如何进行团队沟通

Posted 2021-01-06 hqing

1、团队沟通的意义：

●据统计，在工作和生活中，70%的错误是由于不善于沟通, 或者是不善于谈话造成的，卡耐基说过：‘沟通的最高境界是： 说，要说到别人很愿意听！ 听，要听到别人很愿意说! ●在日常生活中，一个人只有与他人准确、及时地沟通，才能建立起牢固的、长久的人际关系，进而能够使得自己在事业上左右逢源、如虎添翼、最终取得成功。

●在实际开发中，在项目启动前期，最重要的工作莫过于了解客户的需求，在需求调研时，在与客户进行问卷调查、访谈、开需求会议时都离不开有效的沟通。在项目开发过程中，项目组成员之间的沟通更直接地影响着软件生产的效率和质量。

●在软件开发中，如何才能进行及时有效的沟通？在实际开发中，因为软件工程师的工作与很多岗位有交集，所以与其沟通、交流的岗位相对比较多，主要有项目经理、架构师、客户、测试工程师、运维工程师、其他软件工程师、Ul设计师等，在一些公司可能还需要与产品经理和质量工程师进行沟通。

●团队沟通的原则： 　　★在开发过程中，不论在与客户、领导还是同事交流时，首先要思路清晰，明确自己想表达什么，自己的观点是什么，在表达时要简单明确、有条理。没有人愿意听漫无目的、喋喋不休的论述，所以这也是 "职业素养训练” 部分要求大家锻炼沟通表达的目的。另外，团队中的每一个成员必须确，我们所做的都是为了把工作做得更好，所以有问题只针对事不要针对人。 　　eg：测试工程师测试时，发现你的 Bug 很多，反馈后，你就要进行确认并修改，此时我们不能认为测试工程师是和我们过不去，测试Bug是他们的职责，我们要做的就是提高技术水平，写出更高质量的程序； 　　　　★在工作中团队成员间的沟通要遵守以下几个原： 　　　　　　1）、绝不口出恶言，不说不该说的话； 　　　　　　2）、不批评、不指责、不抱怨、不攻击、不说教； 　　　　　　3）、有错就承认，勇于承担责任； 　　　　　　4）、表达清晰，简单明确；

●与上级沟通：   ★在企业工作中我们发现，软件工程师在与同级的同事沟通时一般比较顺畅、轻松，而与上级沟通时常常存在一些障碍，以下是与上级沟通时的方法和思路： 　　◆沟通要真心、坦诚、尊重、服从上级、但不吹捧 　　◆不要唯唯诺诺，不要恃才傲物 　　◆不要怕说，要敢于说 　　◆要主动报告，让上级对工作进度了如指掌 　　◆主动而不越权 　　◆需要上级提供帮助时，要明确提出 　　◆不发牢骚，不要只提问题，而没有解决方案 　　◆真诚接受批评，要有气量，没必要顶嘴也不要不在乎， 　　★在任何一个团队中，你的上级都希望你能脱颖而出，能承担更多的责任。当你能做得更多、做的得更好时，你在团队中的影响力就会提升，发展空间就会越大；

2、团队沟通的形式：

●在开发过程中，软件工程师常用的沟通方式一般有当面沟通、会议沟通、邮件沟通和文档沟通等； 　　如图:

●当面沟通： 　　★不论是在工作还是生活中，当面沟通都是最常用的沟通方式。尤其在工作中，当面沟通是一最有效的沟通方式，可以降低沟通成本在。 　　★在一些软件开发企业中，有一种奇怪的现象：很多软件工程师在开发中，遇到问题习惯上网寻找答案，并不向有经验的同事请教。上网查找解决方法是一种独立解决问题的能力，值得肯定，但有时候对于一些与业务相关的问题，网上是没有现成答案的，这时候希望你能虚心向身边有经验同事请教，不要觉得请教别人问题就显得自己无知。每个人都是从初级程序员成长到高级程序员，只要你努力技术水平很快就会提升，当前重要的是按时、高质量地完成工作任务，所以软件工程师与同事当面沟通要注意的第一条就是要虚心，不嘲讽别人。 　　★在工作中，当面沟通不是唠嗑、聊天，软件开发是脑力劳动、大家需要一个安静、平和的环境，所以在与同事当面沟通时不要声音太大、时长太久而影晌别人，要针对问题核心进行交流，提高沟通的效率； 　　★在当面沟通过程中，如果与对方意见达不成一致时，不要争论，争论对于问题的解决没有任何的意义，正确的做法是向上反映请示领导，在向领导反映问题时不要抱怨对方，更不能说对方的坏话，做到对事不对人。如果是技术问题， 则要通过技术手段验证你的观点；

●会议沟通： 　　★作为软件工程师，可能要参加各种名样的会议、如项目启动会、需求调研会、需求评审会、项目组立会、项目组临时会议、项目总结…… 　　★对于软件开发团队来该如何高效地召开会议是管理者要解决的一个重要问题，以下通过项目组会议和立会说明如何提高会议的效率： 　　　　1）、项目组会议： 　　　　　　▲在召开项目组正式会议前，先要明确以下几点： 　　　　　　▲会议主题是什么，根据这个主题确定需确定需要哪些人参加, 不要邀请无关的人； 　　　　　　▲确定会议时间，确认参会者都有时间参加； 　　　　　　▲确认会议时间有空闲的会议室； 　　　　　　▲根据会议内容预估会议时长； 　　　　　　▲由谁主持，由谁做会议纪要； 　　　　　　▲会前参会者需要提前做哪些准备； 　　◆当我们想清楚这些内容后，那我们的会议基本上就是有准备、有目的的，接下来发送会议通知， 　　◆会议通知一般要提前半天或一天发送给所有参会者并抄送给上级领导，以便大家有充分的准备并安排好自己的工作。如果会前需要大家提前阅读相关资科，要将资料以附件的形式发给参会者，并要求大家在会前阅读。在会议通知的正文中，要写清楚会议的主题、会议时间段、会议地点、会议主持人、会议小秘书 (做会议纪要) 及会议纪律等； 　　◆在召开项目绍会议时，会议主持人和参会者要围绕会议主题进行讨论发言，会议主持人要负责会议纪律，避免在会议中讨论与本次主题无关的内容，应把会议时间控制在预估时间内，避免拖延。 　　◆在会议过程中，参会者需要积极发言提出自己的见解，发言时要注意突出重点，思路清晰，表达简单且准确，不准出现会上保留意见，会后拒不执行等阳奉阴违的现象； 　　◆在会议中，会议小秘书应该详细记录会议过程，包括分配给各个参会者的任务、形成的决议、待确认或待解决的问题等，会议小秘书应该在会后尽快整理出会议纪要，提交会议主持人审核会议纪要发送给所有参会者，并抄送给主管领导； 　　◆所有参会者必须严格执行会议中形成的决议、安排的工作，项目经理要对决议执行情况和待解决的问题进行跟踪；  　　2）、立会： 　　　　◆项目组各种正式或临时会议可以起到集中解决问题、形成统一思想的作用，但过多，过于频繁和冗长的会议肯定会影响工作效率，影响整个团队的战斗力。针对这个问题，在软件工程 Scrum敏捷软件开发模型。 　　　　◆以下对每日立会做详细说明，极力推荐同学们在学习、工作中采用这种沟通方式： 　　　　　　⑴、立会形式： 　　　　　　　　☉每日立会是在每天早上开始工作前，所有项目组成员站着围成一圈 (所以称为立会)，每人利三分钟左右时间简述昨天做了什么工作，遇到什么问题，今天要做什么工作，需要什么支持等。项目经理和项目组成员可以对其他成员遇到的问题进行解答，项目经理也可以在立会上给项目组成员安排工作。 　　　　　　⑵、立会召开要求：         　　　　　  ☉立会不要变成工作汇报，每日立会期待的发言应该是双向的，每个成员都应该积极说出自己的工作情况和遇到的问题，并期待别人对自己的问题给出建议和反馈； 　　　　　　　　　　☆在立会发言时，每个成员不能报喜不报忧，要主动说出自己的问题和建议，以便得到及的帮助和支持； 　　　　　　　　　　☆立会开的时间不宜太长，应该按每人三分钟左右确定总时间； 　　　　　　　　　　☆立会中不宜解决细节问题，细节问题只说解决方法和思路，具体解决应该放在会后。例如你在开发中遇到一个技术难题，项目经理可以安排某个成员在会后帮你起解决，而不该放在会上长时间讨论； 　　　　　　　　　　☆在召开立会时，项目经理或会议主持人要把握时间，注意立会纪律，不说无关内容或讨过于细节的内容。 　　■立会可以安排项目组成员轮流主持并做简单会议纪要，在会后由主持人将每人的工作进度，遇到的问题，解决方法和思路、今日工作等内容，以邮件方式发送给立会所有成员，可抄送给主管领导； 　　　　　　⑶、立会的好处： 　　　　　　　　☉通过每日立会，可以快速让项目组成员尽快把心收到工作中，进入工作状态； 　　　　　　　　☉通过每日立会，可以让项目组成员快速回忆昨天的工作，能很好地规划今天的工作并分清重点。 　　　　　　　　☉通过每日立会，项目组成员可以及时交流，了解彼此的工作进度及出现的问题，并有利于问题的及时解决； 　　　　　　　　☉通过每日立会及会议纪要，可以让项目经理或部门经理及时了解项目进度，项目组成员每日的工作内容等，降低管理成本； 　　　　　　　　☉通过每日立会，项目经理和部门经理可以及时发现问题，做好风险控制，更好地协调资源。 　　■调资项目组每日立会可以提高项目组沟通和工作效率，可以减少项目组会议的频次，针对不同的公司、不同的项目、不同的公司文化，以及团队的成熟度不同都可能决定团队然每日立会有所不同；所以，各个团队需要根据自己团队的特点对每日立会进行改进，以适应自己的团队。例如，有的团队在召开每日立会时，可以请测试工程师和质量工程师等与项目组工作有交集的同事参加； 　　▲总之，只有持续地探索，总结和不断地小步改进，才能找到适合本团队的模式；

●邮件沟通：邮件沟通是每个公司都会使用的沟通方式几乎每个公司都有自己的专用邮箱，在一些公司有些员工对邮件沟通的依赖程度甚至已经超越了当面沟通；    ◆以下是编写工作邮件需要注意的事项：       ▲工作邮件时，先要根据发送的内容确定该邮件是否要抄送给其他人； 　　▲必须编写邮件主题，邮件主题应该简明扼要，能体现邮件的核心内容； 　　▲确定邮件是否要添加附件。对于工作邮件，尽量将内容展现在正文中，在公司内部也可携带附件，但在正文中需要说明附件中所含文件的内容及用途； 　　▲编写称呼，称呼要符合公司的文化。例如，从事的是教育工作，同事之间习惯"老师" 称呼，有些公司习惯称呼 "先生"、 “女士’等。不同的公司文化差异比较大， 男女同事之间也存在差异，所以在发邮件之前可以问一下同事，避免引起尴尬； 　　▲邮件正文应该简单明了，不要长篇大论，如果内容过长，建议当面沟通； 　　▲在邮件模板中应该编写你的签名，签名中可以包含你所属的部门，你的职务，公司地址，你的电话等。这样做可以让收件A方便地知道你的信息，如果需要电话沟通也可以很方便联系你，另外，编写签名也可以表现出我们很专业， 　◆在团队中，邮件沟通可以使用在以下场合：       ▲发送各类通知，会议纪要，传送文档，资料； 　　▲在当面沟通后使用邮件对沟通结果进行确认. 以防对方忘记； 　　▲对简单事务进行沟通； ◆在工作中，应该避免就一个问题使用邮件频繁沟通或争论，这样只能让事情变得更糟糕。另外，对于一些不容易在邮件中说清楚的事情和重要的事情，建议要当面沟通，要知道你发送了邮件不代表对方马上就能看到，可能他此时并不在电脑前，所以重要的事情在发送了邮件后要电话或当面确认。即便如此，在工作中邮件还是主要的交流、沟通工具；在工作时间要保证邮箱全天打开。设定时接收 (三分钟一次) , 避免耽误事情；

●文档沟通： 　　◆每一个项目组都有适合自己团队的管理方式。在一些公司为了避免项目风险，还会使用一些文档作为沟通的手段，如要求员工每天下班前提交日报，每周提交周报； 　　◆日报不仅仅是用来填写的，更重要的是能提前发现项目进度风险；当有突发事件，如需求变更，人员变动等发生时，可以及时调整，保证项目进度。 　　◆实际开发过程中，一些较大项目都拥有数十或数百的成员和模块，一天的延迟可能会迅速叠加，并且产生各种各样的难以预料的问题。而这些问题的严重性往往超过了团队可以恢复的程度，无是小团队还是大团队，日报可以跟踪项目，把工作分成一天或者两天的量。这样能够帮助团队成员更好地理解他们到底需要做些什么。日报也可以帮助项目经理提前发现问题，及时调整，更有效控制整个项目进展过程； eg：一份完整的工作日报： ★日报将放在项目管理工具上，由小组组长维护。小组内人员每天下班前，填写工作日报，由组组长汇总，负责交付项目经理； 　　▲下面对日报进行说明： 　　　　To: 接收者； 　　　　From：发送者； 　　　　部门/项目：所属的项目组名称； 　　　　日期：填写日报的日期； 　　　　问题与风险：当日完成任务中遇到的问题和问题可能引发的风险； 　　　　变更：当日是否按照前日制订的计划执行，如果不是，则需要详细说明计划变更后的内容； 　　　　完成的工作： 当日主要完成的工作任务； 　　　　明日计划：次日需要完成的工作任务； 　　　　意见和建议：对项目的意见和建议； 　　　　度量: 对软件项目进行数据定义，收集以及分析的持续性定量化过程，主要包含预算修订，极度修订，获得价值； 　　◆编写日报的基本步骤： 　　　　1、必须清楚日报在每天下班前提交； 　　　　2、先填写当日完成的任务、进度情况； 　　　　3、填写当日完成任务过程中遇到的问题及如何解决，有无办法解决问題，详细描述； 　　　　4、制订明日计划； 　　◆在我们的阶段项目开发过程中，日报管理以小组为单位，组长和组员的职责如下： 　　　　★组长的职责： 　　　　　　☉负责督促组员填写日报； 　　　　　　☉负责对当日计划执行情况进行描述； 　　　　　　☉负贲明日的工作计划安排卜； 　　　　　　☉负责汇总当日已经解决的问题和遗留的问题； 　　　　　　☉负贵将汇总结果提交教员； 　　　　★组员的职责： 　　　　　　☉按时填写日报； 　　　　　　☉如实填写日报的各项内容； 　　　　　◇组员每天下班前提交当日日报给组长，组长负责整理当日日报，同时将汇总结果提交给教员，教员根据各小组日报情况，进行小组日报评价，同时给各小组日报打分，此分数会作为小组成绩录到最后的阶段项目答辩成绩中；