如何通过云效Projex让项目协作任务不再千篇一律

Posted 2021-10-15 云效

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篇首语：本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理，主要介绍了如何通过云效Projex让项目协作任务不再千篇一律相关的知识，希望对你有一定的参考价值。

如何通过云效Projex让项目协作任务不再千篇一律我们的工作充满着大大小小的「项目」、「任务」：活动策划、工程实施、IT 研发、风险投资等等。使用云效项目协作做「项目化」管理，团队规划工作事目标更清晰，执行更到位，而且完成过程也十分轻松，成员将有全新的协作体验。

务类型的配置让云效项目协作的任务不再千篇一律，让企业在项目管理中能更加灵活、便捷地创建所需的任务信息，更好地匹配不同行业背景和不同业务特性的协作需求。你可以在一个项目中为不同类型的任务配置不同的字段，同时自由搭配备注、优先级、工时、进度、StoryPoints 和自定义字段来适应不同业务场景。

一、管理后台新建任务类型

任务类型需要由企业管理员和企业拥有者来进行配置。点击左上角九个点在 Dock 菜单中进入「企业管理后台」，选择「项目配置」-「任务类型配置」-「新建任务类型」，就进入到「任务类型配置」的页面。

二、选择字段组合成一个任务类型

1. 进入「任务类型字段配置」界面，可以看到系统默认会包含备注、优先级和标签这三个基本的任务字段。

点击配置界面底部的「添加字段」，可以从企业中已有的字段中打钩添加，也可以点击添加字段界面底部的「新建自定义字段」来新建一个字段，然后再打钩添加。

2. 添加字段界面打钩选择好字段后，点击「确定」返回到任务类型字段配置界面，可以上下拖拽移动排序字段，也可以点击字段菜单，设置字段是否为必填、是否需要显示在任务卡片上、字段的填写权限或是删除字段。

3. 字段都配置好之后，最后再点击「保存」，填写任务类型的名称并选择一个图标，确定保存后就把前面选择的那些字段组合成为了一个任务类型了。

4. 此时界面返回管理后台的「任务类型」，在这个界面下，你也可以重新编辑任务类型的名称或删除它们。

三、在项目中添加和使用任务类型

在企业后台创建好类型后，点击项目右上角的「菜单」，在「项目菜单」-「项目设置」-「任务类型配置」界面就可以选择已有的任务类型，同时在此界面也可以新建任务类型，然后在任务中就可以使用已添加的任务类型了。

通常一个任务分组下的任务信息要求会比较一致，所以任务类型的设置也支持对任务分组下所有任务进行默认的设置，方便在创建任务时可以省去额外操作，提高操作效率。

还需要了解

1、以前的一些任务字段插件如「工时」、「任务进度」和「StoryPoints」将不会出现在项目的「应用与插件」中，而是可以在任务类型的字段配置页来进行配置启用。

2、子任务同样支持任务类型的配置，并且可以配置与上下层级任务不同的任务类型。

3、当需要删除某个任务类型时，需要确认当前项目内已经没有任务被设置为这个类型的情况下才能将其删除（具体需要检查项目内所有任务分组的父任务、子任务、孙任务等，以及回收站中所有任务分组内的父任务、子任务、孙任务等）。

4、任务类型在项目中使用时是可以修改配置的，如果需要重新恢复与企业后台保持一致，可以在类型配置界面点击「恢复为默认配置」。

如何通过云效进行任务管理，高效落实每一项任务

背景：云效项目协作 Projects我们的工作充满着大大小小的「项目」、「任务」：活动策划、工程实施、IT 研发、风险投资等等。使用云效项目协作做「项目化」管理，团队规划工作事目标更清晰，执行更到位，而且完成过程也十分轻松，成员将有全新的协作体验。立即体验

井然有序的任务管理

如何让团队配合更默契？答案是：更明确的分工。将项目拆分为具体的可执行的任务，分工明确，井然有序。云效项目协作的「任务详情页」好像是一个容器，任务的执行过程和结果，都结构化地沉淀在这个容器里，帮助每个人准确掌握自己在任务中的职责，更好的做任务管理和展现，高效驱动每一项任务得到落实。

一、任务详情页

1、任务详情页的显示方式

在账号「头像」-「偏好设置」-「显示」中可以设置任务（包含需求和缺陷）卡片是按「弹窗」形式显示还是按「侧边滑出」显示，你可以根据个人喜好进行设置。

侧边滑出形式下，任务（包含需求和缺陷）详情页从界面的右侧滑出，按上下区域显示，上侧区域为任务的标题、字段、子任务和关联等信息，下侧区域为任务的参与者、动态和评论等信息。

弹窗式任务详情页分为左右两个区域，左侧区域主要呈现的是任务的标题、字段、子任务和关联等信息，右侧区域主要呈现的是任务的参与者、动态和评论等信息。

2、举例介绍

下面以弹窗式任务详情页作为介绍：

二、执行者和参与者

执行者

执行者即任务（包含需求和缺陷）当前所处阶段的负责人。每个任务（包含需求和缺陷）对应唯一执行者。

点击任务详情页中执行者的头像按钮，可以自己认领这条任务，也可以将任务安排给指定的成员或者置空执行者（设置任务为待认领）。

设置执行者之后，可在任务详情页和项目看板上看到任务当前的执行者。

参与者

需要关注任务进展的项目成员

所有任务参与者都将收到此任务的评论和更新通知。不需要继续关注任务进展的参与者，可以在参与者列表中点击自己头像移除，你将不会收到关于该任务的任何通知。

点击任务详情页右侧上方参与者的蓝色➕号，添加任何你认为需要关注此条任务进展的人。

Tips：任务的执行者默认也是该任务的参与者。

三、子任务

1、当你创建一个任务后，可针对该任务拆解子任务。

点击任务详情页上的蓝色「添加子任务」按钮即可创建子任务。创建时可以填写标题、任务截止时间以及执行者、子任务的任务类型。

保存后，点击该条子任务即可以进入子任务详情编辑页，点击右侧下拉按钮即可快速再次编辑子任务标题、任务截止时间、执行者、任务类型。

2、打开子任务详情页，顶部排头会显示该任务隶属的父任务名称，也可以点击名称直接跳转。子任务通过同样的方式也可以建立二级、三级子任务，最多支持九级任务。

3、子任务的任务详情页内容与功能与所属父任务一致。

同时，点击任务详情页右上角的「···」在打开的子任务的任务菜单中，你可以选择将子任务升级为主任务即转化为独立任务，也可以变更任务所属任务，修改所属的父任务。

Tips：

子任务的参与者与父任务可以是独立的。也就是说，父任务的参与者不一定是子任务的参与者。
同样，子任务与父任务的隐私模式也是独立的。

4、另外，子任务的截止时间支持在父任务详情页上按不同颜色体现。

红色：已逾期；

橘色：截止时间是当天；

蓝色：截止时间是 7 天内；

灰色：已完成或截止时间是 7 天后。

四、任务的关联内容

在云效项目协作中，可以使用关联功能快速将当前内容与其相关内容做资源汇总，在任务详情中统一呈现。

通过关联功能，将所有与该任务相关的日程、任务、分享、文件等资料汇总，方便追溯和查看。

关联的作用

关联内容有两个作用：

1、查看被关联事项。

如果项目内容为企业内公开的，通过关联无须加入到另外的项目，就可以快速查看所有的被关联事项。

2、实时掌握被关联事项。

被关联的任务、文件、日程或分享都会同步到相应的关联任务中。

如何关联

在任务详情页中，点击「从资源添加」，即可选择关联相应的任务、日程、分享和文件。

也可直接复制相应的任务、日程、分享和文件的链接至评论框进行添加。

最新功能还支持快速检索以及快速关联「最近查看」。

实际场景示例

在产品迭代过程中，很多工作是需要开发与设计保持紧密的联系，共同去推进的：

设计团队和功能开发团队不仅是上下游的工作关系，也是一个深度协作的关系。开发团队只需要通过「关联」功能将「视觉设计」和自己的「功能开发」的任务放在一起，就可以及时收到来自设计师的工作进度。

一旦设计师的视觉设计工作完成，「功能开发」这个任务的参与者们就会收到提醒。他们可以立即打开被关联的任务，查看已经完成的设计稿，进入开发流程。这样一来，设计师和工程师就可以有条不紊地工作了。

五、任务评论和附件

点击进入任务详情，可以看到右侧显示的任务动态，在底部输入框可以针对该项任务、日程、分享或文件发表你的看法，你还可以附上图片来辅助说明，所有该内容的参与者都会立马收到消息提示。

历史的评论消息都会按时间从早到晚显示在详情下面，方便大家整体回顾。

在日常协作的过程中，大家通常会在评论里留下一些协商和讨论的结论，为了能够对这些评论内容进行有效保存并方便日后追溯，评论编辑和删除操作的时间限制为：4分钟。评论发布超过4分钟，编辑和删除的入口将不再显示。

附件

任务评论支持上传附件。每个任务的附件数量和存储空间没有限制，单个文件大小限制在 200M 以内。批量上传时，一次可选文件不超过 20 个。添加附件的方式： 1. 直接拖拽文件到上传框； 2. 点击添加附件，从电脑里选择文件上传； 3. 点击添加附件，从项目的文件库选择文件； 4. 从 Dropbox 选择文件。

六、任务提醒

在任务详情页中可以设置任务提醒，目前有七类提醒规则可以选择。即：任务开始时、任务开始前、任务开始后、任务截止时、任务截止前、任务截止后和自定义时间。

另外，如果需要使用所有与任务开始时间相关的提醒，请先在项目设置 - 任务设置处开启任务开始时间插件，并且设置相应时间。

设置步骤

打开任务详情页，在任务时间设置的右侧闹钟的图标即为任务提醒。

点击后根据实际需要添加和设置提醒规则，以及需要提醒的成员。

任务提醒规则最多可以设置九条，您可以根据自己的需要进行设置，满足设置规则时即可提醒。

Tips：任务提醒中设置的提醒对象，只能是该任务的参与者。任务提醒只能提醒该任务的参与者。

提醒的显示

任务提醒会显示在通知列表中；开启桌面提醒后，该提醒会悬浮在电脑桌面右上角。

七、任务菜单

除了任务内容的编辑与修改外，在任务面板右上角的下拉菜单中，可以选择对任务的更多操作。如果打开的下拉菜单中没有显示如图的所有操作，说明该操作需要项目管理员、拥有者、相应自定义角色或任务创建者才可进行，请联系有权限的同事协助操作。

1. 复制任务可以选择复制该任务到当前项目或者其他项目，复制的内容包含标题、备注、优先级、标签和子任务，自定义字段内容不会被复制。

2. 通过微信共享默认未开启，点击开启后，任何人可访问该链接直接查阅任务，参与讨论。可使用微信扫码，也可通过共享链接直接访问。

3. 获取邀请链接点击获取邀请链接，分为「企业外成员」和「企业内成员」，通过邀请链接可以加入成为项目成员。

4. 添加前置任务快速建立任务依赖关系，输入任务名、任务 ID、或任务 URL 可添加前置任务，之后可选择依赖关系类型。

5. 添加后置任务

同上，这里添加的是后置任务。

6. 转化为子任务可以将当前任务转化为某个任务所属的子任务。跨项目操作时部分自定义字段和参与者会丢失。

7. 移动任务可以选择移动该任务到当前项目或者其他项目，移到到该项目的任务会保留所有任务内容，移动到其他项目的任务，需要注意目标项目是否有匹配的自定义字段，如果没有，则无法显示原本任务中的字段内容，这时，只需在目标项目中对应的「任务类型配置」中从企业已有字段里添加相应字段，刷新页面后则可正常显示原任务的所有字段内容。