企业也需要做笔记?—你不知道的知识管理

Posted 2021-09-08 浅川e

还记得你学生时期做过的笔记吗？如果将这些笔记组织好进行分类，以你可以更好理解的方式呈现，那么能对你的学习有所帮助。

当然你一定也存在过把笔记弄乱弄丢，或者记在电脑里但是意外删除或找不到它们的情况。这些情况让你希望自己可以正确地归档自己的笔记。

然而，现在许多企业仍然使用落后的归档系统，无法利用好他们重要的知识，就像你小时候把笔记丢在了床底下一样。没有适当的知识管理解决方案，宝贵的知识会丢失。

你需要一个知识管理 （KM） 解决方案，用知识管理软件来帮助识别、创建、分发和组织公司知识库。

知识管理解决方案起源

知识管理领域最初由彼得·德鲁克在20世纪50年代构思，但直到20世纪90年代才作为一门学科开始发展。 知识管理工具起源于企业，但现在任何企业都可以从知识管理解决方案中受益。

成功的企业是知识企业。这意味着，企业不是生产实物产品，而是通过将知识转化为竞争优势的能力来区分。输入知识管理解决方案。

管理信息很重要，因为信息只会成为知道如何处理它的人手中的知识。大多数企业都淹没在数据中，我们需要利用这些数据来发挥我们的优势。

技术导向型公司可以通过使用更好的知识管理技术将成本降低 10% 左右。这些解决方案大致可分为知识库软件、wiki和内部协作工具。

下面让我们来讨论下不同类型的知识管理解决方案。

知识库工具

如果不用适当的知识管理解决方案来策划你的知识就会浪费团队的时间，降低他们的士气。导致员工敬业度直线下降，因为员工觉得你不关心他们。这就是为什么你应该投资一个知识库解决方案。

如果缺乏集中资源会减慢人们的速度，出现信息丢失，工作不断重复的情况。

目前，员工每周花费近20% 的时间查找和收集信息，而他们本可以更高效地使用这段时间。  

富士通研发副总裁基思？斯文森（KeithSwenson）表示："我们需要有一个放置信息并将其传达给他人的地方，而其中很多信息将是非结构化的信息。您使用您的知识库以易于浏览和搜索的格式向用户展示您的非结构化信息。  

内部协作工具

内部协作工具可进一步分为包含解决方案的子分类，这些解决方案侧重于协作的一个专门方面。例如，Asana 是项目管理软件，而 Zoom 是视频聊天软件。

通过让每个团队成员更容易访问和可见协作流程，改善您的公司文化。但是，随着人们工作方式的改变，我们的协作需求也发生了变化。我们拥有丰富的沟通和无法有效地管理它。

远程团队尤其需要协作工具，而三分之二的公司现在都采用远程工作。无论是否偏远，每家公司都可以从更好的协作中获益。内部协作工具帮助我们从电子邮件转向更全面的协作体验。

Wiki

Wikis 是允许任何用户发布或更新内容的软件类型。维基百科或堆栈溢出是维基的著名例子，维基百科在Mediewiki上运行。

有时，这些解决方案可能会是您公司的正确选择，但它们仍然需要大量的时间投资才能实现。如果您不分配大量资源来维护wiki内容，它也会很快变得难以管理或容易过时。

对于一些已经拥有活跃度和知识渊博的用户群的公司来说，Wiki和论坛可能是一个很好的知识管理解决方案。需要激励贡献者发布到您的 Wiki，不然您的员工已经认为自己忙于其他优先事项。

Wiki不是自我维持的知识储存库。也许知识库比Wiki可以是一个更好的选择，因为它是由专门的作家管理的。

麦肯锡公司董事洛威尔·布莱恩（Lowell L. Bryan）表示："事实上，真正的价值不是来自管理知识，而是更多地来自知识的创造和交流。

知识管理解决方案的好处

拥有内部知识库或其他 KM 解决方案有很多好处。我们将在这里只讲解其中的几个。

首先，它们可用于防止贵公司丢失有价值的信息。可搜索的内容记录可将员工查找信息的时间减少 35%。

更好地掌握知识会导致问题更少、员工工作效率更高、利润更高。

其次，您可以创造竞争优势，因为知识的成功应用预示着一家成功公司处于发达经济中。企业可以区别于他们独特的知识储备，而不是在产品或价格上进行竞争。

第三，员工敬业度是许多企业都在努力提高的领域。当员工缺乏正确完成工作的能力，并感到公司没有投资于他们的发展时，他们就会脱离公司。

能够夸耀高度敬业的员工的企业利润要高21%。使用知识管理解决方案来鼓舞员工士气，降低员工离职的可能性，并带走宝贵的知识。

正如我们前面提到的，知识管理解决方案帮助团队更好地相互协作。当您的许多员工可能在异地工作时，无论是远程受雇于自由职业者，还是合同工，随时获取准确知识变得更加重要。

知识就是力量和利润

一些公司可能很难看到投资回报率来管理他们的知识，但"对于公司及其员工来说，知识就是力量——和利润，"洛威尔·布莱恩再次说。我们提到的解决方案代表了您业务的更多利润。

但请记住不同的知识管理解决方案已经开发出不同的目的。知识库可帮助您共享来自相对集中的资源的重要信息。内部协作工具使您的员工能够实时分享他们的知识，并回顾他们未来的协作历史记录。Wiki是众包的协作信息存储库。

您的企业可能会从使用各种知识管理解决方案中获益。你应该混合匹配，找到最好的组合。根据您的自身情况定制您的软件解决方案，甚至可以考虑各个团队的独特需求。

使用 Baklib 搭建知识库系统

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下面，我们来看一看如何使用 Baklib 搭建企业知识库系统。

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