邮件合并法

Posted 2021-01-14 cookiewu

产生背景：

　　在日常生活中，经常要处理一些相同或相似的工作，比如：单位向外大量发送公函，在学校要给大量的学生邮寄录取通知书；在公司要给大量的客户寄送邀请函；在结婚时要给大量的朋友寄请帖等等。这些生活或者工作中碰到的事情有个相似的特点：就是发送和制作的量可能很大，且大部分内容相同或相似，如果逐一手工完成，工作量太大，微软为了解决这些问题，就在word里提供了邮件合并功能。

　　虽然刚开始该功能在其他领域往往并没有和邮件邮编等产生直接联系，但是随着时间的发展和工作的多样性，邮件合并因为这些发送公函、邮件等事件应用得越来越多，所以邮件合并这个名字一直沿用到现在。

功能：

　　批量处理、批量制作、批量输出等。

应用领域：

　　1、批量打印信封:按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

　　2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

　　3、批量打印请柬:同上。

　　4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。

　　5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

　　6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

　　7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

　　8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

　　总之，只要有数据源(电子表格、数据库)等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!

邮件合并的前提条件：

　　必须有主文档：一般就是一个普通的word文档，因为只有word才提供邮件合并的功能，文档可以包含页眉页脚、批注、表格、水印、图片等信息，页数可以一页或多页，文档纸张大小和方向也可以不一样。

　　必须有数据源：在合并过程中，提供数据的文件称为数据源，可以是Excel表格，可以使数据库中数据，可以是word文件或者文本文件等，虽然数据源的链接方式大同小异，但是数据源的文件制作一定要规范，且都有相同的特征：二维表格的特征。

如何制作邮件合并：

　　1.制作数据源

　　2.制作主文档

　　3.利用word的邮件合并功能合并需要的邮件：

　　　　①选择主文档类型

　　　　②链接数据源

　　　　③插入数据字段（域）

　　　　④预览结果（不是打印预览）

　　　　⑤合并