跨表提取数据，函数高手被名不经传的Microsoft Query 直接KO

Posted 2021-04-28 excel教程

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编按：

跨表提取数据很多伙伴第一反应就是函数如VLOOKUP，或者什么INDEX+SMALL+IF万金油公式。其实，如果提取的是多列数据，有一个被很多人丢在旮旯里许久许久的Microsoft Query才是王者！它不但操作简易，轻易解决“一对多”，而且它生成的结果表可以与数据源形成动态链接，数据源变化了，结果也会动态更新！

 

 

今天给大家分享一个很少人用但有奇效的功能---Microsoft Query来帮助大家解决两个表格“一对多”的数据提取，或者说解决用一个表去匹配另一个表生成特定数据的做法。

原表

需要的结果 

函数我们就不用了。在9月初的《》中，Power Query就打败了函数实现多表匹配。这次Microsoft Query操作更简单，甩函数几条街~~~~~~

 

那使用Microsoft Query如何操作呢？

STEP 01 启用Microsoft Query并加载数据

（1）新建一个工作簿，点击【数据】选项卡下【获取外部数据】组里“自其他来源”下拉菜单的“来自Microsoft Query”。 

在【选择数据源】窗口“数据库”选项下点击“Excel Files”,勾选下方的“使用[查询向导]创建/编辑查询” ，点击确定。 

 

在【选择工作簿】窗口右侧目录里找到数据源所在的位置，在左侧数据库名找到文件，点击确定。 

 

（2）有时系统会提示如下窗口：“数据源中没有包含可见的表格”，这个不用管，点击确定。 

 

进入下方左侧的【查询向导】窗口，点击下面的“选项”按钮，打开右侧【表选项】窗口，勾选“系统表”点击确定。 

这样【查询向导】窗口就会出现数据源里的工作表了。这是由于Excel把自己的工作表叫做“系统表”，勾选了之后在查询窗口就能看到了。 

 

接下来选中两个工作表分别点击中间的“>”按钮把左侧的“可用的表和列”添加到右侧的“查询结果中的列”，点击下一步。 

 

这时又会弹出一个窗口，提示““查询向导”无法继续，因为该表格无法链接到您的查询中。您必须在Microsoft Query中的表格之间拖动字段，人工链接。”这个也不用管，点击确定。 

STEP 02 按需要项匹配数据

此时我们就进入Microsoft Query窗口，上方是类似EXCEL的菜单栏，中间是表区域，显示了当前我们添加的两个表以及对应的字段。下方的数据区域就是融合了两个表的结果。 

这时候数据区域的结果是杂乱无章的，原因是我们没有给两个表添加关系。两个表里是通过姓名列来一一对应的。

（1）用鼠标选中左边“部门人员信息表”中的“姓名”，将其拖曳到右表“省份销售数据表”中的“姓名”上面，然后松开鼠标。这时在两个表的“姓名”字段之间出现了一条两端带有细小节点的联接线。下方数据区域就立即更新了。 

（2）由于有两列相同的姓名，我们选中其中一列，点击菜单栏【记录】下方的“删除列”。 

STEP 03 把结果数据返回到Excel工作表

最后要做的就是把结果返回到EXCEL。

（1）点击菜单栏“SQL”左侧的按钮，将数据返回到Excel。 

 

（2）在EXCEL中出现【导入数据】窗口，我们选择显示为“表”，位置放置在现有工作表。 

 

返回结果如下： 

到此简单的3步我们完成了需要的数据匹配，生成了新的数据表。

额外之喜

我们发现Microsoft Query生成的数据就是一张超级表，也可以直接创建数据透视表或者数据透视图。

同时，这张表是和数据源动态链接的。比如我们修改一下原数据，点击保存关闭。 

在返回结果上右键点击刷新。 

 

这样数据就同步过来了。 

 

运用条件

需要注意的是，使用这种方法，必须要保证数据源的规范性。要求工作表不能存在与数据源无关的数据，并且表格第一行为列标题。如果要实现动态链接，那么工作簿和工作表的名字和位置不能修改。 

怎么样，大家学会了吗？是否比PQ简单，比函数简单？

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