泛圈企业云盘帮助造价咨询企业的存储问题

Posted 2020-12-06

对于知识密集型的公司来说，企业的文档是重要的核心数字资产。随着信息技术的发展，文档作为企业生产、科研、经营等活动的真实记录和基础工作，在企业管理与发展方面正积极地发挥着重要作用。但是，如今，大多数企业有价值的文档散落在员工计算机、硬盘和邮箱中，并且随时都有丢失的风险。如何科学管理和合理应用企业文档已经成为企业信息化的关键。

目前对于造价咨询企业存储主要存在以下几个问题：
一、离职人员将项目文件带走或交接而导致项目对接不顺利。

二、同一个项目文件对不同业务部门的权限不同，文档很难保证只被相关人员看到，容易导致项目内容被泄露。

三、咨询服务业务地区范围广，出差家常便饭，而公司文件多、体积大，当使用移动硬盘空间不足，且发生损坏时，资料访问不便而且工作效率也降低。

四、一个项目通常需要3-5年，文档在外勤与内勤人员主要通过QQ、微信等社交工具汇报。历史对话文件易丢失，照片、文件有时效，过一段时间便打不开了，如保存或收藏又容易空间不足，项目总负责人难以掌控项目的进度。

泛圈企业云盘在帮助企业建立私有云存储和管理系统，帮助企业实现集中管理文档、强化安全、打造信息互通、驱动的协同办公环境。可以保证新员工可以在企业知识库中学习经验和成果，并迅速上手。企业云盘的知识库将企业员工与数据联系起来，允许文件流通，并产生更大的价值。

文件流转
企业云盘的催办和工作流功能实现项目文件在不同人员之间的流转，可以提醒相关人员查看进度；工作流程则是自定义节点和人员的文件流转，走完工作流程文件直接归档至原目录。企业云盘的工作可以管理公司工作任务及内部流程审批。

文件管理
企业云盘支持权限设置，咨询项目负责人对项目组人员按照其分工进行文档。 可以在企业云盘中创建一些共享文件夹，并为相应职位和相关人员授予不同的访问权限。负责项目的小组成员都能访问到该文件，有效减少不必要的文件传输过程，也防止了外部人员看到项目文件的可能。文档管理确保了在明确的分工下，文件能得到相应的保护。

随时随地办公
企业云盘支持多终端访问，可以随时随地跟办公室实现文件共享和协作。例如当项目技术人员进行跨省市的现场勘查业务，可以使用手机/iPad/笔记本电脑登录企业云盘访问到新的资料；利用企业云盘工作组发送现场照片，并与相关人员沟通工作；完成的勘察报告直接推送给相关人员。即使异地办公，也能和办公室人员进行文档紧密协作。

项目情况的了解跟进
过去，项目负责人与驻外技术人员只能通过手机沟通，来获取项目进展的详细信息。现在，项目负责人对项目文件夹设置关注，当技术人员上传项目文件时，负责人能实时收到企业云盘推送的文件动态提醒。项目负责人可根据同步的文件内容来了解项目进展。

人员离职，文件交接
泛圈企业云盘是企业日常文档协作平台，每个员工从文件新建、编辑、共享、删除等操作都在云中进行，日积月累，企业云盘成为了工作中必不可缺的中心位，入职员工可以在企业云盘中快速获取丰富的工作经验，而离职员工无法删除或带走这些文件。