数据分析常用的Excel函数

Posted 2021-03-21 bfcs

Excel是我们工作中经常使用的一种工具，对于数据分析来说，这也是处理数据最基础的工具。

本文对数据分析需要用到的函数做了分类，并且有详细的例子说明，文章已做了书签处理，点击可跳转至相应位置。

函数分类：

• 关联匹配类

• 清洗处理类

• 逻辑运算类

• 计算统计类

• 时间序列类

 

一、关联匹配类

经常性的，需要的数据不在同一个excel表或同一个excel表不同sheet中，数据太多，copy麻烦也不准确，如何整合呢？这类函数就是用于多表关联或者行列比对时的场景，而且表越复杂，用得越多。

包含函数：VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX、MATCH、RANK、Row、Column、Offset

 

1、VLOOKUP

功能：用于查找首列满足条件的元素。

语法：=VLOOKUP（要查找的值，要在其中查找值的区域，区域中包含返回值的列号，精确匹配(0)或近似匹配(1) ）。

(1) 单表查找

 

 把选手Tian的战队找到之后，接下来把鼠标放到G8单元格右下角位置，出现十字符号后往下拉，Excel会根据单元格的变化自动填充G9和G10单元格的公式。

 

(2) 跨多工作表查找

假设我有一个工资表格文件，里面每个部门有一张表，有4个部门对应的部门工资表和一个需要查询工资的查询表，为方便说明这里的姓名取方便识别的编号，你也可以用真正的姓名。

 

 在查询表中，要求根据提供的姓名，从销售~人事4个工作表中查询该员工的基本工资。

 

如果，我们知道A1是销售部的，那么公式可以写为：=VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0)

如果，我们知道A1可能在销售或财务表这2个表中，公式可以写为：=IFERROR(VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0),VLOOKUP(A2,财务!A:C,3,0))

意思是，如果在销售表中查找不到(用IFERROR函数判断)，则去财务表中再查找。

如果，我们知道A1可能在销售、财务或服务表中，公式可以再次改为：=IFERROR(VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,财务!A:C,3,0),VLOOKUP(A2,服务!A:C,3,0)))

如果，有更多的表，如本例中4个表，那就一层层的套用下去，如果4个表都查不到就设置为"无此人信息"：=IFERROR(VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,财务!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,服务!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,人事!A:C,3,0),"无此人信息"))))

 

 

2、HLOOKUP

当查找的值位于查找范围的首行，并且返回的值在查找范围的第几行，可以使用 hlookup 函数

语法：=HLOOKUP（要查找的值，查找的范围，返回的值在查找范围的第几行，精确匹配(0)或近似匹配(1) ）。

区别：HLOOKUP按行查找，返回的值与需要查找的值在同一列上，VLOOKUP按列查找，返回的值与需要查找的值在同一行上。

 

 

3、INDEX

 在Excel中，除了VLOOKUP函数常用来查找引用外，INDEX函数和MATCH函数组合也可用来做查找引用工作，这组函数有效弥补了VLOOKUP函数查找目标不在查找范围数据首列的缺陷。

功能：返回表格或区域中的值。

语法：= INDEX(要返回值的单元格区域或数组,所在行,所在列)

 

 

4、MATCH

功能：用于返回指定内容在指定区域（某行或者某列）的位置。   

语法：= MATCH (要查找的值，查找的区域，查找方式)，查找方式0为等于查找值，1为小于查找值，-1为大于查找值

 

5、RANK

功能：求某一个数值在某一区域内的数值排名。

语法：=RANK(参与排名的数值, 排名的数值区域, 排名方式-0是降序-1是升序-默认为0）。

 

 

 

6、Row

功能：返回单元格所在的行

语法：ROW()或ROW(某个单元格)

 

 

7、Column

功能：返回单元格所在的列

语法：COLUMN()或COLUMN(某个单元格)

 

 

8、Offset

功能：从指定的基准位置按行列偏移量返回指定的引用

语法：＝Offset（指定点，偏移多少行(正数向下，负数向上)，偏移多少列(正数向右，负数向左)，返回多少行，返回多少列）

 

 

 

二、清洗处理类

数据处理之前，需要对提取的数据进行初步清洗，如清除字符串空格，合并单元格、替换、截取字符串、查找字符串出现的位置等。

• 清除字符串前后空格：使用Trim

• 合并单元格：使用concatenate

• 截取字符串：使用Left/Right/Mid

• 替换单元格中内容：Replace/Substitute

• 查找文本在单元格中的位置：Find/Search

• 获取字符长度：Len/Lenb

 

9、Trim

功能：主要用于把单元格内容前后的空格去掉，但并不去除字符之间的空格，如果是想要去掉所有的空格，需要用substitute函数。。

语法：=TRIM(单元格)

 

10、concatenate

语法：=Concatenate(单元格1，单元格2……)

合并单元格中的内容，还有另一种合并方式是&，需要合并的内容过多时，concatenate效率更快。

 

11、Left

功能：从左截取字符串

语法：=Left(值所在单元格，截取长度)

 

12、Right

功能：从右截取字符串

语法：= Right (值所在单元格，截取长度)

 

 

13、Mid

功能：从中间截取字符串

语法：= Mid(指定字符串，开始位置，截取长度)

 

 

Text函数表示将数值转化为自己想要的文本格式，语法=TEXT(value,format_text)

 

14、Replace

功能：替换掉单元格的字符串

语法：=Replace（指定字符串，哪个位置开始替换，替换几个字符，替换成什么）

 

 

15、Substitute

和replace接近，不同在于Replace根据位置实现替换，需要提供从第几位开始替换，替换几位，替换后的新的文本；

而Substitute根据文本内容替换，需要提供替换的旧文本和新文本，以及替换第几个旧文本等。因此Replace实现固定位置的文本替换，Substitute实现固定文本替换。

 

 

 

 

 

16、Find

功能：查找文本位置

语法：=Find（要查找字符，指定字符串，从第几个字符开始查起）

 

 

 

17、Search

功能：返回一个指定字符或文本字符串在字符串中第一次出现的位置 ,从左到右查找

语法：=search（要查找的字符，字符所在的文本，从第几个字符开始查找）

Find和Search这两个函数功能几乎相同，实现查找字符所在的位置，区别在于Find函数精确查找，区分大小写；Search函数模糊查找，不区分大小写。

 

 

 

18、Len

功能：返回字符串的字符数

语法：=LEN（字符串)

字符串是指包含数字、字母、符号等的一串字符。

 

 

 

 

19、Lenb

功能：返回字符串的字节数。

区别在于，len是按字符数计算的，lenb是按字节数计算的。数字、字母、英文、标点符号（半角状态下输入的哦）都是按1计算的，汉字、全角状态下的标点符号，每个字符按2计算。

 

 

 

综合应用

 

 

 

 

三、逻辑运算类

　　IF     AND       OR

 

20、IF

功能：使用逻辑函数 IF 函数时，如果条件为真，该函数将返回一个值；如果条件为假，函数将返回另一个值。

语法：=IF(条件, true时返回值, false返回值)

 

 

21、AND

功能：逻辑判断，相当于“并”。

语法：全部参数为True，则返回True，经常用于多条件判断。

 

 

 

22、OR

功能：逻辑判断，相当于“或”。

语法：只要参数有一个True，则返回Ture，经常用于多条件判断。

 

 

 

四、计算统计类

在利用excel表格统计数据时，常常需要使用各种excel自带的公式，也是最常使用的一类。重要性不言而喻。不过excel都自带快捷功能。

• MIN函数：找到某区域中的最小值

• MAX函数：找到某区域中的最大值

• AVERAGE函数：计算某区域中的平均值

• COUNT函数： 计算某区域中包含数字的单元格的数目

• COUNTIF函数：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目

• COUNTIFS函数：统计一组给定条件所指定的单元格数

• SUM函数：计算单元格区域中所有数值的和

• SUMIF函数：对满足条件的单元格求和

• SUMPRODUCT函数：返回相应的数组或区域乘积的和

• STDEV函数：求标准差
• SUBTOTAL函数：汇总型函数，将平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差等参数化
• INT/ROUND函数：取整函数，int向下取整，round按小数位取数。

 

23、MIN

功能：找到某区域中的最小值

 

 

24、MAX

功能：找到某区域中的最大值

 

 

25、AVERAGE

功能：计算某区域中的平均值

 

 

26、COUNT

功能：计算纯数字的单元格的个数。

 

 

27、COUNTIF

功能：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目

语法：=COUNTIF(单元格1: 单元格2 ,条件)

 

 

28、COUNTIFS

功能：统计一组给定条件所指定的单元格数

语法：=COUNTIFS(第一个条件区域，第一个对应的条件，第二个条件区域，第二个对应的条件，第N个条件区域，第N个对应的条件)

 

 

29、SUM

计算单元格区域中所有数值的和

 

 

30、SUMIF

功能：求满足条件的单元格和

语法：=SUMIF(单元格1: 单元格2 ,条件,单元格3: 单元格4)

 

31、SUMPRODUCT

功能：返回相应的数组或区域乘积的和

语法： =SUMPRODUCT(单元格1: 单元格2 ,单元格3: 单元格4)

 

 

 

32、Stdev

统计型函数，求标准差，衡量离散程度。

 

 

 

33、Subtotal

语法：=Subtotal（参数，区域）

汇总型函数，将平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差等参数化，换言之，只要会了这个函数，上面的都可以抛弃掉了。

为 1 到 11（包含隐藏值）或 101 到 111（忽略隐藏值）之间的数字，指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。

1 AVERAGE（算术平均值）

2 COUNT（数值个数）

3 COUNTA（非空单元格数量）

4 MAX（最大值）

5 MIN（最小值）

6 PRODUCT（括号内所有数据的乘积）

7 STDEV（估算样本的标准偏差）

8 STDEVP（返回整个样本总体的标准偏差）

9 SUM（求和）

10 VAR（计算基于给定样本的方差）

11 VARP（计算基于整个样本总体的方差）

 

 

34、Int／Round

取整函数，int取整(去掉小数)，round按小数位取数(四舍五入)。

语法：ROUND(数值, 位数)

round(3.1415,2)=3.14 ;

round(3.1415,1)=3.1

 

 

 

 

五、时间序列类

专门用于处理时间格式以及转换。

• TODAY函数：返回今天的日期，动态函数。

• NOW函数：返回当前的时间，动态函数。

• YEAR函数：返回日期的年份。
• MONTH函数：返回日期的月份。
• DAY函数：返回以序列数表示的某日期的天数。
• WEEKDAY函数：返回对应于某个日期的一周中的第几天。
• Datedif函数：计算两个日期之间相隔的天数、月数或年数。

 

35、TODAY

功能：返回今天的日期，动态函数。

 语法：=TODAY()，如不显示应该是单元格格式问题，单元格格式应是常规或日期型

 

 

 

36、NOW

功能：返回当前的日期和时间，动态函数。

 语法：=NOW()

 

 

 

37、YEAR

功能：返回日期的年份。

语法：=YEAR(日期)

 

 

 

38、MONTH

功能：返回日期的月份。

语法：=MONTH(日期)

 

 

 

39、DAY

功能：返回以序列数表示的某日期的天数。

语法：=DAY(日期)

 

 

 

40、WEEKDAY

功能：返回对应于某个日期的一周中的第几天。 默认情况下， 1（星期日）到 7（星期六）范围内的整数。

语法：=Weekday(指定时间，参数)，参数设为2，则星期一为1，星期日为7

 

 

41、Datedif

功能：计算两个日期之间相隔的天数、月数或年数。

语法：=Datedif（开始日期，结束日期，参数）

参数3：为所需信息的返回时间单位代码。各代码含义如下：

"y"返回时间段中的整年数

"m”返回时间段中的整月数

"d"返回时间段中的天数

"md”参数1和2的天数之差，忽略年和月

"ym“参数1和2的月数之差，忽略年和日

"yd”参数1和2的天数之差，忽略年。按照月、日计算天数