如何管理企业知识库使业务受益？

Posted 2021-08-05 浅川e

一个具备强大搜索功能的知识库可以节省你很多时间！这也是Baklib一直努力的方向。Baklib搭建的企业知识库支持全文检索，能通过在线的方式共享给其他同事，传递企业产品信息和企业文化风采。本文会通过什么是知识库？为什么要管理知识库？以及如何管理知识库？这三个方面做一个详细分享。

一、什么是知识库？

知识库是一个可以存储、共享和维护信息集中式枢纽。

那么，知识库软件和知识管理计划如何相辅相成呢？

• 存储。这些信息不会孤立在某人的个人存储设备上，或者隐藏在无休止的微信收藏夹中。知识库可以轻松地收录这些信息-Baklib搭建的知识库有强大搜索功能，能够让您非常方便的找到并复用。
• 共享。您可以管理访问，控制，加密。管理员有权设置访问权限。只需点击几下，就可以快速共享文档，并且始终是最新版本。
• 维护。当您在微信或者word中检索信息时，很容易意外地选择错误的文件。通过使用Baklib知识库，您可以及时更新信息。

二、为什么要管理知识库？

定期保持知识库可以带来的好处有：

• 降低清除过时信息时避免出错的风险
• 提供易于理解的信息，为客户和客户服务节省了时间。
• 创建基于分析和反馈的新文档，减少不必要的工作。
• 创建的数据库可以满足用户的需求，提高客户满意度。

三、如何管理知识库

让我们来看看一些最有用的方法，以创建和维护一个知识库。

1、选择正确的软件

开源还是SaaS？开源具有免费的优势。您还可以根据需要继续开发和自定义它们。

但是，如果您在开发和定制程序花费了大量成本，开源的“免费优势”就会变得很昂贵。为顾客服务的可能性也微乎其微。这也使得Baklib在线搭建知识库-SaaS软件成为一个更可靠的替代方案。

2、合理设计知识库

无论您是从头开始建立知识库，还是在改进知识库，您都需要考虑两件事：内容层次和界面。

• 内容层次结构

您的内容层次结构是向读者介绍信息的方式。栏目层级和分类是否合理是否有助于用户浏览和理解？让我们来看看Baklib搭建的企业知识库，看看他们如何管理层次结构的。

客户可以使用搜索框寻找想要的信息。但是，为了进一步帮助读者，Baklib 建议添加 “热门文章”和“行业分类”。这样，客户可以轻松地找到解决问题的栏目，进而找到需要的信息。

您还可以在文章中通过添加相关内容的链接来优化读者的浏览体验——想想他们可能需要的信息？

• 优化外观

一旦你有了正确的结构，是时候修饰外观了。企业知识库的主题选择是否重要，推荐阅读：（baklib主题使用排行榜前3名）优雅的设计界面会让访客心情舒适。

Baklib的知识库有一个显眼的搜索框和热门文章推荐，外观与公司品牌的风格一致，清晰的结构划分让顾客更容易找到需要的信息，提高客户满意度。

• 分配用户权限

管理访问权限是确保您企业知识库的安全且仅与合适的人员共享的关键。

如果您正在创建外部知识库，那么您可能希望允许每个人都能访问它。另一方面，如果您要创建内部知识库，您需要根据团队、角色或管理级别管理访问权限。

3、文章的数据统计

有许多收集信息的方法可以衡量你的知识库内容是否有效。对于您的内部知识库，您可以直接向团队成员征求反馈。

他们是否在使用知识库进行客户服务？然后与您的客服中心核实，并找出他们经常遇到的问题。这些问题是否得到很好的解答？客户在知识库中有何反馈？

但是，在衡量文章的有效性的时候，有一件事很重要：知识库分析。问问自己：

• 最受欢迎的是什么文章？
• 哪些文章得分低？
• 哪些文章没有被阅读？为什么——它们不被人需要，或者很难找到吗？
• 用户在哪些文章上花费了最多的时间？这些数据清楚吗？

4、添加和改进知识库的内容

您是否正在使用知识库与员工或客户共享文章和信息？然后，您需要做一些事情改进客户的体验。

• 更新添加新的知识库文章

您的客服人员会一次又一次地收到一些问题，新产品上线的相关信息，向知识库添加这些新的文章，您的客户和员工会希望第一时间得到这些最新资讯。

• 改进知识库内容和用户体验

您的文档越有帮助，客户和员工就越容易解决他们的问题。通过：

1. 编辑清晰文本
2. 添加截图、照片或插图
3. 包括视频或 GIF
4. 链接到其他相关文章

• 删除过时信息

是否有一些信息过时？更新或完全删除它。

专业提示：如果您正在改进一篇文章，请记住更新指向它的链接。

四、总结

您需要定期更新站点来保证知识库的实时有效，帮助员工和客户找到所需的信息。最佳的方式还是选择强大且值得信赖的企业知识库软件——Baklib。通过Baklib搭建知识库,方便与内部知识分享，也是对公司重要资产的一种保存。便于技术人员更加快捷、方便、标准化的答复客户遇到的问题。有效的降低了技术团队的售后压力，减少了售后的运营成本。点击（快速注册）开始建设您的知识库吧！