不行吗？（why put put for tomorrow, what you can do today?） 我可以打保票的说，每个人都知道拖拉不好，那究竟是什么让人们，就像你自己，去拖拉呢？有很多原因能导致人们去拖延事情，例如对未知事物的恐惧，害怕改变，完美主义，害怕失败，混乱无序等等，但恐怕最常见的原因却是——懒惰。确实如此，懒惰是个不好的毛病，有时候会发展成很严重的问题，我个人认为它完全是个心理上的问题。
　　克服拖拉毛病的关键是内在意志，用内在意志去激发自己完成一件事情，不管事情大还是小。但我们大多数都在性格里缺乏这种意志，所以才导致我们离目标和计划越来越远。不过，不要沮丧，还是有方法能够帮助我们去克服拖延、最终让我们完成该做的任务的。

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养成这6个习惯，克服拖延的毛病
1. 一点一点的做
　　有些任务，乍一看，感觉是无法实现的，或是需要莫大的努力，于是就导致我们竟然什么都没做。我们千万不要因为某些工作或压力而气馁，这很重要；我们处理它们的方法应该是逐渐启动，就像小孩学走路时最初的那一小步，采用一种倒金字塔的方法，你很快就能发现事情正在开始有雏形了。例如，有一个周末，我跟爸爸一起走进车库准备清扫这个地方。扳手，废油，用过的汽车零件到处都是，一个旧冰箱，一个破损的电视，还有一堆其它没用的废物。我真是不知道如何下手，看起来这是个永远不能完成的任务。爸爸很快走过来告诉我：“这里没有什么要紧的事情，没有什么要求，我们只需要每次做一点，然后看看我们都做完了什么。“我们从地板开始，然后是那些放东西的抽屉，然后其他越来越麻烦的事情，这样，直到午夜，我们终于完成了。我们的车库前所未有的干净。 这不仅是一种做事情的技术方法学，也是一种激励人的方法。

2. 没有“必须做”，只有“想要做”
　　如果有什么事情是你感觉是“必须”要做的，那么你会不由自主的产生一种消极抵触的情绪，当你感到“被迫”要去做什么事情是自然会产生这种情绪。这将会导致一些严重的拖拉问题，大部分发生在工作问题上。解决这个问题的办法是将“必须做”的思想倾向转变成“想要做”。坚信如果你不想做什么事情，你就不必去做它。 就这么简单。有些不令人高兴的事情我们无法避免，例如替别人做事（我一直不明白为什么有些人要生活在他们不满意的行业中），对于这种事情我们可以用欺骗自己的技巧来避免拖拉。你可以在你将要做的任务中寻找任何值得你高兴的方面，哪怕是一点点，然后你就一直想它，然后再去做那些不高兴的任务。这种方法可以骗过你的心智，让你觉得你想要去做它，而不是必须做。

3. 走出去想办法
　　导致拖拉的一个常见原因是没有主意，特别是处理某些需要创造性想法的任务。我们每人都有思路卡壳和畅通的时候，真是很常见，但是如果思路堵塞的时间太长，拖拉就会发生。 你现在需要做的是脑力激荡。出去走走，清理一下思想，注意观察和分析你碰到的任何事情。拿着笔和本子或者一个PDA（这个需要你知道更多的技术知识），开始描述你看到的东西。不要挑剔，写下甚至是最荒唐的主意，只要是你想到的，因为你永远不知道何时绝妙的想法会突然蹦出。

4. 给自己定时
　　我发现很多人拖拉的原因是因为他们有太多的时间，所以就可以把事情推托到下一小时，一天，甚至是一周。你应该走的办公桌前，拿起闹钟，设定在10分钟，30分钟或其他你觉得你应该能完成你工作的时间。要确保不能留太多的余地，例如这篇文章在通常的情况下应该会让我花费2-3小时完成，我就把闹钟设置成40分钟闹一次。 它现在仍然在走。这将帮助你激发自己去完成工作，更重要的事情是帮助你集中注意力。

5. 消除所有干扰
　　就是让你关掉聊天工具，电视，不要收email，断掉任何网络（最好拔掉网线），关掉音乐（这是针对那些视音乐为干扰的人，对我这类人，我戴着耳麦听音乐感觉良好）以及任何细小的干扰，任何能影响你注意力的事情。任何能够插入你和你计划要完成的事情中间的事情都会中断你现有的活动，导致拖拉的产生。所以我们最好通过消除任何可能导致你突然终止工作的干扰因素来避免这种情况的发生。 然而，注意。不要过分与世隔绝、与你的家人和关心你的人隔绝了。

6. 停止完美主义
　　另外一个导致拖拉的因素是完美主义。 努力把事情做到最好是人的天性，但是有时候沿着这条思路我们会产生反应过度的企图，变成了完美主义者。一开始我们就想着要把事情做的完美无缺，但这会需要很多的工作，最终导致很大的压力，于是就导致了拖拉。这是因为你的大脑很快就能把这些任务和这些压力联系到一些，于是产生抵触的意识，常见的做法就是推迟延期。
　　没有完美的人和事物，认识到这一点很重要。 正是因为这不完美才让我们周围这个世界变的如此美丽，如此各具特色。你可能会试图写一篇最完全的最有价值的文章或编写一个最完美的软件，但你永远不会成功，因为什么事情都有可以再改进的空间。你要明白，今天完成的不完美的工作远优于无限期拖延的完美的工作。