资本寒冬考验下，是否该颠覆现有办公模式？

Posted 2021-02-07

随着新技术的迭代，我们在告别传统办公的同时，正拥抱着信息化、无纸化的办公模式。功能各异的办公软件系统，极大地拉近了我们与高效工作的距离。
然而，事实并没有我们想象的那样简单与一劳永逸。
伴随经济大势的整体下行，一批批企业业绩持续惨淡，裁员潮风波不断，如何在现有的条件下，实现办公效率的转变将成为企业所不得不面对的问题。
在资本寒冬的考验下，我们是否要颠覆现有的办公模式？

越来越多的工具
长期以来，如何有效提高办公室的工作效率，一直是企业主、管理人员以及各大软件供应商所思考的问题。为此，我们有了丰富的应用程序和系统，用以帮助我们更好的进行生产、成本、项目、财务、供应链、人力资源、客户关系等一系列管理工作。通过OA（协同管理软件）、ERP（企业资源计划系统）、PDM（生产数据管理系统）、CRM（客户管理系统）和其他应用程序集成，维持企业的日常运行。
企业也热衷于在相关系统的投入与上新，似乎有了良好的系统平台，就会获得制胜的奥秘。
与过去相比，今天的办公室员工则不得不使用更多不同的工具。

但现实的问题，依旧令人困惑。
为什么我们应用了如此多的管理工具（软件），而办公室的效率依旧没有显著提升，或是没能达到我们的预期状态？

问题的关键出在业务流程的运行上。

业务流程的运行情况，对企业的效率提升意义重大。企业选择应用这些系统，目的也是为了优化相关流程。
业务流程的良好运行，需要这些功能各异的系统或工具的来回切换与相互配合。但这一过程无法自动实现，它需要员工对此进行操作，以完成流程的运转。

办公自动化的异化
每天上班，员工们则不得不在这些工具间来回奔波。重复地做着诸如程序登录、信息搜索、报表统计、账单管理，或从一堆文档中提取数据、向表单中输入数据、把数据从A系统搬运到B系统等等单调、机械化的操作。如此的操作也构成了银行、税务、财会、证券、保险、零售等行业或领域的日常。

系统和平台仍旧不断推陈出新，但公司计算机上原有的旧系统却无法实现与新系统的集成。虽然每个主要工具都有API（应用程序接口），但软件供应商可能无法提供对API的开放访问。如果没有API访问权限，用户将被迫在各大程序之间频繁、大量地转移表格数据，或者使用其他复杂、繁琐的方式进行数据搬运工作。似乎企业信息化建设的越多，人就越加辛苦。

发明工具的初衷是为了优化工作流程，提升工作效率，但现实则是我们一直在被这些带给我们方便的工具牵着走。

在这件事上，所有的人和物都没有错。大家的初衷都是一样的。问题在于我们能否找到一个新的工具，去帮我们把流程真正实现优化。

是时候该迎来真正的办公效率革命了
随着更多工具的出现，我们需要一个软件或平台来帮我们操作这些繁琐的流程，包括申请处理、报价到现金（Q2C）、采购到付款、数据迁移和输入、定期报告的编制和分发等，以期实现流程的自动化。最关键的是，这个工具最好能在不侵入企业原有IT系统的情况下，像人工一样去调动这些现有程序，同时还要在具体操作的过程中保证效率与准确性。

RPA（机器人流程自动化）的出现，为上述问题提供了最佳的解决方案。

RPA机器人可以像人类用户一样使用操作系统。它有能力启动和使用各种应用程序，包括打开电子邮件和附件、登录应用程序、移动文件和文件夹，甚至从网络（包括社交媒体）上“刮取”数据……
它可以实现所有的数据处理，包括数据的复制和粘贴、合并来自多个来源的数据、从文档中提取数据、向表单输入数据、运算、将数据提取并重新格式化为报告或仪表板……
实现与企业原有工具的集成，读写数据库、连接到系统API……正逐步弥补系统之间的差距。

RPA的出现，一定程度上解放了被困在各个系统孤岛上的人类。
当然，RPA 绝对不是跨越众多系统实现流程自动化的唯一方法。在前RPA时代，公司可以依赖IT转型（IT Transformation）、业务流程管理软件（BPMS）以及外包（Outsourcing）等3种方法来实现流程自动化。

但上述方法，没有一种可以提供RPA的速度、灵活和成本优势，并真正做到流程优化。
这也说明了，为什么RPA是实现现×××公任务自动化的最具成本效益和最有效的方式。
随着公司寻求新的业务效率，在今后，RPA市场预计将增长超过60％。
对于越来越多的组织而言，RPA正在成为其自动化战略的根本部分。
在资本寒冬，没有任何企业会拒绝提高效率和降低成本。