做好目标管理和任务管理，提高办公协同效率

Posted 2021-09-21 智办事

工作一段时间后，或者参与一个项目后，你会发现团队里每个人都非常优秀，工作也充满热情，但是整体的效率就是上不去？因为，一个团队的整体效率，并不是每个人效率的相加。因为这里面有协作成本。

如何通过降低协作成本，来提高团队的工作效率呢？以前看到的是技术、产品和人员的问题，其实都是组织的问题。只有提高组织能力，才能提高团队的工作效率。

如何提高组织能力？

企业可以通过战略目标拆解，实现自上而下目标对焦；任务拆解执行，实现自下而上结果汇总；内外团队协作，实现信息高效流转；任务风险管理，实现风险快速传递；通过任务的沉淀复盘和任务转模板，让能力复用，提升企业的组织能力。

智办事是第一个提出以“目标+事情”为中心的企业数字化管理与协作工具，深度整合目标管理、项目管理、任务协作、智能待办、风险管理和工作流程标准化，赋能企业组织升级，助力企业数字化转型。

1、目标管理

团队协作效率低，很大的一个原因是，一线执行层并没有按照战略目标推进工作。

为什么会出现这个情况？因为大部分企业都没有做到战略目标拆解落地，统一组织目标和个人目标，达成共识。

智办事可以制定公司的目标，然后将公司的目标拆解为部门的目标，部门的目标又可以拆解为团队的目标，最后团队的目标可以拆解为员工个人的目标。

最后目标拆解会以目标树的形式展示，直观地展示企业战略目标的层次关系和组织结构；子目标的完成可以保证上级目标的实现；大大提高成员的自我驱动力和工作效率。

这样目标拆解下来，企业、部门、团队和个人的目标都非常明确，并且目标和价值观都是统一的，知道团队前进的方向是什么，不会出现偏离方向的问题。自己拆解的目标，他也更有动力去执行任务。

其实这就是目标管理和精细化管理。

目标管理（MBO）是著名的管理大师彼得·德鲁克提出的，是以目标的制定和拆解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段，通过员工的自我管理来实现企业的经营目的一种管理方法。

精细化管理是科学管理之父泰勒最早提出的，是一种对战略和目标进行拆解、细化和落实的过程，是让企业的战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升企业整体执行能力的一个重要途径。

企业只有实现了目标管理和精细化管理，才可以更有效地完成战略目标。

2、任务管理

为了实现企业的战略目标，还需要做任务管理。基于企业目标的任务才是有价值的企业任务。管理者要能够把战略拆解为目标，目标有效拆解为任务。

任务管理首先要做到的是将任务拆解，并建立流程标准。不仅要做成事情，还要高效地做成事情。

任务拆解可以使用WBS工具：WBS是工作分解结构，说的是项目要拆解为任务，任务要拆解为一项项工作，再把工作分配到每个人的日常活动中，直到拆解不下去为止。

需要注意的是：任务只能有唯一负责人，其他人都是协作者；所有人的日常工作加在一起，应该得到任务的总和，不能缺漏；每个任务都要以结果为导向，一定要定义可交付的成果。

在智办事里面，你可以将任务层层拆解，任务还可以和目标建立关联，事情是为目标服务的，一切都以目标为导向。

任务还可以建立清单步骤，防止遗漏重要步骤，也可以形成标准的执行规范。你会发现公司的事情有了具体的载体，就是一个个的任务，智办事让事情清晰可见。

3、信息流转

高效的团队协作，必须要让信息高效流转。目前很多企业的团队成员之间的沟通主要依靠聊天工具和口头沟通。割裂的系统形成信息孤岛，而信息流转的效率决定了企业的生产力。

其实这就是在办公上使用IM软件进行沟通协作的弊端，这些软件是以“人”为中心，功能主要是私信和群聊，讨论内容很容易偏离具体的“事情”。

在智办事这个统一的办公协作平台沟通协作，以“事情”为中心，人围绕着具体的事情工作，信息得以高效流转，智办事解决了信息难以沉淀、资料分散凌乱和信息严重失真的问题。

使用智办事后，专事专任务，有事情就建任务。成员因任务和“@”而聚集，它就像是一个“集结号”，建立一个临时跨部门团队，让任务协作人员快速加入到任务参与协作，共同解决这个任务。沟通信息非常聚焦，信息得以高速流转，以秒级速度得到回应。

4、风险管理

管理一个公司或者团队，最困难的事情莫过于追踪大家的工作状况，往往是任务分配下去了，无法及时掌握进度。做绩效评估时候仅凭主观判断，无法清晰掌握团队的工作成绩和工作效率。这样团队的协作效率就会非常低。

如何做好风险管理？

事后不如事中控制，事中不如事前控制。可视化是预防项目出现风险的重要手段。

在智办事里面，每个目标和任务都有进度功能，可以实时展示事情的进展情况。进展汇报功能可以及时上报任务的风险情况，信息是同步和透明的，可以有效防止任务延期。

团队成员可以随时主动上报风险任务，如果子任务出现延期风险，系统会自动通知到总任务，方便团队成员及时解决风险任务。

项目主管可在任务总览中查看任务统计、甘特图和资源视图，便于及时作出及时的调整和风险干预。

任务统计可以查看项目的任务总量、当前风险任务数；甘特图可以直观展示项目的完成情况，让管理者对项目进展有一个准确的评估，把控重要任务的进度；资源视图可以查看团队成员的工作量，以便做出资源调整。

5、复盘改善

当一个团队的项目持续了几个月的时候，需要用复盘的方式将经历转化为经验，经验复用，再通过复盘，将经验转化为可被执行的有效Action，这样个人和团队的能力都会提升，下次项目过程中的经历会更加有效。

项目复盘可以先按照项目成员自己的思路去复盘，然后再整体复盘。复盘需要考虑目标回顾、结果陈述、过程分析和规律总结。

智办事通过将任务层层拆解，持续沉淀出任务标准流程，多次复盘和迭代任务流程，优化项目流程，逐渐将个人能力沉淀为组织能力，形成能力复用，最终实现赋能全体团队成员。

通过固化项目的标准结构流程，最后可以将项目转换为模板，做到赋能组织成员和明确工作流程，实现能力的复制和流程的复制。

今天的分享到这里就结束啦，感谢你能看到这里，听说三连的小伙伴都好运连连！ 喜欢的话就点击关注小智吧，更多实用干货等你获取！