项目管理软件设定任务流程自动化

Posted 2021-03-07

在项目管理中，有时某些任务的流程是完全一样的，那么我们是不是要在 项目管理软件里，一遍遍地重复新建这些任务和流程呢？当然不，不能自动化的不是好软件。本文举例说明如何利用Zoho Projects 的蓝图功能来将任务流程自动化。

场景：我们部门每周要出好几篇稿子，放官网新闻页，放微信公众号。流程是：A写个初稿--》B审查，做文案方面的修改--》C做SEO方面的修改，标题描述关键词啥的--》D配图，并制作成网页--》E制作成微信公众号文章并发布。

需求：如何通过项目管理系统，让一个人做完工作后，系统自动通知下一个人，直至任务完成，而无需再沟通。

实现方法：
这个流程是比较简单的单一流程，前后的依赖关系很清楚。我们对这个流程建一个蓝图。蓝图你可以理解为一个业务流程的模板，以后新建的审稿任务可以让它自动套用这个流程模板，解放小手。

进入到 zoho 官网，然后找到-项目管理软件，进入 zoho projects ,点击右上角的“设置”图标--》任务自动化--》新建蓝图。

然后输入名称、描述等。这里注意要选择蓝图起作用的任务。

蓝图里有两个组件：状态和迁移，听起来比较令人费解吧，状态其实就是这流程进行到了哪一步，迁移就是要从这一步到达下一步所需的条件。看我的例子好了：

在我们的审稿流程中，第一步是初稿完成，那么我在蓝图里新建一个状态叫“初稿完成”，并把它拖拽到左侧的蓝图流程图里。

同样的，我们把业务流程里其他几个阶段也建好，逐一拖拽到蓝图流程图里。

为了美观你可以把每个阶段配个色，就变成这样：

但这只是审稿流程中的几个阶段，怎么样才算从一个阶段到了下一个阶段呢，中间要做什么提醒或通知吗？这就需要设置一下迁移条件。

点击某个阶段，把它和下一阶段连线，然后点击连线中间的小加号，给这个迁移条件起个名字，如上图。然后添加一些条件。

前：这里我设置成执行“提交给文案审稿人”这操作的成员是写初稿的人，条件是有附件。

中：这里我设置成必须上传附件和评论，提示消息是“稿子总长度不能超过1千字"。

后：提交稿子后，我设置成让Zoho Projects自动把这个任务的完成百分比变成50%，因为初稿有了，大头就完成了。并且分配给“我”进行文案修改，同时自动发送邮件通知给我。

类似的，做好其他阶段之间的条件和操作设置。业务流程蓝图就变成这样：

建好了蓝图之后发布它即可。那么除了在新建蓝图的时候选择它生效的任务之外，还想在其他任务中运用这个蓝图，怎么做呢？你可以把它和其他任务做关联。

点击右上角的“设置”图标--》任务自动化--》找到这个蓝图，把鼠标悬浮在上面，出现3个小点儿，点击，--》关联蓝图。

注意上图我让它关联的是“每周文章”这个任务列表，那么每次我在这个任务列表里新建了改稿任务后，这些新任务就都会自动套用这个蓝图的流程。像这样：

你看这个11月1号稿件的任务，新建后，它的状态自动变成“初稿完成”。点击这条任务，会发现有个“提交给文案审稿人”的按钮，说明蓝图已经起作用了。

点击这个按钮，它会让你上传稿子的附件，并填写评论。就像蓝图里规定的那样。

提交后，审稿人就会收到邮件通知，他就审稿并提交给SEO专家再做下一步修改了。