Learun智能化BPM：如何判别企业是否需要工作流系统

Posted 2021-01-22

       工作流是一个很早就出现的概念，发展到今天，其成熟度已经非常高了。

       很多传统的中小企业如今可能还处于人管人的模式，但是随着市场竞争的不断加剧，高效率的企业运行方式，必然会给这些企业带来冲击，如何从人管人的状态逐步过渡到制度管人的状态，是一个企业能够进一步发展的关键，而制度管人所依靠的基石便是相关的管理系统。

      随着企业业务的增长，管理业务流程可能变成一件非常棘手的问题。你可能无法确信你是需要更好的CRM，还是需要更好的ERP，亦或是需要更出众的协同软件，但是如果你发现你的企业出现以下几个问题，那么引进一套BPM便是需要考虑的事情了。

1.相同数据多系统输入

        某家公司刚起步的时候投资于AS400核心系统，随着公司业务实力的提升，收购了另一家以SAP作为ERP系统的企业，又过了几年，新的销售副总裁将300名销售和服务人员带入一个CRM系统，并承诺可以极大的提高工作效率。这些公司信息化的变迁听起来是不是正契合你现在企业所面临的状况呢？

       在最早，这些系统的协作是靠业务人员输入数据的，然后转至业务的的另一部分运行报告，以便跨越第三个系统去更新或执行某段信息。在一定的时期内，这可能对企业起到了作用，但是现在却为企业带来了巨大的拖累，数据的累积和信息孤岛的问题，耗费了企业大量的时间和资源。当每个部门使用不同的系统进行数据输入时，他们很有可能在同时录入相同的数据，因为一个员工很难到访每一个系统，察觉出这些数据有重复。

        工作流系统可以做到的是将人和数据集成到一个系统中，使用者可以在不同的系统中分享同一数据源，并根据权限随时取用。

2.大量Excel通过电子邮件审批

        Excel电子表单自诞生以来一直作为提高生产力的手段之一，其强大的图表生成功能可以帮助企业准确地识别当前的信息和趋势。有不少企业喜欢使用Excel表格来完成签批的工作，让它们在一个邮箱到另一个邮箱中流转。

        其实大量的电子表格会把企业每个人的邮箱搞得乱糟糟。如果要在电子表格里签字，那么不期而遇的改动甚至可能时常发生。一来，你得到的版本可能是经历了其他人所做的更改版本。二来，要想每个版本都交付到列表中审批的每一个人，那么审批的时间可能还会大大拉长，影响效率。

        Excel虽然已经是陈旧的商业文件模式，但它依然盛行在商业市场中，在当今的业务流程自动化的世界里，它们已经准确的找到了相匹配的位置。流动的、可访问的数据在BPM中运行，意味着每个人都能实时查看最新版本，而且不会造成电子邮件的积压。另外，数据在一个集成系统中，所以没有过多的访问接口，就不会肆意被修改，审批只会在自动化工作流系统上，并且有迹可循。

3.企业依然大量使用纸、Word或PDF表单

        随着现代化商业的发展，纸会逐渐在今天的商业过程中会消亡。依靠纸张形式进行信息处理的手段会浪费宝贵的时间甄选纸张，也会增加手工操作的风险。同时纸质信息缺少责任的归属和数据所有权，也占用了企业许多存储空间和管理风险。

       然后，当你已经尝试避免纸质进入数字时代，你思考的下一步可能是Word和PDF表单。就像Excel电子表格一样，Word和PDF表单也曾经在商业空间中占有一席之地。但是Word和PDF数据共享的方式和Excel的形式一样繁琐。有时PDF文件甚至会让你觉得比管理纸质文档更痛苦。因为，你永远不知道你或者你的合作商是否可以直接编辑它们。我们时常会遇到这种尴尬情景，如果没有可以编辑PDF文件的工具，我们宁可让合作商把它打印出来，我们填满它，再交寄给它们。

        BPM自动化流程系统减少了公司的文件和文书工作。所有的表格都在一个非常便捷的地方被创建、完成和存储，节省了时间、金钱和资源。你也不再需要移动文件柜或下载特殊软件，你、员工和业务上相关的合作商，每天都可以访问表单，也不会担心它被篡改所带来的风险。

4.有无法适应或更新的遗留系统

       在许多遗留系统中有很多核心数据。假如它难以更新，企业是很难用高额的费用维持它或转用别的系统的。因为一旦失败，可能给企业带来的是致命的打击。

        另一个问题是企业遗留的系统过于僵化，无法适应新的商业机会。但更新新的系统又会给企业带来渠道上、销售上的损失。当企业看到这种遗留系统会拖垮企业进入新市场的机遇，又因为升级而造成大量的损失时，往往举棋不定，不知道应该如何应对。那么，或许就应该考虑用BPM系统来解决遗留系统中核心数据的问题。但这样的BPM最好要具备：透明性、支持流线型通信、拥有绩效管理和系统集成，涵盖大数据趋势识别和可扩展的接口，对于新市场来说，甚至包括移动接口和其他API。

5.企业有很多解决方案，却难以维护和修改

        如果你的企业针对会计、人力资源、库存控制都有独立的自主开发软件或软件解决方案。那么，你企业的IT部门一定资源充沛。但随着企业人才的流动，你会忽然意识到，在某个程序员离职时，你可能无法找到合适的人对系统进行任何更改或维护了。

        BPM集成的特性比许多小的定制系统更有效地实现共享数据的目标。通用的流程协作大大降低了与关键开发人员流失所带来的风险。共享数据创 建了人人都可以访问的流程管理工具，并避免由单点解决方案引起的瓶颈问题。

结语

       坚持旧的工作传统和习惯是大多数员工的意愿，但企业的成功必须朝前迈进。BPM是让企业更专注于成功的工具，了解、使用BPM是成熟商业体向成功迈进的一个标志。它会给企业带去阵痛，但同时也会给你的企业带去自动化业务的长久便利。Learun高集成化敏捷开发框架，可自主定义BPM、OA、ERP、CRM移动app、电商系统后台等，企业可根据自身情况灵活开发，自主接入，全源码授权，无后顾之忧。

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