企业如何在采购过程中做好成本控制

Posted 2022-02-23 数商云网络

学会降低成本是有效采购的其中一个重要方面。单是这个因素，就能决定是几乎没有盈利，还是大赚一笔。但是在降低成本的时候，企业要牢记一点——不能牺牲质量。降低成本很重要，但前提是保证质量，企业的供应品需要始终保持足够好的质量，而且需要按时交付。

成本控制作为采购成本管理中的一个重要环节。降低成本费用，可以增加利润，进而可以提高企业整体的经济效益。但采购涉及许多活动，对许多公司而言，控制成本的购买活动可能是一个挑战。对此，全链数字化运营服务提供商数商云根据多年服务于各行各业企业的经验，为企业给出了一些成本控制的建议。

影响采购成本的因素有哪些？

企业采购总成本的影响因素有许多，总体可以分为内部因素和外部因素。内部因素如供应渠道不足，企业内部没有共享供应商和价格信息，各部门自行寻找供应商成本高，最终采购的材料残差不齐，也影响项目工期；采购中存在企业员工和供应商之间不正当关系，给企业增加额外的成本；

外部因素如市场价格波动大，采购人员由于工作繁忙，很难对各种材料的价格波动能准确监控。另外，供应商的生产能力、企业与供应商的合作关系等等都会影响采购成本。

有什么方法可以控制采购成本？

企业可在采购部门多个领域实现采购成本节省。比如减少或避免异常支出，异常支出意味着采购过程中不受控制且未经管理层正式批准的支出。要减少此类支出，企业可以评估购买记录，检查谁负责任何不受控制的支出，何时发生以及购买了什么。

监督采购风险管理同样重要。采购过程中存在外部和内部原因导致的风险如质量差、供应商没有履约能力、采购计划不科学、员工责任心不强等，需要相关风险控制机制监督管理，保证采购平稳进行；

选择优质供应商，建立并保持良好的合作关系可降低供应成本，建立稳定的原材料供应渠道；现代企业还应该利用好技术，比如使用数商云电子采购系统。虽然电子化采购流程一开始要花钱，但加速并简化采购能够大幅度节省采购成本，效果更为显著。

为什么利用技术对采购成本控制效果更显著？

基于上面所说影响采购成本的因素，企业建立一套电子采购系统是很有必要。电子采购系统可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，既保证生产的高质，又可以缩减采购成本。

以数商云电子采购平台系统为例，采购人员可利用它高效完成询价工作，低成本进行数据采集。整个询价过程的所有信息自动进入企业数据库，实现信息实时共享机制，有助快速扩展供应渠道。

采购定价方面，通过系统对全部数据的分析挖掘可形成企业基准价格，平均价格等控制线，为每个报价过高或过低提供预警；确定采购价格时，弱化企业员工的个人行为，避免内部人员与供应商之间有不正当的交易，以便获得最优价格和质量保证。

电子系统对供应商关系管理也大有帮助，审批新供应商关系的时间更短，能够多维度评估和衡量供应商绩效，为建立长期合作伙伴关系提供依据。

自动化的电子采购可定期进行支出分析，具有会计功能的电子采购软件将确保费用报告的准确性更高，同时减少了在这些分析上花费的时间。长远来看，可有效帮助企业节省资金的同时提高采购效率。

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