如何用Excel做好项目管理？最后一点你一定要会

Posted 2023-04-05

参考技术A Excel是一个老牌又年轻的产品，说它老牌，是因为我们所有人，在拥有自己人生中第一台电脑时，第一个安装的软件就是office全家桶；

说它年轻，是因为这么多年了，它的使用率还是名列前茅。

熟悉老原的老粉都知道，我最喜欢看招聘JD，也喜欢让你们看招聘JD。

看多了招聘JD，你就会发现，我们管理类岗位除了硬性的PMP证书条件以外，还有一项非常重要的能力——熟练使用Excel等办公软件。

很多公司招聘项目经理，都会加上这么一条：要求熟练运用Excel，有时候甚至不提Project，也要写上会用Excel。

在这里，老原想问下有多少人知道这是为什么？

其实原因主要有两个：

第一是，领导或者甲方的电脑里不一定有Project，但Excel一定是人手一份。

其次是，不得不夸一句，Excel实在是太强大了，甚至可以说，其实项目中95%的问题，都可以直接用它搞定，只是很多人不知道而已。

今天的内容，主要分2个部分：

1、怎么用Excel进行项目管理？

2、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率。

废话不多说，今天老原现在就给大家讲讲怎么用Excel搞定项目，老原整理的 项目管理Excel模板 也别错过。私信老原即可领取。

一、Excel可以解决95%的项目问题

Excel在项目管理的全过程中，都扮演至关重要的角色，大概的一个流程我也整理成一张图，可以让大家更清楚的看到，每个环节中的Excel，都在做些什么？

相信看完上图，你应该就明白了，为什么老原会说95%的项目问题都可以通过Excel解决。

接下来的内容，老原建议上图对照接下来的文字进行展开理解。

01  Excel进行任务分解

其实，无论是使用excel，还是使用project，又或者是其他工具，第一步一定是任务分解。

只有学会分解任务，将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安排时间表。

正确分解任务，是项目成功的第一步，也就是WBS。

如何进行WBS分解： 目标→任务→工作→活动

至于要怎么用好WBS，这篇文章就不展开赘述了，大家可以回顾一下我之前关于WBS的分享。

推荐阅读：越高级的项目经理，越害怕自己没做好这件事

任务分解之后，你就可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。

02 用Excel搞清任务关联

在项目进行中，经常出现这种情况：同事急匆匆来找你，撂下一句，任务截止时间我完不成了，要延后X天。

对方这样做，可能还理直气壮：我都提前告诉你了，总不能不答应吧？

这时候，任务关联图就至关重要了。

你可以用这张表，有理有据的告诉他，这不是我一个人能决定的，你要看你背后的任务答不答应，它们的负责人答不答应。

你如果延后，你的后置任务B就无法如期开始，任务B延后呢，又会影响任务C无法正常开工……多米诺骨牌效应就是如此。

03 用甘特图优化任务分配

将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。

这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。也就是与负责人相匹配。

因此，在一个小项目里，我们可以为各种角色指定一个标志色，可以清楚到每个人的任务和进程进行认领

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

04  关键里程碑

所谓关键里程碑，是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。

如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

05  Excel一秒变Project——冻结窗格

Project做出来的计划表，在拖动查看视图时，日期行和任务行锁定能够在原地不动，其实Excel也可以做

Excel的窗格冻结功能就有同样的效果。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

二、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率

过多的功能也不多介绍，好用的东西在精不在多。

分享一些在我的实际工作中，真的有用的一些Excel小习惯/小技巧。

01 把Excel当word用

虽然这是一句玩笑话，表格真正的功能是数据处理好吗？

但现实工作中，一些信息放在Excel里会变得更加直观。这些信息，有一个统一的名字，叫做「清单」

相比Word，Excel在做文档方面确实有几个优势。

1- 信息梳理更清晰

2- 图片排版更方便

3- 表格分页很轻松

4- 记录数据易统计

02  Excel的一些职场好习惯

也很多同学会私下问老原一些Excel方面的问题，其实很多问题都源于习惯。

我也总结了几个Excel的好习惯，都非常非常的简单，简单到你平时都注意不到，但是一旦养成了习惯，除了让自己效率提升，更重要的，可以也让同事觉得你做事很让人放心。

1、工作表名称不要用sheet123

类似的，文件名字也不要用默认的【新建 Microsoft Excel 工作表】。

花5秒给表格起个名字，说明表格的用途，既方便自己，也可以减少和同事时带来不便。

2、给表格加个目录

学员表格发过来，打开一看十几个工作表，我基本就放弃了。

- 每个工作表是做什么用的？

- 问题出现在哪个表格中？

- 表格的相互关系是什么？

不同的工作岗位，这个信息差就像一座大山一样。

或许给你解答的项目管理问题很简单，但是对方不想翻过大山再给你解答。

3、修改表格时先另存备份

模板类的表格，使用之前一定要对空白表格、原始模板另存备份，谁用过谁知道，清空模板里的数据，也是一个体力活。

4、打印前先预览页数

每个用表格的人都有过这样的经历。

表格明明只有一页，打印出来有好几页，每页内容还不全。这是表格打印预览没有设置好。

这4个好习惯，背后其实是一些职场沟通合作的习惯。

第一，存档复盘的习惯。

对工作进行留档备份，总结优缺点，及时改进和提升。

比如：表格另存备份，打印前确认预览效果

第二，交付利他的习惯。

和同事合作时多为多方考虑一些，保证自己工作产出质量，对方接手更轻松、没有有疑惑。

比如：文件命名的习惯，不全选复制、先完成工作再研究高级方法。

话说回来，不管是用什么软件，完美完成项目的关键还是在于人。只有团队有足够的执行力，工具才能发挥出更大的价值。

项目经理是需要极强的沟通和协作的岗位，工作中多点“利他思维”，项目推进一定会顺利得多。

————

如何用宏给EXCEL文件加密码

我想就是用一个宏来给文件加密码，就是说刚开始不需要密码，等运行这个宏后，就有密码了，每次打开了需要输入密码。
就是需要宏，我想它到了一定日期就自动保护起来

给Excel工作簿加密码是对工作簿保护的最基本操作，简单易学易上手。

参考技术A

1.启动Excel，执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”命令，进入VBA编辑状态(如图1)。进入VBA编辑状态。

2.在左侧的“工程资源管理器”窗口中，选中“VBAproject(PERSONAL.XLS)”(个人宏工作簿)选项。

3.执行“插入→模块”命令，插入一个模块(模块1)。

4.将下述代码输入到右侧的代码编辑窗口中：
　　Sub Auto_close()
　　ActiveWorkbook.Password = "123456"
　　ActiveWorkbook.Save
　　End Sub
　　退出VBA编辑状态。
　　注意：这是一个退出Excel时自动运行的宏，其宏名称(Auto_close)不能修改。

5.以后在退出Excel时，软件自动为当前工作簿添加上密码(123456，可以根据需要修改)，并保存文档。

参考技术B

WBE中的工具功能中的VBAproject属性来处理完成

Excel版本参考：2010

1、ALT+F11组合键，调出VBE对话框

2、点工具-VBAproject属性

3、点击保护-勾选查看时锁定工程，输入密码，点击确定

4、保存后，关闭，重新打开

4、点击模块1，查看效果（未输入密码不可查看代码）

参考技术C 设置打开密码只有以下两句就好了
ActiveWorkbook.Password = "tt"
ActiveWorkbook.WritePassword = "yy"

对于保护密码设置可以参考如下内容。

对Excel工作表实现口令保护利用VBA调用Worksheet对象的Protect方法对工作表进行保护。
Protect带有以下参量：Password 用于保护工作表的口令。Drawingobjects 若为True，则对工作表中的Drawingobjects对象进行保护,缺省值为True。Contents 若为True，则对单元格内容进行保护，缺省值为True。下面程序代码完成对工作表“基础数据表”的保护：

Sub 保护工作表（）
Worksheets（〃基础数据表〃）.Protect Password:="1234"
End sub

对工作表实现隐藏保护，使他人无法看到工作表：利用VBA设置Worksheet对象的Visible属性来隐藏工作表；Visible属性的值为以下三个值中的一个：

True 工作表为显示状态。
False 工作表为隐藏状态。
XlVerHidden 工作表为隐藏状态，且用户不能通过“取消隐藏”对话框将其改为显示状态。当Visible的值为XlVerHidden时，只能利用VBA将其重新设置为True。

Sub 隐藏工作表（）
Worksheets("基础数据表").Visible=False
End sub本回答被提问者采纳 参考技术D 可以不用宏这么麻烦，EXCEL自身可以设置密码，分打开密码，和改写密码

选定EXCEL表格，然后另存为，另存为对话框右上角有个“工具（L）”，下拉选“常规选项”就可以设置密码了