沟通技巧系列 - 入门篇

Posted 2020-10-16

了解沟通技巧

沟通的目的是清楚而明确地将你的信息传递给他人。

沟通需要消息的发送者和接收者共同的努力。这是一个充满错误的过程，信息经常被接收者误解。如果没有发现，就会造成巨大的困惑，浪费精力和错失良机。

实际上，只有当发送者和接收者都了解到沟通的相同信息时，沟通才是成功的。

通过成功地传达您的信息，您可以有效传达您的想法。 如果不成功，您所传达的想法并不一定会反映出您自己的原本想法，从而导致个人和专业方面的沟通障碍。

在最近对拥有5万多名员工的公司的招聘人员进行的一项调查中，沟通技巧被认为是选择经理人的唯一最重要的决定性因素。匹兹堡大学卡茨商学院进行的这项调查指出，沟通技巧，包括书面和口头表达，以及与他人合作的能力是促成工作成功的主要因素。

尽管对沟通技巧的越来越重视，许多人仍然为此而斗争，无法有效地传达自己的想法 - 无论是口头还是书面形式。这种沟通障碍使他们几乎不可能在工作场所进行有效的竞争，并妨碍职业发展。

传递信息是最重要的。要做到这一点，你必须了解你的信息是什么，你要传送给什么观众，以及它将如何被感知。你还必须权衡在你的交际环境中，如情境和文化背景。

沟通技巧 - 消除障碍的重要性

在沟通过程的每个阶段（包括发送者，消息，渠道，接收者，反馈和上下文 - 见下图），沟通障碍都会出现，并有可能造成误解和混淆。

 

 

为了成为一个有效的沟通者，让你的观点没有误解和困惑，你的目标应该是在这个过程的每个阶段减少这些障碍的频率，清晰，简洁，准确，有计划的沟通。 我们遵循以下流程：

发送者

作为消息的来源，你需要清楚你为什么要沟通，以及你想要沟通什么。您还需要确信您所传达的信息是有用和准确的。

信息

该消息是您想要沟通的信息。

编码

这是将您想要传达的信息转换成可以在另一端发送并正确解码的过程。您在编码方面的成功部分取决于您清楚而简单地传达信息的能力，还取决于您预测和消除混淆源（例如，文化问题，错误的假设和缺失的信息）的能力。其中一个关键部分是知道您的听众：不明白您与谁沟通会导致被误解的信息。

渠道

信息通过渠道传达，口头包括面对面的会议，电话和视频会议; 书面包括信件，电子邮件，备忘录和报告。

不同的渠道有不同的优势和劣势。例如，口头提供一长串的指示并不是特别有效，如果你用电子邮件强烈批评某人，你很快就会出现问题。

解码

正如成功的编码技巧一样，成功的解码也是如此（例如，需要花费时间仔细阅读信息，或主动听取信息）。正如编码错误可能引起的混淆一样，解码也可能产生于解码错误。如果解码器没有足够的知识来理解消息，情况尤其如此。

接收器

你的信息被传送给你的听众的个人成员。毫无疑问，你要记住你希望你的消息从这个观众那里得到的行动或反应。但请记住，这些人中的每一个人都会带着思想和感情进入交流过程，这无疑会影响他们对你的信息的理解和回应。要成为一个成功的沟通者，你应该在发表你的信息之前考虑这些，并采取适当的行动。

反馈

你的听众将会为你提供反馈，口头和非语言的反应。密切关注这个反馈，因为它是唯一让你确信你的听众已经理解了你的信息的东西。如果您发现有误解，至少您有机会再次发送消息。

上下文

您的消息传递的情况是有上下文。这可能包括周边环境或更广泛的文化（企业文化，国际文化等）。

在所有阶段消除障碍

为了有效传达你的信息，你必须致力于打破沟通过程中每个阶段存在的障碍。

我们从消息本身开始。 如果您的消息太冗长，杂乱无章或者包含错误，则可能会导致消息被误解。使用不好的口头和肢体语言也会混淆消息。

上下文中的障碍往往源于提供太多信息的发送者太快。 如果有疑问，通常更少。 最好要留意别人的时间要求，特别是在当今这个繁忙的社会。

一旦你明白了这一点，你需要努力了解你的听众的文化，确保你可以在你自己的组织内，在这个国家，甚至在国外，把你的信息传达给不同背景和文化的人。

7 Cs的沟通

当今社会，每个人都需要和别人合作沟通，想想你在一天中与人沟通的频率。你写电子邮件，主持会议，参加电话会议，编写报告，设计演示稿，与你的同事辩论......

在工作中，我们可能花几乎整整一天来进行沟通。 那么，我们怎样才能提高生产力呢？我们可以确保以最清晰，最有效的方式进行交流。

这就是为什么7 Cs的沟通有帮助，7 Cs提供了一个清单，确保您的会议，电子邮件，电话会议，报告和演示文稿能够清晰的创建并且传达信息给到您的听众。

根据7 Cs，沟通需要是：

1. Clear - 明确。
2. Concise - 简洁。
3. Concrete - 具体。
4. Correct - 正确。
5. Coherent - 一致。
6. Complete - 完整。
7. Courteous - 有礼貌。

1.Clear - 明确

在写信或和某人讲话时，要清楚你的目标或信息。你和这个人沟通的目的是什么？如果你不确定，那么你的听众也不会确定。

要清楚，尽量减少每个句子中的想法的数量。确保你的读者很容易理解你的意思。人们不应该为了理解你想表达的意思而自己做些假设。

坏例子

你好，John，

我想给你写一个关于在你的部门工作的Daniel的简短说明。他是一个很棒的同事，当你有时间的时候，我想和你谈谈更多。

这封邮件是关于什么的？我们不确定。首先，如果John的部门有多个Daniel，John不会知道来信者的意思。

接下来，Daniel在做什么，具体来说，这真是太棒了？我们也不知道。这是如此模糊，约翰肯定会回信去了解更多的信息。

最后，这封电子邮件的目的是什么？来信者只是想有一个关于Daniel的闲聊，还是有一些更具体的目标吗？这个消息没有意义，所以有点混乱。

好例子

你好，John，

我想给你写一个关于在你部门工作的Daniel Kedar的简短说明。最近几个星期，他利用自己的时间帮助IT部门完成了几个紧急的项目。

我们有一个艰难的升级项目，将在未来三个月运行，他的知识和技能将被证明是非常宝贵的。我们可以请他帮忙做这个工作吗？

我希望能和你谈谈这件事。什么时候最好打电话给你进一步讨论？

第二个信息更清晰，因为读者有他需要采取行动的信息。

2.Concise - 简洁

当你的沟通时你坚持要点，并保持简短。当你可以三句话传达你的信息时，你的听众不想听到六句话。

有没有可以删除的形容词或“填充词”？通常可以消除“例如”，“你看”，“绝对”，“我觉得”，“字面意思”，“基本上”或“我的意思”这样的词。
有没有不必要的句子？
你用不同的方式重复了几次？

坏例子

Hi Matt，

我想和你们谈谈我们上周四计划的电子邮件营销活动。我真的认为我们的目标市场肯定是想看到公司的慈善努力。我认为这可能会产生很大的影响，而且会停留在比销售更长的时间内。

例如，如果我们谈论公司努力实现可持续发展，以及我们在当地学校所做的慈善工作，那么我们希望吸引的人们将会更长时间地记住我们的信息。影响会更大。

你怎么看？

杰西卡

这封电子邮件太长了！有重复，有很多“填料”占用空间。

好例子

看看我们简洁的时候会发生什么，去掉填充词：

Hi Matt，

我想快速讨论我们上周四分析的电子邮件营销活动。我们的目标市场将希望了解公司的慈善事业，特别是我们的目标是成为可持续的，并帮助当地学校。

这将产生更大的影响，并且会比传统的销售时间更长久。

你怎么看？

杰西卡

3.Concrete - 具体

当你的信息是具体的，那么你的观众就清楚地知道你在告诉他们什么。有细节（但不是太多！）和生动的事实，并有激光般的焦点。你的信息是坚实的。

坏例子

考虑这个广告文案：

午餐盒向导将为您节省时间每一天。

像这样的声明可能没办法销售掉一件商品。没有激情，没有生动的细节，没有什么创造情感，也没有什么能够告诉听众他们为什么要关心。这个信息不够具体，不能有所作为。

好例子

你每天花多少时间来包装孩子的午餐？不再需要了！每天只要从冰箱里拿出一个完整的午餐盒，给你的孩子一个健康的午餐，有更多的时间玩耍和阅读！

这个版本更好，因为有生动的图像。观众可以把照片花在与孩子相处的时间上，而父母可以与之争论什么？并提到产品存放在冰箱里解释了这个想法是如何实际的。通过这些细节，消息已经生动起来。

4.Correct - 正确

当你的交流是正确的，它符合你的观众。正确的沟通也是无误的沟通。

你使用的技术术语是否符合受众的教育水平或知识水平？
你有没有检查你的写作是否有语法错误？请记住，拼写检查器不会抓住所有的东西。
所有名称和标题拼写正确吗？

坏例子

Hi Daniel，

非常感谢今天在午餐会见我！我喜欢我们的保护，我期待在我们的项目上前进。我相信这两周（two-weak）的期限不会是一个问题。

再次感谢，我会尽快与您联系！

敬上，

杰克米勒

如果你快速阅读这个例子，那么你可能没有发现任何错误。但仔细观察，一个错误是使用弱(weak)而不是一周(week)。

拼写检查器不会发现这样的错误，这就是为什么校对一切都是非常重要的！

5.Coherent - 一致

当你的沟通是一致的，这是合乎逻辑的。所有的点都与主题相关联，文本的语调和流程是一致的。

坏例子

崔西，

我想给你写一个关于你上周完成的报告的快速记录。我把它交给米歇尔来检验，她想确保你知道我们星期五的部门会议。我们将为新员工手册创建一个大纲。

谢谢，

米歇尔

正如你所看到的，这封电子邮件并没有很好地传达它的观点。米歇尔对崔西报告的反馈在哪里？她开始提起这个问题，但后来她把话题转到了星期五的会议上。

好例子

崔西，

我想给你写一个关于你上周完成的报告的快速记录。我把它交给米歇尔来检验，她让我知道你需要做一些改变。她会在今天下午晚些时候通过电子邮件发送给她详细的评论。

谢谢，

米歇尔

请注意，这就是一个很好的例子，并没有提到星期五的会议。这是因为会议提醒应该是一个完全独立的电子邮件。通过这种方式，崔西可以在她做出更改后删除报告反馈电子邮件，但将有关会议的电子邮件保存为提醒。每封电子邮件都应该只有一个主题。

6.Complete - 完整

在一个完整的信息，观众有他们需要的一切通知，并在适用情况下，采取行动。

您的信息是否包含“号召行动”，以便您的听众清楚地知道您希望他们做什么？
您是否包含了所有相关信息 - 联系人姓名，日期，时间，地点等等？

坏例子

嗨，大家好，

我只是想给大家提醒一下我们明天会面的事情！

回头见，

克里斯

这个消息不完整，原因很明显。 什么会议？ 什么时候？ 哪里？ 克里斯已经留给了他的队伍一份含糊不清的信息。

好例子

嗨，大家好，

我只想提醒你明天的新远程办公会议。 会议将在二楼会议室的上午10:00举行。 如果你不能参加请提前让我知道。

回头见，

克里斯

7.Courteous - 有礼貌

礼貌的交流是友好的，开放的，诚实的。没有隐藏的侮辱或被动攻击性的声调。你牢记你的读者的观点，而且你对他们的需求感同身受。

坏例子

杰夫，

我想让你知道，我不明白你的团队在我们每周的会议上为什么总是主导讨论。我有很多项目，我也需要时间来讨论我的团队的进展。到目前为止，感谢你的部门，我在会上什么都没有做。你能确保他们下周为我和我的团队留点时间吗？

谢谢，

菲尔

这很不礼貌！像这样的消息可能会开始办公室范围的战斗。而这封电子邮件只会造成不好的感觉，降低生产力和士气。即使在困难的情况下，一点点礼貌也可以帮助你走得更远。

好例子

嗨，杰夫，

我想给你写个简短的说明来帮个忙。在我们的每周会议中，你的团队在突出他们的进展方面做得非常出色。但是，这使用了一些可用于我的团队来突出他们的时间。如果您可以每周给我的团队多一点时间来完整说明他们的进度报告，我将不胜感激。

非常感谢，请让我知道如果有什么我可以为你做的！

敬上，

菲尔

这封电子邮件礼貌友善，在办公室传播不良感受的机会很少。

我们所有人每天都在交流。 我们沟通的越好，我们对客户，老板和同事的信誉就越高。
使用7 Cs沟通作为您所有沟通的检查清单。 通过这样做，你会保持明确，简洁，具体，正确，一致，完整和有礼貌。