DEVONthink 简明教程

Posted 2023-02-10 阿奇XS

简介

DEVONthink 是由一家来自德国的老牌软件开发商发布的「知识管理」app，运行于 Mac/ios 平台。官方自己定位为“Information management reinvented”，全方位(中文环境下略有遗憾)帮助你实现知识管理，可以称之为“模块级”应用了。

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软件配置

DEVONthink 一般来说属于上手比较困难的应用，主要是由于用它就要改变已有的文件管理观念、操作习惯等等，官方论坛(值得研究)及第三方书籍都是英文，外加 Mac 这种小众平台的影响，所以会造成 DEVONthink 「高冷」的假象，其实它很聪明，完全可以作为“助理”。以下尽量通过简明扼要的语言，从「配置」到「使用」再到「附加说明」，相信了解了这些，你就可以正常使用 DEVONthink 了。Enjoy！

数据库(DATABASES)

打开 DEVONthink 第一件事就是要建立数据库，File菜单→New Database…，然后选择一个存放数据库的位置(空间要足够大)即可。可以根据需要建立不同的数据库，例如，分别建立 「Work」和「Personal」。

「index」or「 import」？

用 DEVONthink 管理文档，可以采用 File菜单→“Index…”和“Import”两种方式，选择哪种方式取决于你所要采用的「平台」：
如果这些文档只有你一人维护，也不需要与其他PC随时同步，推荐选择「Import」，导入后源文件就可以删掉了；
如果你平时还要用到PC或者随时需要移动这些文档，可以选择「Index…」，这样索引以后，源文件的位置不会改变， DEVONthink 只是把它们的内容索引到了自己的数据库中，供你检索调用。
无论选择哪种方式， DEVONthink 都保留了随时导出源文件的方式 (File菜单→Export )。
建议先复制出一份文档体验下，避免数据丢失。

「Tag」and「Group」

DEVONthink 在文档的多维度管理方面，提供了 “Tag”和“Group”两种方式，关于两者的区别，我觉得官方 Tutorails 讲的很明白：

Folders show what is inside.
Tags are attached to something.

Group 可以近似的理解为「Folder」(文件夹)，这样用起来会好理解些。
总结下：像你在 Finder 中管理文件一样，在 DEVONthink 数据库中建立需要的 Group 进行文档分类。同时根据文档的内容，赋予(打tag标签)文档各种属性，这样就可以尽可能多的利用 DEVONthink 的 AI ，在需要时智能地推荐给你相关的文档。

删除tag正确的姿势

DEVONthink 标签(tag)管理的逻辑：不想用某个 tag 不能直接删掉这个 tag (否则会导致tag下的内容也被删掉，而且是清空回收站以后才能看出效果)，正确的操作步骤是用右键菜单“ungroup items”。

使用 DEVONthink

这是本文的重点，只有用它才会为你带来价值。本文按照一般知识管理的五个步骤，将用到 DEVONthink 的地方简要列出，供你参考：

收集

当需要做一个项目或有个新任务时，一般会有相关的资料收集过来，此时，在 DEVONthink 的相应数据库中，建立一个Group，以项目名称命名，并拖放到隐藏在屏幕一侧的 DEVONthink Sorter中(如下图)，会自动在这个小抽屉型中建立该项目的“Inbox”。以后每当有新的资料，就拖入其中。
      

整理/处理

收集到 Group 中的文档五花八门，有网址、有 office 文档、PDF、txt、图片等等多种格式，没关系， DEVONthink 支持大部分文档格式的预览。

- 对于大量图片类文档，建议用专门的图片素材管理软件，会更加高效；
- 对于压缩包，建议解压到 folder 中再拖入 Sorter。
那么，如何整理这一堆文档呢？  
官方答案是：放着我来~，我有 “Auto Group” 和 “See Also&Classify”。
但，对于我们中文使用者来说，那个非常不智能，必须用其他方法给它提高智商。「拖动」+「打tag」，对，就是这么两步。
根据文档的性质，把它拖动到项目Group下的子group，或者直接给它打上tag(如果看不到tag栏，请在三视图“as Three Panes”中，点击一个文档，然后找的中部那个小按钮)。

一个文档，可以添加任意个tag，建议多打几个，英文最好，这样可以尽可能用到 DEVONthink 的AI，智能推荐给你。

检索/更新

项目运行过程中，会需要时不时地查阅，更新。
只需在 DEVONthink 右上角的搜索栏中输入~关键字(对于中文来说，要前关键词前加入~，并且多个关键词之间要有空格)，回车即可搜索到所有相关的文档，并且已按照自动计算的相关度分值排好序了。

而且是全文检索的结果(在内容中高亮显示)

当某个文档需要修改时，随时在阅读界面中修改即可完成文档的更新。
当然，对于需要打印输出的文档，还是直接用第三方工具打开编辑为好。方法是：双击该文档，在弹出的窗口中选择关联的应用程序打开修改并保存即可。

归档

项目顺利结束，相关文档也需要归档了。此时只需简单两步：
1. 将 Sorter 中的项目 Group 移除；
2. (可选操作)将 DEVONthink 中的 Group 归档到新的 database 存档。方法是在 Group 点右键，选择 Move 菜单。

备份

由于 DEVONthink 数据库格式的特殊性，不建议用 Time Machine 对它进行备份。推荐定期手动拷贝备份的方式，要注意的是， DEVONthink 设置中的 backup 并不是全部数据的备份，仅仅是 index ，意义不大。

导出

当需要将文档导出给别人，或者PC/移动硬盘时，只需选中该 Group，执行菜单 File → Export 

会按照原文档的格式和 Group 的结构，导出到你想要存放的位置。

同步

当需要远程或本地与其他安装有 DEVONthink 的 Mac 同步数据时，比如办公室和家里的Mac，可以选择多种方式，最常用的是直连 (Direct Connection) 和 (WebDav Server)，同时还可以选择要同步的数据以及更新频率。

更多

以上仅仅是最常用的基本操作， DEVONthink 能实现更多很强大的功能，可以通过访问文首提到的官方论坛获得，尤其是其多样的 Scripts。

进行数据方面的操作一定要慎重，尤其是执行 script 时 ，是不能撤销的。