让工作效率至少快一倍的秘诀：清单革命

Posted 2022-11-22 沛沛老爹

前言

在一个雨天的下午，一个15岁的少年坐在洛杉机家中的饭桌上，满怀雄心壮志地在黄色便条的顶端写下了“My Life List”（生命清单）。在这个标题下他写下了人生的127个目标。从此，他开启了古往今来最伟大的探险家和目标实现者的传奇生涯，他的名字叫John Goddard （约翰·戈达德）。迄今为止，他已经完成了其中的110个。让我们来看看那位少年所列的目标吧！这些目标可不简单！它们包括了攀越世界上的主要山峰，探险世界著名大河，在5分钟内跑完一英里（1609.344米），阅读完莎士比亚全集以及《不列颠百科全书》等等。

What：什么是清单

清单简单来讲就是一个包含详细登记各个事项（项目）的单子。它可以是纸质的，也可以是电子的。
常用的电子清单工具有很多，例如微软的todo list、印象笔记、OneNote等都是比较好用的在线工具，如果你觉得麻烦可以直接使用note也可以的（请记住，工具只是一个载体，关键在于你是否有行动）。

Why：为什么要使用清单

• 如果能学会写出每天的事务清单，则时间的效能可以大幅提高。
• 清单不仅仅可以提升个人的效率，也可以大大提升组织的工作效率。根据Atul Gawande的《清单革命》中的思想，清单带来的一大改变是权力运转的格局发生变化,从以往的“自上而下”转变为“自下而上”。 拥有了清单,系统中各层级的权力、义务更加明确,运转效率更高。

哪些事情应该列入清单

1. 把一天要做的事都列出清单

在每天要做的第一件事，就是列出今天的工作清单。
如果你不是按照做事顺序去做事情的话，那么你的时间管理也不会是有效率的。

• 在每一天的早上或是前一天晚上，把接下来一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿上或是其他什么上面。
• 在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。
• 每完成一项就划掉一项。这样看起来就会有满满的成就感

2. 把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上

• 在完成了开始计划的工作后，把下面要做的事情记录在你的每日清单上面。
• 如果你的清单上内容已经满了，或是某项工作可以转天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。
• 好心记不如烂笔头。你知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情，最后却没有完成的原因吗？这是因为他们没有把这些事情记录下来。

3. 对当天没有完成的工作进行重新安排

• 现在你有了一个每日的工作计划，而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么，对一天下来那些没完成的工作项目又将作何处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，希望你不要成为一个做事拖拉的人，每天总会有干不完的事情，这样，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。
• 如果事情的确重要，没问题，当天做完它。如果没有那么重要，你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。

4. 记住应赴的约会

• 使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会，这包括与同事和朋友的约会。
• 工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。
• 如果你不能清楚地记得每件事都做了没有，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它能够按时完成。
• 如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。

5. 把未来某一时间要完成的工作记录下来

• 你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。这时你就需要有一个办法记住这件事，并在未来的某个时间提醒你。
  比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。
• 其实为了保险起见，你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。
  比较重要的事项，建议使用手机电子闹铃，例如Apple中的清单可以到期自动提醒。

6. 把所需要的文件材料放在一个固定的地方

• 随着时间的流逝，你可能会完成很多工作任务，这就要注意保持每件事的有序和完整。
• 一般把与某一件事有关的所有东西放在一起，这样需要查找时，将会非常方便。
• 当彻底完成了一项工作时，把这些东西集体转移到另一个地方。

7. 清理你用不着的材料

• 你试想下，有多少文件在那里占着位置，吃灰很长时间了？
• 把新用完的工作文件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，清除在抽屉最后面的文件。换句话说，保留一个抽屉的文件，总量不会超出这个范围。
• 有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。
  注：在这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料，而是那些用作积累的文件。

8. 定期备份并清理计算机

• 对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。
  也许，你保存在计算机里95%的文件打印稿可能还会在你的手里放3个月。
• 定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。同时很多电脑中的东西都已经过时了，你没有必要一直保存下去。

How：如何使用清单

1. 收集

把所有要做的事情，事无大小先列出来。

哪些是可以在2分钟内完成的，直接完成，不能完成的，归到自定的类别里面。

2. 整理

将事项根据不同的类别（包括进度属性和业务属性等）进行整理归类。
在你的清单中创建四个清单列表，把任务根据不同的进度属性存放带哦哦清单列表中。

1. do(下一步行动)：
   放入标准：需要马上采取行动的事项。
2. wait(等待)
   放入标准：需要委托给其他人的事项，或者现有的资源不足以支撑事项的实施。
3. future(将来可能)
   放入标准：不需要在近期完成。
4. Epic(史诗、项目级)。
   放入标准：事项是否过大，：牵扯资源过多、时间跨度大，需要进一步分解多个事项。

3. 组织

为了保证任务的可行性实施，我们需要对任务的关键因素进行拆解。
例如：有个事项是需要完成首页登录功能API开发。
如果要拆解的话，我们需要从以下几个方面来考虑：
1、事件内容：完成登录功能API开发。
2、协助资源：需要产品经理的需求，需要上下游的对接等，需要开发工具等。
3、完成时间：截止在今天上午11点完成。
4、完成标准：完成业务代码、自测代码（并通过），提交合并到团队代码中等。

注：事项关键因子的拆解的相关标准可以参考SMART原则。

SMART原则

1. 事项必须是具体的（Specific）
2. 事项必须是可以衡量的（Measurable）
3. 事项必须是可以达到的（Attainable）
4. 事项是要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)
5. 事项必须具有明确的截止期限（Time-bound）

4. 执行

执行这步相对来讲简单，只要按照清单的顺序，把do这里的工作一项项完成就好了。
在做事的时候，最好不要三心二意，一心一意的做当前要做的事情就好了，毕竟切换事情的话，再重新回到当前的思绪是很费时间和个人精力的。

在执行阶段，推荐大家使用番茄钟功能。标准的番茄钟以15分钟为一个阶段，在这个阶段里不想任何其他的事情，只做现在这件事，15分钟之后再考虑其他的事情，当然，如果你OK的话，你可以一次性执行几个番茄钟。新人建议还是从一个番茄钟开始训练起。
番茄工作法： 番茄工作法

5. 回顾

曾子曰：“吾日三省吾身——为人谋而不忠乎？与朋友交而不信乎？传不习乎？”
回顾是检验你这套任务体系是否运转顺利的关键步骤，只有通过了回顾这个步骤你才能发现，这套机制是否适合你，中间是否有哪些卡顿和让你不舒服的地方，这样你才能改进你的运作流程，使它更加高效。
在工作中，我们常常会开的一个会议就是回顾会议。回顾会议的目的就是找出现有的问题，然后逐步改善，以提高团队的生产力。

总结

• 其实你会发现清单的使用就是GTD法则的实践。提升个人效率减少焦虑——GTD法则
• 清单的作用主要是为了帮我们整理脑子里那自以为是的、实际混乱无序的快思考下的安排，以可视化的方式帮我们整理我们的工作，以免错过重要的工作内容。
  -清单让你的整体效能提升。 其实使用工作清单，理论上来讲不能让你的时间增长，或者使你的能力提升很高。它让你效率快的原因在于：1、它将事务可视化，让你第一时间做重要的事情，其实大家都知道，重要的事情其实只需要占用你20%的时间就可以完成了，但是它占了80%的比重；2、清单可以减少你的精力消耗，让你更加专心。你不需要手上在做一件事情，心里时时刻刻的去念叨着另外一个事情没做，自己和自己消耗，导致精力不足（人每天的精力其实是有限的）；3、清单让你的整体效能提升，不是关注某个局部。毕竟，大家好才是真的好。