项管行知07--工作分解

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篇首语:本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了项管行知07--工作分解相关的知识,希望对你有一定的参考价值。

前面我们总结了项目的执行的核心:可交付成果;项目的源头:需求及其跟踪;本次我们总结执行中的细化:工作分解。

1 定义

上一次,我们提到“分解”是三个执行能力之一(其他两个是“持续跟踪和改进”、“集成抽象”)。项目范围中,细化分解了项目章程中的高层级需求、可交付成果、验收标准等,但对执行还不足够,还需要再次细化,这就是工作分解结构(WBS),如下图所示:

 一些关键定义:

工作分解结构(WBS,Work Breakdown Structure):对项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。

控制账户(Control Account):一种管理控制点。在该控制点上,把范围、预算、实际成本和进度加以整合,并与挣值比较,以测量绩效。

规划包(Planning Package):工作内容已知但详细进度活动未知的,低于控制账户的工作分解结构组件。

工作包(Work Package):工作分解结构最低层的工作,针对这些工作来估算并管理成本和持续时间。

WBS词典(WBS Dictionary):针对工作分解结构中的每个组件,详细描述可交付成果、活动和进度信息的文件。

2 说明

在项目实施中做工作分解,要特别注意几个点:

工作分解的目的

  • 细化确定全部工作范围,做且只做项目范围的工作,支持范围基准;
  • 分解需求、可交付成果对应的工作,完善“需求->工作->可交付成果”之间的映射,支持跟踪矩阵;
  • 以工作包为单位,自下而上地细化估算成本,支持成本基准;
  • 以控制账户为绩效检查点,在执行中做绩效检查,并及时纠偏,支持各个监控过程;
  • 以工作包为依据,再分解为“事、时、人等”相关的任务活动,支持执行过程;

WBS VS 活动

  • 从前到后,从上到下,从要做事情角度看,WBS是再分解为活动的依据,项目章程->项目范围-
  • >WBS->控制账户->规划包->工作包->活动,活动是最小的执行管理单位;
  • 从后到前,从下到上,从执行监控角度看,活动是WBS的绩效数据来源,活动->工作包->规划包->控制账户->监控过程组各过程,活动是最小的监控管理单位;
  • WBS中,有WBS、WBS词典、控制账户;活动中,有活动清单、活动属性、里程碑清单;差不多有一一对应的关系;

具体“活动”,将在下一次进行总结。

3 修行

在工作中,结构分解(BS,Breakdown Structure)是最常用的分解技术之一。除了WBS,PMBOK中还有风险结构分解(RBS,Risk Breakdown Structure),资源结构分解(RBS,Resource Breakdown Structure),组织结构分解(OBS,Organizational Breakdown Structure);另外,工作中还有产品结构分解(PBS,Product Breakdown Structure),系统结构分解(SBS,System Breakdown Structure),技术结构分解(TBS,Technology Breakdown Structure),问题结构分解(Problem Breakdown Structure),等等。

听起来很高大上,日常使用时,常规会用Excel,Word,根据一个分解规则来完成,形式上会表现为某种分层结构,学会使用后能大幅提高工作的完整性和效率。下面举几个例子。

如写Word文档,如果我们提前设置好了标题样式(定义标题的大纲级别、缩进形式、层级编号),在编写文档中,可以通过选择标题层级自动插入标题成绩编号,可以自动插入待标号标题页码的目录,可以通过导航窗格提供了文档结构视图,可以通过导航的标题来调整章节顺序,等等,如果你写过超过50页的word文档(如毕业论文、项目章程、工作任务书等),你就会深刻理解一个结构化的文档模板,对节省时间和完成质量的帮助。有一本很老的书,侯捷写的《Word排版艺术》,深入描述了这个点。

现在学习经常会用思维导图来做笔记,如Xmind工具。思维导图本质上就是某种形式的结构分解,树状图、逻辑图、鱼骨图、组织图,等等,学会用结构分解来记录所学知识,要表达的内容,自己记忆、对外讲解时思路清晰,而且会让别人觉得你很专业。我在总结文章中,也大量使用了逻辑结构图。

一个公司的日常运营,也是某种层次的分解,工作中我们需要不断学习组织文化,理解不同层次的需求、工作、和可交付成果,便于产出对外贡献,一个粗略示意图示如下:

 

工作中多多使用好分解结构工具,你会很快成为一个别人认为的专业高效的工作者。
欢迎拍砖讨论。

 

以上是关于项管行知07--工作分解的主要内容,如果未能解决你的问题,请参考以下文章

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