项目管理如何才能不踩坑？

Posted 2021-03-03

在项目管理过程中，由于需求的变化，项目总是具有不确定性、易变性，踩坑对于项目管理工作者来说是家常便饭，甚至可以说，项目管理工作者的大部分工作时间都是在填坑。

项目频繁掉“坑”，抱怨和撂挑子只能爽一时，后续该做的事同样一个都跑不了。积极面对、冷静分析、借助资源和工具才是正确的应对方法。等你把遇到的坑都成功填上，你会发现，你的填坑力其实就是你的竞争力。下面就跟大家分析一些项目管理过程中常见的“坑”，以及如何避免“踩坑”。

一、项目管理有哪些坑？

项目管理中遇到的“坑”虽然多，但因为都是在项目的生命周期中发生的，总结起来无非是发生在项目管理的启动、规划、执行过程中，涉及到范围、时间、成本、质量、资源、沟通、风险、采购、干系人、整合等项目管理的要素，下面挑几个典型的来具体说说：

1、跨项目资源分配不合理

我们在进行项目管理的过程中，因为公司效益的需要以及实际业务的不可控性，大多数时候都是多个项目并行的，这就会出现需要跨项目分配资源的情况。而资源分配中，资源冲突、超载负荷、不饱和等都是常见的问题。在有限的资源下，尤其是人力资源，如何确定优先级、如何最大限度地提高资源利用率，都是摆在项目管理者面前的难题。

2、项目进度延误

对于项目管理来说，进度延误是非常致命的问题：任务的时间延误、项目交付物的质量问题，皆会导致项目进度延误，带来成本超支。如果项目与项目之间存在关联，则A项目的延误还会造成B项目的搁置，继而会产生多骨诺牌效应，影响到整个企业的战略目标实现。

3、问题集中爆发

项目太多，诸多事项待解决，往往使管理者忙于应付，每天在不同的项目和信息之间切换，足以令任何一位经验丰富的管理人员精疲力尽。焦头烂额之际，问题往往接踵而至。对全部项目的状态不能全貌掌控，不能及时发现和预测风险，使得风险“滋长”，最终问题集中爆发，这简直是噩梦。

4、人员管理难

在项目中，成员是从企业的各个部门临时组建的，其中就会产生许多的沟通问题；如果没有一个透明的工作汇报平台，项目经理就无法掌握足够多的人员工作状态和内容，而项目成员工作的内容和时间，正是项目经理评估项目进度和风险的重要数据来源。

5、知识不能共享

企业完成一个项目，都会产生大量的文档，积累丰富的经验，但是这些知识文档和经验技术分散在各处各人，不能固化为企业的知识体系；无法借助这些已有的经验和成果进行知识的转化和再创造，就无法促进企业和员工的可持续发展和提高企业竞争力。

二、项目管理过程中频繁踩“坑”的原因是什么？

项目频繁掉坑并不可怕，找到背后的原因才能吸取教训，积累经验。而笔者认为，项目频繁掉坑的原因主要在三点：项目本身、项目管理者自身、项目管理工具。

1、项目具有复杂性、易变性

现今处于VUGA时代，项目具有复杂性、易变性、不确定性、模糊性，随时可能出现意料之外的状况导致项目变更或者风险频发。多变的时代为少数项目管理者们带来机遇，但也成为多数人的挑战——项目管理者们要完全掌握项目运行的规律变得困难，项目管理也因此变得“坑多陷阱深”。

2、项目管理人员的能力影响

不仅项目管理，所有的管理活动都不可避免的受管理人员的能力影响。项目管理能力又源自于管理人员储藏的知识和技能，同一个项目，能够用系统、科学的管理方法进行管理的人员，会更有能力预测风险，提出更有的解决方案。

3、缺乏合适的工具

随着社会、经济的高速发展，项目的过程管理越来越复杂、周期越来越长，人力的统计和管理已经越来越没有效率和优势。纯人力的管理，项目管理者们需要花大量的时间在数据的收集汇总上，以及各个阶段的报表和总结也会占用大量时间，正确率和效率都没有保证。

三、如何避免或减少踩坑？

项目管理者的能力提升只能靠自身，多学习和探索科学的项目管理理论和方法，提高自身的领导力，这一部分的短板要补上并不难。而对于第一点和第三点原因引发的“踩坑”问题，都可以借助项目管理工具来减少或避免。在一款合适的项目管理工具上，项目的数据在软件上通过科学的逻辑和算法进行运行和监控，项目管理者们的管理效率会高很多，对项目风险的预测也会更加准确和及时。以下将以易趋项目管理软件为例，展示如何通过项目管理工具解决文中提到的项目管理难题：

1，两级计划管理，全方位跟踪项目进度

系统的里程碑计划和WBS计划（任务分解计划）能够给从进度和质量上双重跟踪计划，确保管理人员全面掌控项目状态：PMO或者高层管理可从里程碑计划检阅项目的重大节点，并通过审批流程对交付物的质量进行审核；项目经理可通过WBS计划查看每一项任务的完成时间和进度，如果进度出现延误，项目管理者可以尽早察觉、尽快解决。

2，分团队管理项目资源，解决资源分配难题

部门经理（资源经理）可以根据员工的忙闲情况和工作技能合理调拨人员给各个项目经理；系统通过红绿灯显示员工的状态，可以帮助部门经理（资源经理）在分配资源时更加合理、科学，充分发挥人岗适配、充分利用的效能。

3，工时汇报管理，人员管理公开透明

系统要求员工填报工时，可以直接导入分配到自己的项目任务，按天填报提交或按天填报按周提交。定期汇报工时有利于项目管理者们公开、透明地管理项目成员，提交的工时同时是项目管理者们监控项目进度的重要数据来源。

4，项目组合管理，全面监控项目状态

PMO可以监控项目的健康状态，包括交付物、工时、进度、费用、收益、风险、问题等相关项的状态，用红绿灯示警；管理者一目了然所有项目的状况，可以根据状态随时发现风险，并对症下药地解决问题。

5，项目文档库+知识库，知识管理更轻松

系统提供的知识库支持存放和分享各种知识体系文件和公共文档，包括文档、URL地址、系统内对象链接；支持多空间管理，全文检索，目录分级，目录分权管理，有严格的权限控制，能够安全控制信息，使得知识共享更高效、更安全，帮助企业建立知识库库，将企业的成果经验固化。