怎样消除公司的信息孤岛

Posted 2021-08-05 浅川e

公司团队之间往往没有互相沟通，这导致了信息孤岛在公司的业务中不断增长，妨碍了生产力和增长，因为组织往往在浪费时间重复同一件事情，团队没有从过去的错误中吸取教训。信息不仅用于相互协作，而且应该被团队共享和囤积。

一、什么是信息孤岛？

当个人或团体生成信息，但未能集成该信息并在各部门间流通用以辅助业务时，就会发生信息孤岛（也称为知识孤岛、数据孤岛或组织孤岛）。企业的员工不分享知识或协作，将导致组织无法以敏捷的方式应对市场变化。

信息孤岛可能是由组织中的文化问题造成的，这些问题导致员工在竞争中工作，而不是协作，以及没有适当的技术帮助信息自由流动。各部门沟通不力，导致重复努力，浪费时间查找相关信息。

二、 产生信息孤岛的信号

• 中高层利益攸关方不知道其他部门或团体正在采取的重要举措。虽然企业中的每个人都不必了解每一项举措，但在这种情况下产生了信息孤岛。
• 各部门对其它部门的移交计划毫无准备。试想一下，营销团队被要求为已经开发了一段时间的产品创建营销方案——他们觉得他们的截止时间太短，这可能就是信息孤岛造成的。
• 组织中的自上而下的通信可以自由流动，但自下而上的沟通很难运行。缺乏来自管理层以下的操作建议是信息孤岛的标志。

如果您注意到这些预警信号中的任何一个，您需要采取措施防止信息孤岛扎根于您的业务中。

三、打破信息孤岛的好处

公司高管们普遍认为，良好的信息获取对于改善企业的许多方面都至关重要，它是改进决策、节省时间和防止挫折感以及防止重复努力的基础。

1、提高员工工作效率

消除信息孤岛具有许多固有的好处。首先，您将看到整体生产率的提高。

根据 McKinsey的研究，分享知识可以提高35%的生产率——目前，员工通常每周花20%的时间寻找工作所需的信息。拥有信息库可以缩短员工搜索的时间，并让他们有更多的时间完成工作。

2、防止重复努力

根据一些研究，员工创建新报告或产品的时间 90%用于复制业务中其他地方已有的信息。通过消除信息孤岛，可以使员工能够更快地找到必要的信息，并减少重新创建已完成的工作所花费的时间。

3、增加组织的投资回报率

如果您消除了信息孤岛，您的组织将更有利可图。过去五年的一些研究表明，改善信息获取途径之后，投资回报率很高。企业投资回报率数字在38%至600%之间。

4、提高协作和创新潜力

通过消除信息孤岛，不同部门的员工将可以相互协作，生产出更具创新性的产品。您的公司将能够作为一个有凝聚力的部门工作，而不是不同的部门，努力实现自己的目的和目标。

四、打破信息孤岛的方法

1、5W1H方法

首先，明确谁到底做了什么以及他们如何做，是打破信息孤岛的关键。

• WHO–谁组成了您组织的部门？谁是最好的处理信息请求的人？您自己的部门与其他部门之间已经存在了哪些关系？
• WHAT–确定每个部门做什么和不做什么，这样你就不会浪费时间提出不相关的请求。与其他部门讨论他们的工作，并了解它与您自己的工作有何关系。
• WHY–找出组织中每个部门存在的原因。这与发现他们做什么略有不同。了解每个部门如何为企业的整体使命做出贡献。
• WHERE–您公司每个部门的位置在哪？它可能位于您自己的办公室、公司总部或完全不同的位置和时区。这个信息将帮助您计划如何联系其他团队，例如安排虚拟会议。
• WHEN–其他部门何时需要参与您的工作？了解公司的操作程序和准则，遵守规则，但也要求其他部门提供建议和指导，即使没有政策授权这样做。
• HOW-该过程如何工作？考虑每个部门如何运作以及如何处理它们的具体细节。完成部门为处理请求而需要的任何手续。了解其他部门完成工作需要多少时间，提供支持信息，并填写所需的表格。

2、分享公司的愿景和目标

通过分享共同的愿景和目标，帮助员工了解他们适合公司业务的什么位置。首先这可以防止孤岛心态增长。个人不仅了解他们如何为大局做出贡献，而且对其他人和团队的贡献也产生了想法。

这是所有关于透明沟通作为开放的公司文化的基础。如果每个人都觉得与整个公司发生的事情有关，他们不太可能只为自己保留信息和资源。

如果您主动分享有关公司的信息，这将创建自上而下的效果，向员工展示他们应该如何运营。透明的沟通和开放的公司文化有助于培养知识共享文化，而不是知识囤积文化。

关键要点：有了统一的视野，部门经理可以把他们从经常发生矛盾的部门目标转向有利于整个业务的目标。

3、聚集团队，鼓励知识共享和知识转移

如果团队一起工作，他们更有可能分享知识。您可以召集团队进行关键信息的发布，每个核心部门至少配备一名成员。他们可能是工程、产品、营销、销售和客户服务。紧密合作的团队摧毁了孤岛心态。

团队成员将了解每个人和部门在项目中的重要作用，从而降低他们保护信息和资源的可能性。他们将看到共享信息的重要性，并将其作为他们共同目标投资的一部分。

为了鼓励持续的知识共享和知识转移，您需要让团队能够轻松地相互沟通和协作。团队聊天应用程序是各部门保持联系和即时沟通的理想方式，无论它们位于世界何处。团队聊天应用程序比电子邮件更加透明，并有能力发送信息给具确定的团队或个人。

关键要点：在共享项目上协同工作的团队更有可能协作并打破项目内的信息孤岛。

4、实施全公司员工培训计划

如果不了解其他人在公司中的角色，个人本身就有可能成为孤岛。虽然专业化很重要，但团队成员需要了解他们的同事如何融入大局。

培训员工完成不属于其官方职责的任务和技能，是培养其对同事工作的洞察力的好方法。培训将教导他们资源或信息何时可能对其他部门有用，并鼓励他们分享。

培训是资源密集型的，但有一种降低成本的方法是使用学习管理系统（LMS），如课程或人才管理系统。您可以为您的公司创建培训模块，一旦它们被开发出来，您就可以继续重复使用它们进行未来的培训。

关键要点：在专业之外的领域培训员工，可以加深他们对同事在组织中所扮演角色的理解，并鼓励他们共享信息。

5、经常有效地沟通

信息孤岛是组织结构的重要组成部分，我们的目标不是完全消除它们，而是改善孤岛之间的信息流动，使员工个人拥有完成工作所需的信息。

经常在整个业务中进行沟通，以鼓励信息共享。内部沟通非常重要，可以通过内部协作工具或公司内部网进行管理。随时了解业务的最新动态，并定期分享重要指标，了解进展情况。

关键要点：自上而下的沟通将鼓励个人与同事分享自己的信息，因为他们遵循公司文化树立的榜样。

6、实施内部知识库

拥有内部知识库是希望打破信息孤岛并提高知识管理能力的公司的理想选择，因为它将推动企业收集、组织和分享员工知识。

知识库的工作方式如下：

• 存储信息。信息不会被隔离在某人的电子邮件收件箱或项目管理软件中，却没有人使用。您可以轻松地查看知识库中的信息并搜索文档。
• 共享信息。您可以轻松地控制谁可以访问公司的知识库，一直控制到文章级别。只需点击几下就轻松共享文档，并且您始终可以知道有最新的版本可用。
• 维护信息。您可以添加和编辑存储在知识库中的信息。您可以使用分析工具来查看哪些文章被浏览过，并识别可能存在差距的地方。

关键要点：每个部门都可以有自己的内部知识库，随时更新最新信息。这是与其他团队共享信息以及控制谁有权访问知识库的最简单方法。

五、总结

通过分解信息孤岛，公司部门和团队将可以协作、沟通和交换信息。它将提高工作效率，并为整个组织带来净收益。

重要的是要确定您的公司是否存在孤岛，如果存在孤岛，那么您可以采取措施打击孤岛心态。无论是强化公司文化、使每个人的工作朝着共同目标迈进，还是与员工共享公司愿景，都有办法分解信息孤岛。

为员工提供协作所需的工具十分的重要，无论是共享项目的团队聊天应用程序，还是员工与其他团队发布和共享信息的内部知识库。Baklib是一款优雅的云端知识库建设平台,企业“帮助中心”全场景解决方案提供商。致力于企业帮助中心设计、产品说明书、常见问题手册、在线知识库、企业文档制作，Baklib作为一款优秀的在线知识库可以帮助您完成这些任务。