为什么你的项目总是延期?

Posted 2020-12-23

随着项目管理在企业中的广泛应用，它对于企业内部效率以及经济效益的提升扮演着越来越重要的角色。

有调查分析显示，使用软件辅助管理项目的企业中，项目可以顺利验收的比率是92.5%，而不使用软件管理的，项目成功率只有72.7%。

保质保量按时完成项目是每个项目管理者最基本的目标，但在实际项目开展工作中，类似以下情况导致工期延时的例子比比皆是。企业应该怎样做才能使项目如期按质按量完成？

小王是某小公司的项目经理，前段时间公司在筹备一个内部项目，项目正式实施后被公司任命为项目经理。

但使小王感到无奈的是：其他职能部门的经理虽然为该项目安排了时间和人手，但他们同时也忙于其他项目，而且部分经理有时需要使用同样的项目资源。

项目进度已经落后预期一个月，但还没有成型的单元完成，公司管理层对项目拖期问题很关注，同时对项目的需求也时不时有变动，小李不得不花大量时间解释存在的问题和补救计划。

由于是公司内部临时组建的团队，团队成员间并不熟悉，相互交流较少，很多时候项目的准确信息不能及时同步到团队内部，同一个问题甚至被反复询问，耽误了不少时间。

三个月后，项目仍然没有大的进展，当项目进度严重延期时，小王更是被告知要在一天内重新规划项目……

毋庸置疑，项目失控了，项目时间大大延长，但没有适当的项目管理流程和工具，经理们重复犯同样的错误，团队成员都感到筋疲力尽。最终，项目在超期半年之后，以预计费用的180%完成！

小王碰到的问题，相信很多项目经理都曾经遇到过，究其原因，主要是：
对项目需求把握不全面，随意增加或更改
对关键资源及关键依赖缺乏监管
团队间沟通不畅，获知的信息不对称
在项目管理过程中，最忌讳的是项目不断延期。长期延期会令项目组成员对项目丧失信心，资源成本浪费就不提了，更严重的甚至会导致项目失败。因此，做好项目管理十分必要。

1、当项目需求发生变更

很多时候，我们前期准备计划工作做好了，满怀信心准备按照计划来做的时候，总会有各种需求变更打断我们。

最怕的就是项目进入收尾阶段了，才提出需求要改，对于整个项目、整个项目团队成员来说，都是非常影响的严重打击。最后硬着头皮按照新的需求改了，但项目延期却不可避免了。

解决方法

如果在项目进行过程中要进行需求变更，需要尽量在前期提出。

在项目管理的过程中，当前期的需求和计划都确定后，项目经理不能只顾着进度追踪，也要阶段性地和需求方多沟通，让他们及时反馈意见。实在不能避免在项目实施过程中变更需求的，要建立起变更审批流程。

比如在CORNERSTONE项目管理软件的变更管理中，团队成员有需求变更的，明确好负责人、严重性等信息，然后提交变更请求。

变更请求提交给审批人进行审批，在审批通过后，负责人才能进行下一步的操作。同时，CORNERSTONE将会发送通知邮件给所有相关的用户。

2、当关键资源及关键依赖监管不力

项目开始实施后其实并不会按照原计划一一顺利进行。有时候是领导方面的原因，比如领导并不清楚具体的项目，也不知道项目的轻重缓急，优先让做别的项目，有时又催得紧导致项目质量出现差错不得不重新来过。

有时候是团队成员不清楚每个项目的具体内容与实施流程，还有就是对项目资源分配及使用情况不了解，包括人力、物力等，不能及时发现异常并处理，导致具体实施的时候问题多多，最后不得不拖延项目进度。

解决方法

项目实施前，既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系，以及为完成项目所要做的一些相关工作，例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

确定好关键时间节点与里程碑点。里程碑是指项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

同时把控好关键节点的流程进度，关键节点要责任到人，监督好进度的执行状况。

作为项目经理，你不可能每时每刻都跟踪每位成员的活动，这时候，可以借助管理软件来实现。

CORNERSTONE中的“仪表盘”可以帮项目经理发现资源的过度分配和资源不足，及时作出反应。

系统会自动根据项目计划分析关键路径，对关键路径上的活动进行标识，方便项目经理持续监控活动进度。

3、当团队间获知信息不对称

前期计划准备妥当，与领导沟通好了，团队成员也知道了计划，项目需求也确定不再变更了，本以为项目可以好好按照计划实施了，却没想到临时组建的团队内部出了问题！

解决方法

在项目管理的活动中，我们都有可能碰到尚未定义好的问题，沟通必不可少。

针对“问题”和“问题”的沟通、管理，CORNERSTONE在很多模块都内置了“讨论”功能，例如：讨论、项目、活动、可交付成果等当中。

讨论功能不但能帮助项目团队记录和讨论，还能帮助跟进问题的解决和转化，以及问题和其它项目工作的关联。

合理并且有效地运用项目管理软件，不仅可以让我们工作井然有序地进行，还能最大程度保证项目目标的达成。我推荐使用CORNERSTONE，它提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。