MBA | 用硅谷最风靡的Scrum管理法，做你的申请规划
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篇首语：本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理，主要介绍了MBA | 用硅谷最风靡的Scrum管理法，做你的申请规划相关的知识，希望对你有一定的参考价值。
每年初始，携隐都会写一篇「MBA Roadmap」，给这一年的申请人列出申请的关键步骤，和每个步骤大概需要的时间。在我们讲述申请秘诀的书《MBA密码》中，也给大家详细列出了这份roadmap，并详细分析了每个步骤。
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虽然大家看完后都表示「明白申请timeline」，却总是有很多同学无法按照这个timeline执行自己的申请。哪怕是早早考出GMAT的人中，也有很多将申请拖到了最后一刻，导致整个申请很仓促。
造成拖延的主要原因，是很多人内心深处并不相信申请需要那么多时间。
也不是因为他们不愿意相信我，而是，对他们来说，这听起来有点不可思议：不就是写几篇文书而已吗？能花多少时间？我临近deadline请假全天写，总能赶出来吧？
就是因为太多人抱有「几个星期总够写文书了吧」这种想法，每年到临近deadlines，尤其是第二轮时，总有很多终于意识到自己来不及、搞不定的人，在最后几周找我们报名申请服务。可惜那个时候再想要有周全的准备就已经太晚了。
当然，也不是所有人都需要好几个月。2018-19申请季，我们的学员中，最快完成五所学校申请的同学，只用了不到两个月，而且文书质量很好，现在已经收到了一把面试。这说明，只要对申请任务估计正确，有强大的执行力，是可以大幅缩短准备时间的。来不及的同学，最大的问题往往是没料到申请需要完成那么多任务。
今天这篇文，就用硅谷风靡的Scrum管理法，来给大家拆解一下，申请的每个小任务，并且教大家用这个方法来管理自己的申请，提高执行力。
希望学会之后，大家都能在两个月内完成高质量的申请。
什么是Scrum？
Scrum是科技公司常用的一种任务管理模式，由于效果巨好，现在已经延展到非科技公司，成为大大小小许多企业的项目管理方法。
饭饭曾给大家写过一篇详细介绍Scrum的文：
简单总结一下，Scrum包括以下几个要点：
任务分解得特别细，并且都标注了预测完成时间。我在这篇文中，也曾说过，提高执行力的秘诀之一就是，把大的任务拆解成许许多多的baby steps，一点点得就能推进进程。大事化小，是执行力提高的基础。
将任务分为几个阶段，每个阶段称为一个Sprint。每个Sprint只包含了一小部分要完成的任务，而且时间很短，常见的是2周，最长也不会超过30天。这是在「大事化小」的原则上，加上了明确deadline，能让执行人通过只focus在短期内要赶出的任务，推进进度。
不断调整每个任务的预测完成时间，并将一个Sprint之内剩下的时间显示在一张柱形图（Burndown Chart）上。这张柱形图就能展示这个Sprint完成的预测日期（在科技公司，就是这一批features什么时候能上线），能让执行人更清楚项目会在什么时候完成。
每天15分钟的stand up meeting，更新上面说的各种信息，交流大家的困难和经验，解决出现的问题，从而更新任务列表和预测完成时间。
现在就让我们立刻开始用以上原则，规划今年的申请吧！
第一步：列出申请所需要完成的小任务
这一步最为重要，因为很多人误会申请不需要太长时间，就是因为只大概知道申请需要「分析素材」、「分析卖点」、「写文书」，却没有意识到每一个板块下，其实包含了比自己想象中多的多的小任务。
按250个小时算，每天能有效产出的时间就算有4个小时（思考+写故事和单纯打字可不是一回事），也需要两个多月。他就立刻明白了。
把抽象的大任务拆解为有预测完成时间的小任务，对申请这件事的理解才能从「写几篇文书能用得了多久啊」，转变为数字说话的具体认知。
那么怎么来拆解申请的子任务呢？
就以我们的申请服务流程为例，将申请先分为这几个组成部分：
人生故事+卖点分析+选校
Career Goal Development
Resume
Recommendation Letters
5所学校的essays
网申
开具成绩单、寄送GT成绩
然后，再继续拆解每一个组成部分为尽可能小的子任务。
比如，#1的人生故事，能拆解为：小学前、小学、初中、高中、大学、工作、课外活动这7个小任务。
如果课外活动很丰富，包括了公益活动和一个坚持多年的个人爱好，这就是两个子任务。
如果换过工作，或工作分为几个阶段（有职位或工作内容的变化或进阶），也就成为几个子任务。
具体要拆解到多细呢？答案是：直到你能够比较清楚地预测出所需要的时间。写完整个人生故事大概要多久，你的预测往往不准确，但每个子任务需要多久，就能比较准确：比如，小学前要写的东西，大概需要一个晚上3个小时，工作中的第一个大项目，需要2个小时等。
像#2 CG development这样看起来不好拆的任务，可以预估一个比较宽松的时间，比如，先写出自己的想法，顾问再有反馈，逐渐讨论出一个雏形，算一个子任务，需要大概一周时间。将这个雏形发展成有逻辑的一个故事，又需要一周；将这个故事写出英文初稿需要两天；不断修改初稿需要一周，等等。
而#3的5所学校essays，就可以先简单按照每个学校要写的题目，一个题目算一个子任务。
这一步结束后，我们就会对整个申请过程需要做多少事，有一个大概的时间需求认知了。
第二步：将这些任务group成不同的Sprint
前面的任务比较容易分出先后顺序，毕竟要先写人生故事，做好卖点分析，才能进入后面的步骤。
所以人生故事+卖点分析可以算第一个Sprint。
下面的任务就不一定要按照板块划分了。比如，我们可以把这几个小任务group起来成为一个Sprint：
看完我们的CG教学视频，写第一稿CG idea
在顾问的反馈后选择一个CG方向
更新现有简历，发给顾问
和顾问讨论推荐人的选择
将选定学校的essays全列出来，选择先写哪几篇
开具成绩单
这样，在你等顾问反馈你的CG idea的时候，就不会干等，而是每天都有能完成的任务，每天都不浪费。
再比如，不同学校的essays，也可以和其他任务组合成一个Sprint：
挑一个有CG essay的学校，先写第一版
把和CG无关的essays挑一篇出来写初稿
先开始第一所学校的网申（不至于到最后发现网申有这么多东西要填，还有小essay要写而手忙脚乱）
收到顾问反馈写第二稿CG
和第一所学校的校友聊一次
以上两个Sprint，都可以在一周内完成（工作忙的话差不多两周）。
Sprint的好处就在于：这一周内，你就只需要focus在这个Sprint的任务，不需要操心其他，也可以让每一天都变得非常高效，每一天都在完成任务，推进进度。
这一周过去，再来组合下一个Sprint。
第三步：完成一个Sprint，就细化一次所有剩余子任务
Sprint不需要在一开始就全部组合出来。因为你对申请不熟悉，子任务也不是一次性能够罗列清楚，在你开始申请准备后，会因为对申请越来越了解，不断清晰化你的子任务。
你也会根据上一个Sprint的完场情况，对自己的实际进度有更现实的预估。比如，本来觉得人生故事在两周内就能写完，结果写了一个月。那你可以看看，过去一个月一共写了多少字，每天花了多少时间，看看你每天其实可以完成多少内容。
Scrum方法包括一个每天15分钟的stand up meeting。在申请中，你可以将这个stand up meeting，化为每周一次的自我审视和计划。
在这个过程中，子任务可能会不断增加，因为你意识到之前并不知晓的一些东西，比如，你发现写CG需要做一个行业调查，或者，你需要跟学校某个club的人聊一下这个club具体都干嘛。
不要因为任务不断增加而感到懊恼，这正是你越来越了解申请、了解MBA的表现。
无论你给自己加多少任务，它们始终都会被一个一个解决掉。
不断细化任务，正是避免「发现来不及的时候已经太晚了」的关键，让你在申请的过程中，不断调整预期，做出最周全的准备。
第四步：建一个剩余时间图
这就是Scrum中的那张每日更新的剩余时间图，称为Burndown Chart。
Scrum列的是一个Sprint的图，你则可以列整个申请的一张总图。
因为有可能增加子任务，你的剩余时间图不一定都是往下依次递减的柱形图，而可能是有高低起伏的。但随着进度加深，总体还是会呈现一个下降的趋势。等有了一定时间积累，你就可以在这个柱形图上，画出一条下降的直线，这条线，能给你一个全部任务预计完成的时间。
你也可以通过这张图，看到自己过去每天的投入时间。
这张图非常重要，因为它能提醒你，申请来不来得及在你预设的时间点完成，你是领先还是落后于进度，落后了多少，要赶上你每天需要增加多少时间的投入。
小总结
以上四步，总结起来就是：先尽量将所有子任务列出，然后每周从这些子任务中挑选一部分组成本周Sprint，每周末再：1）调整所有子任务；2）组合出下一周的Sprint。
这样你就能既保证每周都在推进进度，又看到自己在哪里，还需要多少时间，接下来要做什么调整。
Scrum的工具
我们可以就用Excel来做这个规划。
列1是编号，列2是子任务，列3是Spint编号，列4是每个任务的预测完成时间，列5是完成的check box，列6是完成日期，列7可以写一些备注。
你可以用excel的一个公式sumif，来计算剩余时间：如果「完成check box」那一列为空，则加总。
每天，你都要看一下这个加总数字，把这个数字填到Burndown Chart图的数字里去。
如果大家不知道怎么建这样的excel，可以留言告诉我。点赞多的话，我们就给大家写一篇怎么做这样的excel的文。
市面上也有很多Scrum的app，大家可以去搜一下（我还没有用过app，所以无法给大家做推荐了），用app直接管理。
我们今年的学员申请系统，将会按照Scrum做全面升级，我们自己的学员就不用操心了，届时可以直接用系统来管理你们的申请进度。所有子任务、预测时间参考、Burndown Chart，甚至其他学员的平均进度，都会在系统中自动显示。你的顾问也会根据你的实际完成情况，帮助你不断更新子任务的。
希望今天介绍的这个Scrum管理法，能帮助大家看清申请需要的时间，更好地管理自己的进度，避免「来不及」的情况。
不过，任何工具，都不如「早点开始」管用。
就算你现在还在准备GMAT，也有很多子任务，可以同期开展，比如有空的时候先开始写人生故事，先跟校友约谈，或先把自己的整个系统做出来等。
我们现在已经收了几十名今年申请的学员啦（大部分还在考GMAT），提早准备的人，可能比你想象的多很多哦。
附上我们今年的申请介绍：
大家今年申请加油！
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