我与时间管理的故事

Posted 2021-01-20 pssp

这是上家公司，在团队做的分享，还是挺有意思的，特此分享。

初识树状文档

记得刚来团队那会, 每天早上有个站会, 站会的任务就是把今天要做的事情写到树状文档里面, 刚开始这样做我是不太认同的, 因为在以前的公司并没有这么做过, 在之前的公司最多也就是写写周报, 然而对于周报而言,当时我也是比较反感的, 因为那时觉得写这些东西根本没有多少意义,写这个就是为了给领导看的, 然而之前写了也没人给反馈, 所以导致那时我对写这些东西是十分的不认同

然而不管认不认同吧, 既然团队有这个要求,也只好按照要求去写了, 记录的方式倒是很简单, 就是把要做的事情写到文档里面, 然后记录下这件事的状态, 一般用的状态是todo,done和cancel

在我按照团队的要求记录了一段时间后就感到现在的记录方式和之前公司写周报的方式是很不一样的, 之前是每周五下班前把本周做的工作和下周的工作计划用微信发送给我们的Leader, 然后Leader汇总后发送给管理层, 而现在我们团队的做法让我觉得记录这些并不是为了给谁看而写, 而是为了帮我更好的理清我要做的事, 以及不会把要做的事情忘记

当然, 让我能够在短时间内认同这一点, 还要感谢团队和亮哥开发的树状文档工具, 因为它的记录方式让我觉得是非常友好和方便的

这样做的时间越久, 我就越坚信每天把要做的事情记录下来是很有意义的, 因为有了这些记录的内容,我们以后就可以很方便的进行查看, 尽管现在可能没有什么用, 但以后就说不定了

比如: 前段时间亮哥code view了我半年前的一个项目代码, 里面有一段很难理解的代码, 然后亮哥问我那段代码是怎么回事, 然而由于时间太久, 导致现在让我去想我也想不出当时为什么那样写的, 然后我只好去查git, 但是当时git一次提交的内容太多了, 导致提交的信息也没能很好的解释清楚那段代码到底是做什么的, 后来通过拿git的提交时间, 在当时的任务列表里面找到了那段代码相关的解释, 不过可惜的是, 当时写的信息比较少, 所以也只是知道那段代码是为了解决某个bug才那样去写的

所以说记录是很有必要的, 不过把内容记录的详细点也是很重要的, 不然就有可能发生像我前面说的那样

另外因为每天记录了当天做的事情, 因此当团队需要写周报的话, 那基本上就不需要花多少时间去回忆做过的事情了,只需要把之前记录下来的整理和修改一下就可以了

Todo与四象限

当你有过一段时间这样的记录后, 你会发现其实记录不仅仅是为了防止忘记还有什么事情没做, 更是为了让你知道你现在做到了哪

想起某次分享会上, 亮哥对GTD也就是任务管理做了一次分享, 在那次分享之后, 我对记录和知识管理更加着迷, 那之后不久, 很偶然的, 我学了四象限, 它是用来区分任务的紧急程度的

记得当时我做过一次关于四象限的分享, 那时我以为我会将四象限用上很长一段时间, 但那之后的一段时间里, 我发现在实际的工作中,我更多的是在自我挑选任务, 而不是根据任务的紧急程度去做事,因此我在使用四象限的过程中, 常常将所有事情都给放在了重要且紧急,或者不紧急但重要里面, 最后的结果就是, 我的四象限与Todo列表基本上没有什么区别了, 然后我就在想, 既然这样,那干脆还是使用原来的方式做个Todo列表好了, 于是四象限就这样被我抛弃了

在放弃四象限后,我得出了几点, 很多时候你是无法控制住自己先去做哪些事情, 然后再去做哪些事情的, 尽管你可能知道某件事相对于另一件事来说更重要一些, 但是四象限根本就没有办法控制你不去做某件事情, 或者去做某件事, 也就是说如果一个人能够控制住自己, 那么就算是使用最简单的Todo列表也能很好的根据自己的价值观做出选择并加以执行, 相反如果不能控制住自己, 那么就算有四象限也将是一个虚设

尽管我说我抛弃了四象限, 但这么说也不全对, 因为在某些情况下, 我还是会按照四象限推崇的以任务的重要程度来区分先后顺序, 只不过是我没有再去将任务分为4块, 对比使用四象限和现在的区别就在于, 现在使用任务的重要程度来区分先后顺序的比例减少了, 更多的是由自己当下发挥

现在我使用任务的重要程度来区分先后顺序的常见惯例是, 我正在做某件事, 突然接到一个新任务, 那么这时我就会按照任务的重要和紧急程度来决定是否要放下手上的这件事而去做新接的任务

不过我, 除了考虑任务的重要和紧急程度, 还会去想的一个问题就是, 如果现在不做这件事, 是否会影响之后任务的执行, 另外如果新接的这个任务能够在几分钟内完成或者这件事并不需要我来完成, 而是需要我转告给另一个同事, 那么这时我也会放下当前正在做的事情, 去做新接的任务

不过当你真正做任务管理的时候, 你会发现我们除了考虑任务的重要紧急程度以外, 还有很多其他的方案可以选择, 并且如果你真的完全按照任务的重要和紧急程度去做, 也不见得就好, 因为任务的重要程度是会变化的, 也许某件事对于今年来说是重要的, 但有可能后来因为某些原因导致那件变得没有多少必要了, 所以留有一定的自由选择也是很有意义的

在任务管理方面我主要使用的方法是, 收集, 记录, 整理, 执行, 当然, 如果要做的那件事很够在1,2分钟内就完成, 那么我就不会去记录, 而是直接把它做完

时间记录法

其实, 我除了每天会去写任务列表外, 还有一件比较重要的就是, 我会把每件事花费的时间记录下来

记录的方式是参考的柳比歇夫的时间记录法, 柳比歇夫是一位苏联的昆虫学家, 但大多数人认识他的原因并不是因为他是昆虫学家, 而是因为他的时间记录法, 有本书叫做<奇特的一生>, 里面讲述了柳比歇夫56年如一日的通过记录每天的时间花费情况做统计, 然后将统计后的结果进行分析, 最后根据分析的结果去安排自己的时间

时间记录法的规则很简单, 就是将每天做的事情和花费的时间记录下来, 这些记录下来的会被作为下一次计划任务时的一个参考, 如果是按照柳比歇夫的做法, 那么我们还需要定期对这些做过的事做一次回顾

在使用时间记录法的一段时间后, 我通过记录的这些数据了解到自己在哪些方面浪费的时间比较多, 以及每天真正花在做事的时间上有多少, 当有一定的数据后, 我就可以算出平均每天有多少时间是有效的, 有效时间, 指的是, 抛除那些不可工作后的时间, 比如走路,喝水, 等

当我知道了自己每天有多少有效时间后, 我就可以拿当天记录的数据与有效时间做个比较, 看是多了还是少了, 如果是少了, 那么就应该去看是在哪些地方花费的时间比较多, 并做好总结避免下次再出现这种情况

通过时间记录法, 我们还可以了解到某类事情需要花费多少时间,比如之前我看某种类型的书籍需要花费3小时, 那么在下一次我要看类似书籍的时候就能够估计出一个大概的时间了, 如果我之前没有做过这方面的记录, 那么我就只能是瞎猜

有了数据后, 我可以更合理的去安排下一次计划, 不至于将一天安排的过多或过少, 之所以可以更合理的去安排下一次的计划, 就在于我之前做过类似的事情, 并有相关的记录, 因此现在再去做类似的事情心里肯定是有个大体的数的

时间记录法还有一个好处, 那就是你能够分析出, 你对某类事情的兴趣增减情况

番茄工作法

在工作中, 我们常常会因为无法专注的去做某件事而苦恼, 那么这时可以考虑番茄工作法

番茄工作法是一套工作流, 其目的是提高专注力, 以及合理的安排休息时间, 番茄工作法的原理是将一天分为多个番茄, 一般每个番茄为25分钟, 每做完一个番茄就休息5分钟, 一旦开始某个番茄, 就不能被中断, 如果被中断, 那么这个番茄将被作废, 需要重新开始, 在你准备使用番茄时, 需要确保你的时间不会被他人打扰, 如果无法确定那么就不要使用了

不过在实际情况中, 往往25分钟是不可能的, 比如我在编程中, 往往一写就是几个小时, 比如5月1号的下午, 我从4点左右开始写某个东西, 结果一写就到晚上7点左右了, 当然长时间做电脑旁是不太好的, 但往往就控制不住自己, 比如写到一半多的时候, 就想着都快写完了, 干脆写完好了, 反正很多时候就是这样

尽管说番茄工作法的时间分配并不适合我, 但是我依然喜欢番茄工作法, 因为虽然我可以长时间的去做某件事, 但是并不代表我可以始终专一的去做那件事, 时常在做那件事时, 做着做着就去弄了和它不相关的东西, 正因为有这一点, 我才认为说, 番茄工作法对我依然是有益的, 只是它和四象限一样我不需要完全去按照官方推荐的做法去执行而已

另外它推荐的休息时间, 也是比较不错的, 因为长时间的工作真的不是太好, 尽管我现在还没有做到, 但我现在也在开始准备往这方面去考虑, 怎么安排会比较合适

在你刚开始使用番茄工作法时, 可能会产生一些焦虑感, 容易让你去想现在还剩多少时间, 不过在你使用一段时间后, 焦虑感会逐渐消失, 当然这也可能是我个人情况, 如果你没有产生自然是好的, 如果产生了也不必惊慌

结语

有一天你会发现, 不管我们如何做时间管理, 我们永远都不可能会有将任务做完的一天, 甚至会让你的事情变得越来越多,所以在装进杯子里面之前, 看看装进去的是什么, 不要为了装满杯子, 而把什么都往里面塞

然后问问自己,需要那么多时间做什么, 因为如果你不知道你为什么要那么多时间, 那就是给你很多空闲的时间, 那也只会是浪费

关于时间的分享就到这了, 最后我还想说的是:

有时我们容易过早的去拒绝一些新鲜的事物, 但这样做的结果就是, 我们少了一种新的可能性, 在没有实际用过它之前, 我们往往不知道它到底有什么用, 或者说用还是不用它,对我们有什么改善, 然而如果你没有去用它, 是不太可能想明白的, 理性的做法是自己试验一段时间，看看是否真的有效

给它一个公平的机会, 也给自己一个改变自己的机会, 不管现在你认为它是好的还是坏的