码农如何写好一封邮件
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篇首语:本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了码农如何写好一封邮件相关的知识,希望对你有一定的参考价值。
做技术管理做了7年,和不同的team、不同的客户打交道也是非常多的,在写邮件这件事情上, 从当时不太懂到不停的总结,自认现在在这件事情上还是做的还算可以。相反,我发现很多朋友或同行在写邮件上不得要领,或是想写好但是不知道怎么写。今天这篇文章分享我的一些经验,概要的写一下,怕写多了部分读者看不下。
在我看来,邮件其实文档的一种,所以邮件一个最主要的目的是用来沟通。既然是沟通,那么我们要达到让对方以最快的速度知道你想要表达的意思,这就是中心点,后面这些都是围绕这个主题进行。
当然,邮件是有很多技巧的,熟练使用这些技巧,会让你事半功倍。
邮件种类
先说邮件的种类,一般来说有四种:
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无需回复的邮件。
这种邮件主要是想告诉收件者一些信息,例如我们平常收到一些报表邮件,部分监控邮件等,这些邮件我们无需回复,知道这些即可。
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查询邮件。
这种邮件比较多,你写邮件是想从收件人那里知道一些事情,比如建议,意见或者动作等,希望收件人能够回复你。
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开放式结尾的邮件。
主要是一些开放式结尾的邮件,例如保持联系。当然这也是为了将来以后的联系方便,获取进一步的结果或者便利。举个例子,我们想问某个公司的HR有没有职位招聘,HR说暂时没有,你可以说保持联系,以后有的话再发邮件去问,而且最好是基于该邮件去问,这样HR看到邮件的承前启后,知道你是谁,问什么事,不至于太突兀。
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需要采取动作的邮件。
这种邮件不仅仅是期望得到你的答复,而是需要得到你的动作。例如,老板发邮件给小明,让他预定一个会议。小明需要将预定好的会议信息回复给老板,包括时间、地点(会议室)、邀请的人物。如果需要电话会议,电话会议的URL、拨入的电话号码和方式。
邮件组成
那么怎么写好一封邮件呢?
首先我们得弄清楚邮件的组成:
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To(收件人)
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CC
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BCC
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邮件主体
一般邮件主体又分为
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邮件标题(Subject Line)
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开场白(Opening Sentence)
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消息体
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结束语
如何写邮件
收件人
收件人是你要发送给谁的,是邮件的直接接收者。可能收件人会有多个,因为他们这几个人都是直接的接收者。
CC
CC一般是指抄送,FYI的目的,让CC的人知道就行了,但是不建议把不太相关的人放到这里,因为绝大部分人只关心和自己有关的事情和邮件。把一些不相关的邮件发送给不相关的人,可能会对方起到骚扰作用。
BCC
密送,既然是密送,在To,CC里的人不知道BCC里的人列表。这个某些情况下非常有用,可以保护一些隐私。举个例子,我收到过很多离职邮件,一般人可能这么写。
发件人:David Cook
收件人:David Cook
主题:Cook‘s Farwell
我收到这封邮件,说明我是接收人,但是我并不在收件人里,为什么?因为我在BCC里。那么为什么我会在BCC里?可能是发件人为了避免尴尬,省去一些不别要的麻烦。
邮件标题
邮件标题非常重要,这是能够快速了解邮件目的的最直接的信息。试想,一般来说邮件进入我们的收件箱里,都是邮件列表里的一条记录而已,如果你想看具体内容,还得单击或者双击一下该邮件记录。所以,为了让收件人快速理解邮件的主题,邮件标题是最好的入门。
合理的邮件标题会让人省时间,觉得你非常专业。
一般来说,邮件标题没有固定的格式,把事情说清楚就好了。
先看看下面一个例子:
Subject:Meeting
Hi David,
I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last
Friday, do let me know if you can attend it on time.
Thanks.
Taiguo Zhang
如果看到这个邮件标题,我们只知道邮件是关于会议的,但是是其他什么事情就不知道。我们可以改一下
Subject: Reminder of 10:30AM meeting on next Mon(3/18) about Visiting Japan
这样改了之后,一看到邮件就知道是提醒礼拜一的关于访问日本的会议了。
再来一个例子,我们经常做Performance Review,可能要提醒每个员工去做,怎么写呢?较好的例子如下:
Subject:[ACTION REQUIRED] Finish your PR‘s last step before this Friday(3/20)
我在这里加了一个ACTION REQUIRED, 为什么?因为提醒这个是需要你做ACTION,而且大写,说明非常重要。而且必须在礼拜五做完。
开场白
一般情况下,开场白还是直接说事儿,让对方明白邮件的意图,因为Subject line已经简单说了,我们可以再说的详细一些。接上面的例子,例如可以如下:
Hi David,
I would like to know if you can join the meeting about the visiting Japan at 10:30AM in next Monday, as it is very important for us to make a
decision.
Then the procedure can move forward,that is helpful to be behind the schedule. If you can‘t, please DO let us know, then we can make another meeting.
这样我们就把事情说清楚了。
但是如果由一些不太好的消息或者其他,可以先用一些软和点的话做铺垫,然后再把不好的事情说出来,这样在人的感情上会容易接受点。
消息体
主要还是对邮件的主题详细描述,作为主题的支撑,讲事实,讲道理,将为什么要写这封邮件。
同时,邮件的topic最好不要超过一个,这样易于阅读和专注。如果是多个的话,一是分心,二是处理起来略微麻烦一些。
同时,因为消息体可能会很长,为了便于阅读,我们可以做到:
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尽量使用短句,读起来不费劲。
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尽量使用段落
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对于关键点可以加粗
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对于某些句子和词语,可以用颜色,但是慎用。比如红色,红色一般指警告,所以慎用。
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用List,比如:1,2,3..., a,b,c...这种。
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注意使用空格和空行,如果文字堆积到一块,对人有压迫感。如果给出适当空白,会让人放松很多。这有点类似写代码的风格。
结束语
结束语很重要,主要用来:
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总结你的观点
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如果有ACTION,指出对方需要做的ACTION。
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如果有deadline,需要指出Deadline。
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如果不需要Action,写出适合的结束语即可。例如“Thanks for your help on solving this problem."
签名
上面没说到签名,其实还是要做的。分为2种情况:
公司内部
是指邮件发给公司内部的,大家可能都知道你,写出名字、分机,手机即可。如果大点的公司,需要带上职位,所在部门。
公司外部
如果收件人是客户或者其他人,需要以下信息:
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名字(中文名+英文名)
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职位
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部门
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分机
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手机
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邮箱
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公司的logo,网址,甚至是slogan。
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Skpye或QQ或微信,如果需要的话
Disclaimer
在一些公司法律做的比较完善,在邮件最后面会加上一些Disclaimer,主要是为了保护一些相关信息吧。
暂时先写到这里,今天只是大概要领的写了一些,也算是一个梳理,其实还有好多细节上的技巧问题。例如,
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to,cc的联系人怎么加,联系人顺序的问题?
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邮件的语调
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邮件的称呼
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邮件的专业性
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邮件编辑的技巧
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...
后面会慢慢补上(哈哈,给自己挖坑了),如果您觉得想继续看,请继续支持我。
以上是关于码农如何写好一封邮件的主要内容,如果未能解决你的问题,请参考以下文章