电子档案管理系统基本功能规定

Posted 2023-04-15

1、电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要，它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示，以访便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理， 为用户提供高效率的档案利用服务。
2、电子档案管理系统,通过建立统-的标准,规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
3、电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。
电子档案管理系统的功能解释
1、系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
2、系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。系统应具备对征集档案进行管理的功能。
法律依据
《电子档案管理系统基本功能规定》
第三章档案接收
第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
第六章档案利用
第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
参考技术A 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

基于SSM框架的电子政务档案管理系统，JAVA系统

最近了解了电子政务档案管理系统项目，在这个平台记录一下这个电子政务档案管理系统项目，方便以后再次使用或学习的时候能够及时的翻阅。在完成这个项目的时候，考虑了很多框架。最终决定选用SSM(MYECLIPSE)，该框架具有极强的移植性，多平台性，便于操作性等优点。此框架能在MYECLIPSE开发工具中完美的编写和运行，电子政务档案管理系统为一个 后台项目。这个项目的描述是这样的：电子政务是国家实施政府职能转变，提高政府管理、公共服务和应急能力的重要举措，有利于带动整个国民经济和社会信息化的发展。电子政务档案管理系统是基于互联网技术的面向政府机关内部，其他政府机构的信息服务和信息处理系统，系统利用高现代信息技术对政府进行信息化改造， 以提高政府部门依法行政的水平。
在对电子政务档案管理系统项目进行需求分析的时候，得出系统的登录角色包括了管理员、用户。对应用户可以通过登录自己的账号，进行入系统。系统对不同角色拥有不同权限。

总结得出该系统所有数据为：管理员(admin)、用户(yonghu)、录入档案(lurudangan)、档案管理(danganguanbli)

管理员表

字段名 | 类型 | 属性 | 描述
id | INT(11) | PRIMARY KEY | 管理员id
username | VARCHAR(255) | | 账号
password | VARCHAR(255) | | 密码

 

用户表

字段名 | 类型 | 属性 | 描述
id | INT(11) | PRIMARY KEY | 用户id
xingming | VARCHAR(255) | | 姓名
zhiwu | VARCHAR(255) | | 职务
quanxian | VARCHAR(255) | | 权限
nianling | VARCHAR(255) | | 年龄
username | VARCHAR(255) | | 账号
password | VARCHAR(255) | | 密码

 

录入档案表

字段名 | 类型 | 属性 | 描述
id | INT(11) | PRIMARY KEY | 录入档案id
xingming | VARCHAR(255) | | 姓名
neirong | VARCHAR(255) | | 内容
zhiwu | VARCHAR(255) | | 职务
jieshao | VARCHAR(255) | | 介绍
lurushijian | VARCHAR(255) | | 录入时间

 

档案管理表

字段名 | 类型 | 属性 | 描述
id | INT(11) | PRIMARY KEY | 档案管理id
zhonglei | VARCHAR(255) | | 种类
zhiwufenlei | VARCHAR(255) | | 职务分类
xingming | VARCHAR(255) | | 姓名

 

 

SET FOREIGN_KEY_CHECKS=0;

-- ----------------------------

-- ----------------------------

-- Table structure for ggdianzizhengwudanganguanlixt

-- ----------------------------

DROP TABLE IF EXISTS `t_admin`;

CREATE TABLE `t_admin` (`id` INT(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT COMMENT ‘管理员id‘,`username` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘账号‘,`password` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘密码‘,PRIMARY KEY (`id`)

) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8 COMMENT=‘管理员‘;

-- ----------------------------

DROP TABLE IF EXISTS `t_yonghu`;

CREATE TABLE `t_yonghu` (`id` INT(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT COMMENT ‘用户id‘,`xingming` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘姓名‘,`zhiwu` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘职务‘,`quanxian` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘权限‘,`nianling` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘年龄‘,`username` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘账号‘,`password` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘密码‘,PRIMARY KEY (`id`)

) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8 COMMENT=‘用户‘;

-- ----------------------------

DROP TABLE IF EXISTS `t_lurudangan`;

CREATE TABLE `t_lurudangan` (`id` INT(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT COMMENT ‘录入档案id‘,`xingming` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘姓名‘,`neirong` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘内容‘,`zhiwu` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘职务‘,`jieshao` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘介绍‘,`lurushijian` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘录入时间‘,PRIMARY KEY (`id`)

) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8 COMMENT=‘录入档案‘;

-- ----------------------------

DROP TABLE IF EXISTS `t_danganguanbli`;

CREATE TABLE `t_danganguanbli` (`id` INT(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT COMMENT ‘档案管理id‘,`zhonglei` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘种类‘,`zhiwufenlei` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘职务分类‘,`xingming` VARCHAR(255) DEFAULT NULL COMMENT ‘姓名‘,PRIMARY KEY (`id`)

) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8 COMMENT=‘档案管理‘;

 

 

添加录入档案模块：

系统中存在添加录入档案功能，通过点击添加录入档案可以跳转到该功能模块，在该功能模块中，填写对应的录入档案信息。录入档案包含信息姓名,内容,职务,介绍,录入时间，填写完所有信息后，通过post方法将数据提交到tianjialurudangan.action中，该地址将在服务器中lurudanganController类中的tianjialurudanganact方法中进行响应。响应结果为，获取所有的录入档案信息，封装一个lurudangan类，使用lurudanganController类中定义的lurudangandao的insert方法，将录入档案数据插入到数据库的lurudangan表中。并给出用户提示信息，添加录入档案成功，将该信息保存到request的message中，该信息将在页面中进行展示。该部分核心代码如下：

通过lurudangandao的insert方法将页面传输的录入档案添加到数据库中 lurudangandao.insert(lurudangan);

将添加录入档案成功信息，保存到request的message中，在页面中给出用户提示 request.setAttribute("message", "添加录入档案成功");

返回录入档案管理界面

return "forward:/tianjialurudangan.action";

查询录入档案模块：

在后台中定义录入档案查询模块，在侧边栏中点击录入档案管理，可以跳转到录入档案管理界面。在该页面中通过lurudanganController中定义lurudanganguanli响应录入档案查询模块。在lurudanganguanli中查询出所有信息，返回页面进行循环展示。查询方法为lurudangandao中的selectByexample方法。该部分核心代码如下：

生成录入档案样例类，通过example定义查询条件 LurudanganExample example = new LurudanganExample();

通过lurudangandao的selectByExample方法查询出所有的录入档案信息 List lurudanganall = lurudangandao.selectByExample(example);

将录入档案信息，保存到request中，在页面通过foreach方法进行展示 request.setAttribute("lurudanganall", lurudanganall);

返回录入档案管理界面

return "forward:/lurudanganguanli.action";

修改录入档案模块：

在页面填写完修改信息后，点击修改按钮，将数据提交到xiugailurudangan中，封装为一个录入档案

，使用update方法修改该录入档案信息，将数据同步到数据库，完成修改操作。

定义修改成功提示信息，修改录入档案成功，并保存到request中具体代码如下：

通过lurudangandao的修改方法根据id修改对应的录入档案 lurudangandao.updateByPrimaryKeySelective(lurudangan);

将修改录入档案成功信息，保存到request的message中，在页面中给出用户提示 request.setAttribute("message", "修改录入档案信息成功");

返回录入档案管理界面

return "forward:/lurudanganguanli.action";

删除录入档案模块：

在页面中通过a标签，shanchulurudangan?id=将id传入到后台中，通过shanchulurudangan接收录入档案id。使用deleteByid的方法

删除该录入档案，完成删除操作。定义删除成功提示信息，删除录入档案成功，并保存到request中，该部分代码如下：

通过lurudangandao的删除方法根据id删除对应的录入档案 lurudangandao.deleteByPrimaryKey(id);

将删除录入档案成功信息，保存到request的message中，在页面中给出用户提示 request.setAttribute("message", "删除录入档案成功");

返回录入档案管理界面

return "forward:/lurudanganguanli.action";