用过留痕，谁动了我的档案？

Posted 2022-03-25 CSDN云计算

本篇文章暨 CSDN《中国 101 计划》系列数字化转型场景之一。

《中国 101 计划——探索企业数字化发展新生态》为 CSDN 联合《新程序员》、GitCode.net 开源代码仓共同策划推出的系列活动，寻访一百零一个数字化转型场景，聚合呈现并开通评选通道，助力企业数字化生态体系建设。

场景解读

在以往传统的情况下，文件、档案都是以纸质的形式保存的，这难免会存在一些问题——档案逐年增加，管理上存在一定难度；同时会给查阅带来一定的困扰。

如今随着电子印章的广泛使用，越来越多的企业选择将传统文件转换为电子文件，这样虽然使签字盖章更加便捷，但由于业务分散，数据往往不在同一个系统中，这无疑会给归档整理增添负担，时间长了甚至容易造成丢失。

近几年，在数字化的大背景下，国家对档案管理提出了新的倡议，并出台了相关政策，明确电子档案和传统载体档案具有同等法律效力。不难看出，档案管理的数字化趋势在加剧，以后有可能档案可以单独以电子形式归档。

 

 传统走向新生，往往都不是一蹴而就的，在档案管理数字化转型的过程中，各个阶段都会出现不同的挑战——

1. 如何自动接收来自不同系统的电子档案？
2. 电子档案与纸质档案如何统一管理？
3. 怎样在大量的档案文件中精准查阅和高效利用？
4. 如何确保归档后的文件永久封存、不被篡改？
5. 从生成到归档的过程怎样把控？是否可以追踪记录？

对此，泛微档案管理专家陈驰认为：新形势下的档案管理意味着，从档案的生成、整理、查询、利用、鉴定到销毁，整个生命周期都做到电子化，并且通过一些技术手段实现所有归档数据防篡改，从而构建一个让数字化成果永久封存、可查可验的电子档案管理平台。

数字化赋能

场景一：统一管理，所有文件可归档到一个档案中心，为不同角色提供服务

档案管理通常会涉及多个部门、多个岗位，因此需要将分散在各个功能模块的数据抽取出来，集中汇总，再根据不同岗位、不同角色进行推送。

比如对档案管理员来说，档案的接收和整理是最重要的，同时能够及时处理借阅申请、实时掌握档案库的使用情况；普通员工最关心的是档案的快速查阅和利用，也希望能查看历史记录；而系统管理员更注重对系统整体运行情况的实时监测，以确保及时调整需求。

场景二：全生命周期管理，实现从档案的收集、整理、利用、鉴定、销毁等全程电子化

在档案接收阶段，当文件审批流程结束后，可将文件归入相应的接收库中；纸质档案可以以扫描、影像文件的形式上传。档案管理员可对接收文件所属的目录号、文号、文件顺序号、保管期限、责任人等信息进行补充整理。

在档案整理阶段，可以预设规则实现自动排序、组卷、编号等。另外重要的一点是针对档案元数据的管理，元数据描述了档案的内容、结构、背景以及管理过程，为了确保其真实性、完整性、可用性、可靠性，系统可对其进行四性检测并生成报告，这样进一步确保了档案工作的安全、严谨。

对于档案的借阅，用户可通过检索找到所需档案，申请借阅；审批通过后可在线预览或下载带有水印加注的文件。同时，所有的借阅、查看、下载次数会留痕，对管理员可见。

关于档案的鉴定和销毁，系统将提供智能化服务，对档案价值进行分析，确定保存期限，并能检索出即将到期的档案，待确认后进行销毁，这个记录也会被永久保存。

场景三：自动收集各个异构系统归档文件和数据，实现 100% 归档，并对用户行为存档

电子档案管理系统应支持通过批量导入、手动导入或接口集成的方式从异构系统收集各类档案，比如人事档案中人员相关的履历、任免等材料以附件的形式归档。这样通过相应的可视化配置，快速集成来自 OA、ERP、CRM、HR 等各个异构系统的档案数据，实现 100% 归档。

此外，用户行为存档是指对档案的收集、整理、利用、检索、查看、下载、维护等操作留痕，系统会对这些日志记录添加数字签名后再次存证，确保所有操作有迹可循，有效防止内容篡改。

场景四：针对财会档案，满足电子会计凭证的管理需求

财务会计档案是反映企业经济业务发生情况的重要证据，在管理上应极其重视。

以凭证档案为例，当 OA 中的费用报销流程审批结束后，系统会根据年月自动接收到对应的门类下，而与该报销相关的记账凭证、单据、电子发票等以版式文件形式存入档案系统。

如此一来，原本分散在 OA、财务、银行系统的各类凭证会关联起来，管理、使用起来更便捷。

 除了上述四个场景外，电子化的档案管理系统对于数据的统计、数据维护也将起到重要作用，快速检索、第三方存证等功能会使档案管理更加安全、高效。

企业数字化之路已开启

如今，数字化办公已经走进各行各业，这不仅推动了企业电子化、智能化的转型，更多的是利用数字化思维来进行系统化、体系化、结构化思考，这样的转变，才能推动组织结构、人均效能的升级，促进各组织间的协同管理。

由此可见，数字化开启了人类社会的第四次工业革命，产业全面数字化已是必然趋势。为此，CSDN 联合多家企业，全新推出《企业数字化之路》系列专栏，着眼于认知、管理、运营经营、决策等数字化转型场景，赋能产业变革、降本增效。

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