软件产品如何写出好的产品帮助文档

Posted 2021-09-10 浅川e

软件产品因为其特点，常常需要为用户提供帮助文档，有好的帮助文档的产品常常会受到用户的青睐。

但是有很多企业不能为用户提供一份细致的帮助文档，因为他们没有用好的方法或工具，需要耗费大量精力去完成文字工程的搭建，也不会使用语法和逻辑。

还有一种情况是，很多传统软件的客户，没有使用文档的习惯，很多时候，帮助文档仅仅是作为合同约定的交付物存在，许多客户不会去使用这些文档，更多依赖现场的培训和技术支持。

但现如今大部分软件产品都通过互联网向用户提供服务了，在线文档才是最高效的客户服务通道，我们熟知的那些开源软件都配有高质量的在线文档。好文档是优秀产品的标配，它不仅可以帮产品带来更多的用户，而且还可以提升用户的使用体验。

那么如何才能制作好的帮助文档呢？

明确帮助文档的受众对象

写产品帮助文档，如果是为了交差而写，脑袋很容易卡壳，思路无法拓展。在敲键盘之前，我们首先要想清楚这份文档是写给谁看的，通过这份文档可以帮读者解决什么问题。写作是我们输出影响力的一种能力，其最终目的是为了改变读者的信息、行为，否则就是言之无物的垃圾。等明确了目标读者和意义之后，我们的思路也就打开了。

简单的表述

编写技术文档的过程中会遇到哪些常见问题呢？通常我们习惯一上来就非常详尽地介绍这款产品有哪些特性，具体怎么安装、配置和使用等等，其实大部分潜在用户都是初次接触此类产品，他对我们的产品还没有完整的认知，压根不知道这款产品到底能帮他解决什么问题，对他而言有什么价值，一上来就深入细节就很容易把潜在用户搞蒙。编写帮助文档不是简单的增加文档篇幅，尽量简洁易懂的文字，更容易被用户所吸收。

帮助文档内容之间的联系

帮助文档的开篇必须要通过介绍产品或方案的价值来跟用户建立连接，让他知道这款产品的工作是息息相关的，它可以帮助他优化工作。接下来才是让用户了解这款产品是什么，以及怎么使用。这其实跟软件研发的流程类似，从用户需求开始，先分析梳理用户的痛点，再到产品需求，设计一款产品来解决用户的痛点。

合理的排版结构

当我们明确了文档的目标读者，也明确了可以为读者解决哪些问题，写作本身就有了指向和价值。在此基础上，我们就可以开始考虑文档应该包含哪些内容，目录章节该怎样安排设计才更符合用户的学习规律。文档就是我们对外输出的一个产品，做产品就要学会换位思考，站在用户的视角考虑他们需要什么样的产品或方案，用户在技术选型时也是先确认产品或方案对其是否有价值，等他认可了这个价值之后才会进一步了解产品或方案的功能特性和使用方法。文档的章节目录设计要围绕用户需求：首先，我们要分析用户的类型，明确哪些类型的用户会先接触到这款产品；再者，说服了这批用户之后会带来哪些新类型的用户，这就是产品推广过程中接触用户的自然过程。

故事思维让文档不再枯燥

我们对故事类信息的接收会更加高效一些。如果你干巴巴地罗列产品功能特性，就像传统的产品使用说明书一样，那用户在阅读这份文档时是无感的，他会觉得枯燥无味、困难重重，无法将产品跟他遇到的问题联系起来。此时，我们就需要采用故事思维来组织包装这些素材，结合用户的使用场景讲故事。除了以上几点外准确的搜索、定时的用户建议收集同样重要，还需要记住的一点产品帮助文档优化工作是长期的，随着产品的迭代用户的反馈都需要做到及时的相应。

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